företagskommunikation hålls till en högre standard än vardagskommunikation. Konsekvenserna av missförstånd är vanligtvis högre och chanserna att känna igen och korrigera ett misstag är lägre. Hindren för kommunikation och teknik för att förbättra kommunikationen är desamma oavsett var konversationen äger rum.

Företagskommunikationskanaler

det finns ett välkänt uttryck som går ”det är inte vad du säger, Det är hur du säger Det.”Det är verkligen båda.

en kommunikationskanal är mediet, medelvärdet, sättet eller metoden genom vilket ett meddelande skickas till den avsedda mottagaren. De grundläggande kanalerna är skrivna (papperskopia eller digitala format), muntliga eller talade, och elektroniska och multimedia. Inom dessa kanaler kan affärskommunikation vara formell, informell eller inofficiell. Slutligen kan kommunikation vara rik eller mager.

kanalrikedom avser mängden och omedelbarheten av information som kan överföras. Kommunikation ansikte mot ansikte är mycket rik eftersom det gör att information kan överföras med omedelbar feedback. En tweet är mycket låg i rikedom eftersom det bara tillåter 140 tecken att överföras utan feedback. Å andra sidan är ansikte mot ansikte kommunikation begränsad till en person som kommunicerar med några andra människor i närheten, medan en tweet kan gå ut till tusentals följare runt om i världen. Följande diagram visar rikedomen i olika typer av kommunikation.

olika typer av kommunikationsmedier har varierande kanalrikedom.

muntlig kommunikation

muntliga kanaler beror på det talade ordet. De är de rikaste medierna och inkluderar ansikte mot ansikte, personliga presentationer, mobiltelefonkonferenser, grupppresentationer, telefon, videomöten, konferenser, tal och föreläsningar. Dessa kanaler levererar meddelanden med låg distorsion eftersom kroppsspråk och röstintonation också ger mening för mottagaren. De möjliggör omedelbar återkoppling av kommunikationen till avsändaren. De är också de mest arbetsintensiva kanalerna när det gäller antalet personer som är involverade i transaktionen. Muntliga kanaler används vanligtvis i organisationer när det finns stor sannolikhet för att meddelandet skapar ångest, förvirring eller ett emotionellt svar hos publiken. Till exempel, en chef bör ta itu med rykten om uppsägningar eller nedskärningar i ansikte mot ansikte möten med ledningspersonal. Detta gör det möjligt för mottagaren (publiken) att få omedelbar förtydligande och förklaringar, även om förklaringen är enkel men direkt: ”just nu vet jag bara inte.”

muntlig kommunikation är också användbar när organisationen vill införa en nyckeltjänsteman eller ändra en sedan länge etablerad policy, följt upp med en skriftlig detaljerad förklaring. Högre chefer med hög trovärdighet levererar vanligtvis komplexa eller störande meddelanden. Till exempel, en chef kommer vanligtvis tillkännage planer på att minska personligen så att alla får samma meddelande samtidigt. Detta kommer ofta att innehålla ett schema så att folk vet när de ska förvänta sig mer information.

skriftlig kommunikation

skriftlig kommunikation inkluderar e-post, texter, noteringar, brev, dokument, rapporter, nyhetsbrev, kalkylblad etc. (Även om e-postmeddelanden är elektroniska är de i grunden digitala versioner av skriftliga anteckningar.) De är bland de smalare affärskommunikation. Med skriftlig kommunikation måste författaren ge tillräckligt med sammanhang så att orden enkelt kan tolkas. Mottagaren ska vara uppmärksam på tvetydighet och be om förtydligande om det behövs. En e-postavsändare kan inte ta kvittot för givet. De flesta får för mycket e-post och sorterar och filtrerar det snabbt, ibland felaktigt.

skriftliga meddelanden är effektiva vid överföring av stora meddelanden. Människor är begränsade i mängden data de kan absorbera på en gång. Skriftlig information kan studeras över tid. Rapporter kan innehålla stödjande data och detaljerade förklaringar när det är viktigt att övertyga mottagaren om en åtgärd. Skriftlig kommunikation kan noggrant utformas för att säga exakt vad avsändaren betyder. Formell affärskommunikation, såsom jobbbjudandebrev, kontrakt och budgetar, förslag och citat, bör alltid skrivas.

elektronisk (Multimedia) kommunikation

tv-sändningar, webbaserad kommunikation som sociala medier, interaktiva bloggar, offentliga och intranät företags webbsidor, Facebook och Twitter hör hemma i denna växande kategori av kommunikationskanaler. Elektronisk kommunikation gör att meddelanden kan skickas omedelbart och globalt. Människor kan prata ansikte mot ansikte över enorma avstånd. Marknadsföring och reklam kan riktas till många olika typer av kunder, och affärsenheter kan enkelt kommunicera i realtid. Detta är särskilt viktigt när kunder måste informeras om produktåterkallelser eller säkerhetsproblem.

