Los recibos y las facturas desempeñan un papel en la documentación de las ventas para los registros contables de una empresa. La diferencia entre ellos radica en cuándo se emiten y en lo que logran. En pocas palabras, una factura es una factura que es emitida por una empresa al cliente antes de que se realice el pago. Un recibo es un comprobante de pago entregado por la empresa al cliente después de que se haya completado el pago.

Facturas

Las facturas se emiten por varias razones. En primer lugar, establecen expectativas claras sobre la próxima venta, enumeran los servicios o bienes proporcionados y describen las condiciones de pago. ¿El cliente tendrá 30 días para pagar o 90? La factura deja esos términos muy claros.

Dentro de un sistema de contabilidad, las facturas se utilizan para medir los pagos pendientes o las cuentas por cobrar. Saber cuándo vencen esos pagos y sus DOS promedio lo ayudará a administrar el flujo de efectivo porque podrá pronosticar cuándo ingresará efectivo al negocio.

las Facturas siguen un formato estándar. Las soluciones de facturación en línea completarán la mayor parte de la información en su nombre, pero si está creando una factura desde cero, asegúrese de incluir:

• Información de su empresa: Indique el nombre, la dirección, el número de teléfono y el sitio web de su empresa.
• Información de su cliente: Enumere el nombre de su cliente (nombres de empresa y de contacto principal, si corresponde), dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico.Fechas
• : Incluya tanto la fecha de emisión de la factura como la fecha de vencimiento del pago.
• Número de factura: Asigne un número a todas sus facturas para que pueda rastrearlas fácilmente. Si nunca ha enviado una factura, comience con 001.
• Lista de Bienes o Servicios: Describa exactamente lo que proporcionará a cambio de pago. Esta sección también debe incluir las tarifas o precios de cada línea. Si está cobrando una tarifa por hora, divida el precio para incluir la tarifa, el número de horas y el costo total.
• Tarifas adicionales: Si necesita cobrar impuestos o una tarifa de tramitación, asegúrese de que esas tarifas se enumeran como una partida separada.
• Mensaje al cliente: Es habitual, pero opcional, incluir un mensaje agradable a su cliente, agradeciéndole por su negocio.

Cuando comience a ofrecer condiciones de pago a sus clientes, también deberá crear un sistema para el seguimiento de las facturas pendientes. Las soluciones en línea pueden enviar recordatorios automáticos, pero algunos clientes pueden requerir un toque más cálido y requerirán algunos registros por teléfono o correo electrónico.

Recibos

Ya sea que haya enviado o no facturas en el pasado, es casi seguro que se ha encontrado con recibos. Los recibos de comestibles a menudo son largos con docenas de artículos de línea, mientras que un recibo de servicio de un cambio de aceite puede imprimirse en un pedazo de papel estándar con mucho espacio en blanco. Los recibos vienen en muchas formas y tamaños, pero todos realizan la misma función. Proporcionan al cliente un comprobante de pago de los bienes o servicios enumerados en el recibo.

En el lado del proveedor, los recibos son la documentación utilizada para rastrear las ventas y, a veces, el inventario. Es la prueba de que se ha completado una venta y se puede emitir inmediatamente después de una venta en efectivo o después de que se haya realizado un pago de factura. El único requisito es que se emita después de que el dinero haya intercambiado manos.

Al igual que una factura, hay algunos componentes estándar de un recibo que deben incluirse.

• Información de su empresa: Indique el nombre, la dirección y el número de teléfono de su empresa en la parte superior del recibo.
• Fecha: Enumere la fecha en que se creó el recibo. Esto debe ser lo más cercano posible al día en que se realizó el pago.
• Lista de Bienes o Servicios: Describa cada bien o servicio que se proporcionó al cliente, junto con el costo de cada artículo de línea.
• Tarifas adicionales: Enumere los impuestos y las tarifas de manejo como artículos de línea separados antes de enumerar el monto total del pago.
• Importe total del pago: Si se envió una factura, el importe total del pago debe coincidir con el importe total facturado, suponiendo que no se hayan realizado cambios.

Tanto los recibos como las facturas ayudan a mitigar el riesgo de acuerdos verbales. Al describir claramente los detalles de sus transacciones, elimina las posibilidades de una discusión de él-dijo-ella-dijo sobre los pagos. Además de eso, tendrá documentación clara para guiar su contabilidad, crear informes financieros precisos y superar el tiempo de impuestos sin problemas.

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