chitanțele și facturile joacă Fiecare un rol în documentarea vânzărilor pentru înregistrările contabile ale unei companii. Diferența dintre ele constă în momentul în care sunt emise și în ceea ce realizează. Mai simplu spus, o factură este o factură emisă de o afacere clientului înainte de efectuarea plății. O chitanță este dovada plății dată de companie clientului după finalizarea plății.

facturile

facturile sunt emise din câteva motive. În primul rând, au stabilit așteptări clare cu privire la vânzarea viitoare, enumerând serviciile sau bunurile furnizate și subliniind condițiile de plată. Clientul va avea 30 de zile pentru a plăti sau 90? Factura face acești termeni foarte clari.

în cadrul unui sistem contabil, facturile sunt utilizate pentru a evalua plățile restante sau conturile de încasat. Știind când aceste plăți sunt datorate și DOS-ul mediu vă va ajuta să gestionați fluxul de numerar, deoarece veți putea prognoza când numerarul va intra în afacere.

facturile urmează un format standard. Soluțiile de facturare Online vor completa majoritatea informațiilor în numele dvs., dar dacă creați o factură de la zero, asigurați-vă că includeți:

• informațiile companiei dvs.: listați numele companiei, adresa, numărul de telefon și site-ul web.
• informațiile clientului dvs.: listați numele clientului dvs. (numele companiei și ale contactelor primare, dacă este cazul), adresa, numărul de telefon și adresa de e-mail.
• date: includeți atât Data emiterii facturii, cât și data scadenței plății.
• număr Factură: da toate facturile un număr, astfel încât să le puteți urmări cu ușurință. Dacă nu ați trimis niciodată o factură, începeți cu 001.
• Lista de bunuri sau servicii: schițați exact ceea ce veți oferi în schimbul plății. Această secțiune ar trebui să includă, de asemenea, tarifele sau prețurile pentru fiecare element rând. Dacă percepeți o rată orară, reduceți prețul pentru a include rata, numărul de ore și costul total.
• taxe suplimentare: dacă trebuie să percepeți taxe sau o taxă de manipulare, asigurați-vă că aceste taxe sunt listate ca un element rând separat.
• mesaj pentru client: Este obișnuit, dar opțional, să includeți un mesaj frumos clientului dvs., mulțumindu-i pentru afacerea lor.

când începeți să oferiți condiții de plată clienților dvs., va trebui, de asemenea, să creați un sistem pentru urmărirea facturilor restante. Soluțiile Online pot trimite mementouri automate, dar unii clienți pot necesita o atingere mai caldă și vor necesita câteva check-in-uri prin telefon sau e-mail.

chitanțe

indiferent dacă ați trimis sau nu facturi în trecut, aproape sigur ați întâlnit chitanțe. Chitanțele alimentare sunt adesea lungi, cu zeci de articole rând pe ele, în timp ce o chitanță de serviciu de la o schimbare de ulei poate fi tipărită pe o bucată de hârtie standard cu mult spațiu alb. Încasările vin în mai multe forme și dimensiuni, dar toate îndeplinesc aceeași funcție. Acestea oferă clientului dovada plății pentru bunurile sau serviciile enumerate pe chitanță.

pe partea furnizorului, chitanțele sunt documentația utilizată pentru a urmări vânzările și, uneori, inventarul. Este dovada că o vânzare a fost finalizată și poate fi emisă imediat după o vânzare în numerar sau după efectuarea unei plăți a facturii. Singura cerință este ca aceasta să fie emisă după ce banii au schimbat mâinile.

Similar cu o factură, există câteva componente standard ale unei chitanțe care ar trebui incluse.

• informații despre companie: listați numele, adresa și numărul de telefon al companiei dvs. în partea de sus a chitanței.
• Date: enumerați data la care a fost creată chitanța. Acest lucru ar trebui să fie cât mai aproape de ziua în care a fost efectuată plata.
• Lista de bunuri sau servicii: Descrieți fiecare bun sau serviciu furnizat clientului, împreună cu costul pentru fiecare element rând.
• taxe suplimentare: listați taxele și taxele de manipulare ca elemente rând separate înainte de a enumera suma totală de plată.
• suma totală de plată: dacă a fost trimisă o factură, suma totală de plată ar trebui să se potrivească cu suma totală facturată, presupunând că nu s-au făcut modificări.

atât chitanțele, cât și facturile ajută la atenuarea riscului acordurilor verbale. Subliniind clar detaliile tranzacțiilor dvs., eliminați șansele unui argument el-a spus-a spus-a spus asupra plăților. În plus, veți avea o documentație clară pentru a vă ghida contabilitatea, pentru a crea rapoarte financiare exacte și pentru a trece timpul fiscal nevătămat.

pregătiți-vă afacerea pentru timpul fiscal

reduceți riscul și obțineți instrumentele pe care le utilizați nevoie.