Även om det är extremt effektivt kan det utbredda utnyttjandet av elektronisk kommunikation för affärsändamål också vara riskabelt. Under de senaste åren har privata kommunikationer och kundfiler från många stora företag hackats och deras data stulits. År 2016 fick New Jersey Horizon Blue Cross Blue Shield böter på $1.1 miljon för att inte skydda personuppgifter för medicinska patienter. Företaget lagrade okrypterad känslig information inklusive födelsedatum och personnummer på bärbara datorer som stulits ur deras huvudkontor.

vilken kanal är bäst?

helt enkelt är den bästa kanalen den som mest effektivt levererar meddelandet så att det förstås som avsändaren avsedd. Nyanserade eller känslomässigt laddade meddelanden kräver ett rikt medium; enkla, rutinmässiga meddelanden behöver inte den personliga kontakten. Om du vill ge din avdelning råd om att klockan 2 Vill du ha ett fem minuters stand-up-möte i korridoren utanför ditt kontor för att gratulera dem till att uppfylla ett mål, skicka sedan ett snabbt e-postmeddelande. Du vill verkligen inte att folk ska svara med frågor. E-post är ett magert medium men fungerar mycket bra när innehållet i meddelandet varken är komplext eller känslomässigt laddat. Å andra sidan är ett telefonsamtal en mer lämplig kanal för att be om ursäkt för att behöva avbryta ett lunchdatum. Talaren kan höra uppriktigheten i din röst och kan uttrycka sin besvikelse eller erbjuda att boka om.

en bra tumregel är ju mer känslomässigt meddelandets sammanhang, desto rikare bör mediet vara att leverera meddelandet. Men kom ihåg-även ansikte mot ansikte affärsmöten kan följas upp med en skriftlig anteckning för att säkerställa att båda parter är verkligen på samma sida. Om ett möte resulterar i uppdrag eller avtal, kommer en skriftlig anteckning att vara användbar dokumentation för framtida referens.

skräddarsy ett meddelande till en publik

Steve Jobs, en av grundarna av Apple, var en stor kommunikatör som använde sin passion, fokus och berättande förmåga att gör hans presentationer minnesvärda.

har du någonsin haft att prata med ett litet barn och verkligen behövde honom att lyssna på dig? Du knäböjde förmodligen så att du var i ögonhöjd. Du kanske till och med har lagt handen försiktigt på armen för att fokusera sin uppmärksamhet på dig. Tala tydligt och långsamt i ord som du visste att han förstod, du gjorde överdrivna ansiktsgester av rädsla eller överraskning eller lycka för att betona dina poäng. Kort sagt, du anpassade ditt meddelande till din publik så att det skulle vara effektivt.

även om kommunikationskanalen du väljer att överföra ditt meddelande är viktigt, så är det också att känna till den avsedda publiken. Effektiva kommunikatörer verkar instinktivt anpassa sina stilar till sin publik, men det är en färdighet som också kan läras. Hur informationen förmedlas bör komplettera publiken, oavsett om det är en person eller ett rum fullt av människor. Tre faktorer är inblandade i att skräddarsy ett meddelande: avsändaren, själva meddelandet och publiken.

avsändaren

för majoriteten av vardagskommunikation behöver en chef bara fokusera på att presentera en professionell bild. Vid olika tillfällen kanske hon vill presentera sig som en seriös och ansvarsfull ledare, en teknisk expert eller informellt avslappnad. Men när osäker vad en situation kräver, alltid fel på sidan av professionalism. Studier har visat att en publik reagerar initialt på talarens uppförande och inte på vad som sägs. Om du verkar nervös kommer din publik att ta upp det och bli nervös också.

