Du skriver en lägesrapport för att informera en handledare, associera eller kund om framsteg du har gjort på ett projekt under en viss tidsperiod. Projektet kan vara design, konstruktion eller reparation av något, studier eller forskning av ett problem eller Fråga eller insamling av information om ett tekniskt ämne. Du skriver lägesrapporter när det tar flera veckor eller månader att slutföra ett projekt.

I lägesrapporten förklarar du något eller alla av följande:

• hur mycket av arbetet är komplett
• vilken del av arbetet pågår för närvarande
• vilket arbete återstår att göra
• vilka problem eller oväntade saker, om några, har uppstått
• hur projektet går i allmänhet

Progress reports har flera viktiga funktioner:

• försäkra mottagarna om att du gör framsteg, att projektet går smidigt och att det kommer att vara möjligt att komplett med det förväntade datumet.
• ge mottagarna en kort titt på några av resultaten eller något av projektets arbete.
• ge mottagarna en chans att utvärdera ditt arbete med projektet och begära ändringar.
• ger dig en chans att diskutera problem i projektet och därmed varna mottagare.
• tvinga dig att upprätta ett arbetsschema så att du slutför projektet i tid.
• projicera en känsla av professionalism till ditt arbete och din organisation.

Timing och Format för framstegsrapporter

i ett årslångt projekt finns det vanligtvis tre framstegsrapporter, en efter tre, sex och nio månader. Beroende på storleken på framstegsrapporten, projektets längd och betydelse och mottagaren kan framstegsrapporten ta följande former:

• Memo—En kort, informell rapport till någon inom din organisation
• brev—en kort, informell rapport som skickas till någon utanför din organisation
• formell rapport—en formell rapport som skickas till någon utanför din organisation

i vår kurs kommer du att skriva en lägesrapport i form av ett grundligt memo, och du kommer att bifoga en disposition till det memo för att ge din mottagare en uppfattning om innehållet i din slutrapport. (Se kapitlet om konturer för mer information.)

organisationsmönster eller avsnitt för framstegsrapporter

mottagaren av en framstegsrapport vill se vad du har åstadkommit på projektet, vad du arbetar med nu, vad du planerar att arbeta med nästa och hur projektet går i allmänhet. Med andra ord är följande tre avsnitt viktiga i varje progress memo eller lägesrapport:

• arbete utfört under föregående period(er)
• arbete som för närvarande utförs
• arbete planerat för nästa period(er)

övriga delar av framstegsrapporter

i ditt framstegsmemo eller rapport måste du också inkludera följande avsnitt: (a) En introduktion som granskar projektets syfte och omfattning, (b) en detaljerad beskrivning av ditt projekt och dess historia och (c) en övergripande bedömning av projektet hittills, som vanligtvis fungerar som slutsatsen.

• inledande stycke introduktion av syftet med memo och en påminnelse om projektämnet
• sammanfattning av projektet
• specifika mål för projektet
• omfattning eller gränser för projektet
• forskning samlad
• övergripande bedömning eller bedömning av projektet vid denna tidpunkt

Revisionschecklista för framstegsrapporter

När du läser om och reviderar din framstegsrapport, titta på ut för problem som följande:

• se till att du använder rätt format. Kom ihåg att för vår kurs kommer du att ge dina framsteg i ett memo.
• Skriv ett tydligt inledande stycke som påminner din mottagare om projektet du arbetar med och att du ger framsteg på det projektet
• använd rubriker för att markera de olika delarna av din framstegsrapport, särskilt de olika delarna av din sammanfattning av arbetet med projektet.
• använd listor efter behov.
• ge detaljer-undvik att förlita dig på vaga, alltför allmänna uttalanden om det arbete du har gjort på slutrapportprojektet.
• var säker och adressera framstegsrapporten till den verkliga eller realistiska publiken—inte din instruktör.

Du kommer att inkludera en översikt över din rapport i slutet av ditt framstegsmemo för den här klassen, så gå nu till kapitlet om att skapa konturer.

Kapitel Attribution Information