la crearea registrelor de lucru Excel există un număr mare de opțiuni de tip de fișier din care să alegeți. Unele sunt cel mai bine rezervate pentru importul și exportul de date, de exemplu, TXT, CSV, PDF, iar altele pentru funcționalități specifice/vechi, de exemplu șabloane, programe de completare și chiar tipul de fișier XLW Excel 4.0 vechi, care poate fi deschis în Excel 2013 și ulterior, dar nu salvat.

există mai multe tipuri de fișiere standard pentru registrele de lucru de zi cu zi, fiecare cu propriile avantaje și dezavantaje.

XLS – tipul de fișier binar pentru Excel 5.0/95 și 97-2003. Este posibil să le întâlniți în mod regulat. Acolo unde este posibil, acestea ar trebui convertite într-un tip de fișier mai nou, atât pentru a economisi spațiu pe disc, cât și pentru a profita de funcționalitatea Excel mai nouă. Singurul beneficiu al acestui tip de fișier este compatibilitatea sa înapoi cu versiunile mai vechi de Excel (2003 și anterior). Dezavantajele sale sunt o dimensiune mai mare a fișierului și limite de rând/coloană mai mici decât formatele mai noi (65.536 rânduri și 256 coloane) și nicio capacitate de a utiliza funcționalități mai noi. De asemenea, nu este posibil să se spună din extensia de fișier XLS dacă registrul de lucru conține cod macro VBA.

XLSX – tipul de fișier XML. Tipul de fișier implicit pentru Excel 2007 și mai târziu, documentele sunt salvate într-un format XML (Extensible Markup Language). Este compatibil cu toate funcționalitățile formula (care poate provoca formula registru de lucru pentru a ‘rupe’ atunci când se utilizează versiuni mai vechi Excel) și acceptă foi mai mari decât xls (1,048,576 rânduri și 16,384 coloane), dar nu permite utilizarea macrocomenzilor VBA. Dimensiunea fișierului unui registru de lucru este mai mică atunci când este salvată ca XLSX în loc de XLS – în timp ce stocarea tinde să nu fie o problemă în aceste zile, acest lucru ar putea fi important atunci când încercați să trimiteți prin e-mail fișiere și să rămâneți în limita dimensiunii atașamentului unui mediu corporativ.

XLSX este un format de fișier deschis, ceea ce înseamnă că este mai probabil să fie citit corect de alte programe de calcul tabelar. Un registru de lucru salvat în format XLSX este de fapt o colecție de fișiere text – dacă schimbați extensia de fișier de la XLSX la ZIP (faceți acest lucru doar pe o copie a registrului de lucru!) poate fi deschis într-un cititor de fișiere ZIP Pentru a vizualiza structura internă a fișierelor. Am folosit această ‘caracteristică’ o dată pentru a identifica ce foaie într-un registru de lucru a fost cauza să ia mult mai mult decât este necesar pentru a deschide: prin vizualizarea fișierelor text am putut vedea că o foaie de lucru a fost semnificativ mai mare în dimensiune decât celelalte încă privit identice în Excel. Sa dovedit că milioane de celule goale au aplicat formatarea – o soluție rapidă atunci când știi unde să te uiți!

XLSX Strict – tipul de fișier ‘chiar mai compatibil’. Aceasta apare în lista de tipuri de fișiere Excel ca ” foaie de calcul Strict Open XML ( * .xlsx) ” și, după cum sugerează și numele, respectă mai strict standardele documentelor deschise. Nu este compatibil cu unele dintre excelează caracteristici mai noi și unice și, prin urmare, nu este utilizat pe scară largă.

XLSM – tipul de fișier compatibil macro. Identic cu formatul de fișier XLSX, dar permite utilizarea macrocomenzilor VBA. Utilizatorii pot identifica din extensia de fișier că codul macro este încorporat și pot lua toate măsurile de securitate necesare la deschiderea/utilizarea registrului de lucru.

XLSB – cel mai recent tip de fișier binar. Dimensiunile fișierelor sunt chiar mai mici decât XLSX și există, de asemenea, câștiguri considerabile de viteză în deschiderea și salvarea fișierelor binare, în comparație cu formatele XML, atunci când se utilizează registre de lucru mari și complexe. Funcționalitatea este aceeași cu formatul de fișier XLSM, deoarece macrocomenzile VBA pot fi încorporate, deci trebuie luate măsuri de precauție, deoarece extensia fișierului nu va indica faptul că conține macrocomenzi.

ODS – Tipul de fișier foaie de calcul OpenDocument. Utilizați acest format numai dacă aveți nevoie de interoperabilitate perfectă cu software-ul de calcul tabelar open source, cum ar fi LibreOffice și OpenOffice, deoarece există diferențe între ODS și XLSX care cauzează probleme de compatibilitate cu funcțiile și caracteristicile Excel mai noi.

alegerea mea preferată este de a utiliza XLSB din cauza avantajelor de viteză și dimensiunea fișierului. Singurele dezavantaje sunt compatibilitatea cu alte programe de calcul tabelar (puțin probabil în majoritatea mediilor corporative) și măsurile de precauție care trebuie luate cu codul macro VBA. Începând cu Excel 2007, tipul de fișier implicit este XLSX, dar acest lucru poate fi modificat cu ușurință – în Excel 365, de exemplu, alegeți „Fișier > Opțiuni > Salvați” și selectați implicit preferat.

într-o notă finală, dacă Dimensiunea fișierului registrului de lucru este o problemă pentru dvs., atunci acest articol oferă câteva idei bune despre cum să faceți foile de calcul mai mici.