meddelandet

det första steget i att skräddarsy ett meddelande är naturligtvis att välja rätt kommunikationskanal. Men även då finns det frågor att ställa om själva meddelandet som kommer att påverka hur det presenteras. Några av dessa frågor listas nedan:

• vilken kanal passar innehållet bäst? Ett kritiskt eller brådskande meddelande kan kräva den snabbaste kanalen, oavsett om det är personligt, textmeddelande eller e-post. En skriptpresentation kräver planering och förberedelse. Företag kan använda journalister eller Twitter för korta meddelanden. Om du vill visa hur din organisation gör något, klargöra värderingar eller konstruera gemensamma betydelser för människor i en organisation kan du berätta en minnesvärd historia i antingen en muntlig eller skriftlig presentation. Bestäm vilken kanal som bäst passar innehållet.
• Vad vill du uppnå genom att skicka meddelandet? Är det avsett att övertyga eller informera? Är du bara lugnande din chef att allt är på rätt spår? En kommunikation ansikte mot ansikte är mycket effektivare än ett e-postmeddelande eller en rapport för att försöka övertyga någon att ändra en tro eller ett beteende.
• kräver meddelandet interaktion från publiken eller är det mer av en”informationsdump”? Försök inte leverera en motivering för en investering på 1 miljon dollar i ett telefonsamtal, särskilt om du behöver stödjande bevis. Ge tillräckligt med tid för att svara på alla frågor.
• kommer Visuella hjälpmedel att hjälpa meddelandet eller kommer de bara att distrahera från det? Argument att ett nytt datorprogram kommer att öka din avdelnings produktivitet måste backas upp av solida bevis som presenteras i diagram eller diagram. Men överdriven eller ofokuserad grafik kan irritera chefer på högre nivå som bara vill ha den korta sammanfattningen och den tredubbla bottenlinjen (ekonomiska, sociala och miljömässiga konsekvenser).
• måste du fastställa din trovärdighet? Känner publiken dig? Pratar du med människor som vet mer än du om ämnet? Svaren på dessa frågor kommer att påverka hur du utformar ditt meddelande.
• viktigast av allt, innan du bestämmer dig för en kommunikation, fråga dig själv varför publiken ska bry sig om det. När du vet, skräddarsy sedan kommunikationen så att den svarar på den frågan. Historien om United Airlines Flight 4311 är exempel på en VD som misslyckades med att identifiera sin primära publik och fråga sig själv vad de brydde sig om innan han talade. I juni 2017 informerades en sittande passagerare av flygvärdinnorna om att hans plats behövdes och att han skulle behöva lämna Planet. Han vägrade att ge upp sin plats och drogs så småningom, bokstavligen sparkar och skriker, av planet. Videon blev omedelbart viral. I ett försök att förhindra en PR-mardröm skyllde VD initialt passageraren och försvarade åtgärderna från United Airlines anställda och säkerhetsvakter. När allmänhetens upprördhet växte och kunderna hotade en bojkott insåg VD äntligen att den första kommunikationen inte borde ha fokuserat på de anställda och FÖRETAGET utan på passageraren, som trots allt var en betalande kund.

publiken

Du kan inte skräddarsy din kommunikation till avsändaren om du inte känner till din publik. Här är några frågor att tänka på när du lär känna din publik.

• hur stor är din publik? Är det en person eller en stor grupp? En individ betyder att komma ”nära och personligt” i motsats till ett konferensrum. Om en stor grupp, är det olika eller ganska homogen? Behöver du språköversättare eller signerare för hörselskadade?
• Vad är din publiks status? Är publiken mestadels chefer på högre nivå, kamrater eller underordnade? Ditt kroppsspråk, presentation och formalitet varierar beroende på gruppens status. Även om underordnade lättare kan sättas till mods med ett informellt, avslappnat tillvägagångssätt, vill chefer på hög nivå vanligtvis gå rakt på sak och gå vidare till nästa sak.
• kan du skapa empati med publiken? Ju mer publiken litar på dig, desto lättare blir det att behålla sin uppmärksamhet. Lägg märke till publiken-flyttar människor runt, undviker ögonkontakt, gäspar eller nickar de överens och fokuserade? Du kan behöva anpassa ditt meddelande för att möta publikens stämning.

bidra!

förbättra denna sidalär dig mer