Cada proyecto conlleva un nivel de riesgo inherente. Esto es especialmente cierto en la incertidumbre acelerada de un proyecto de TI. La creación de un documento de evaluación de riesgos permite a un gerente de proyecto prepararse para lo inevitable. Nuestra plantilla de evaluación de riesgos de TI le brinda las herramientas para ver lo que podría estar esperando a la vuelta de la esquina.

Por qué necesita una Plantilla de Excel de Evaluación de Riesgos de TI

El riesgo es algo que es solo parte de la vida, pero en los negocios, ese riesgo puede traer pérdidas financieras y enviar a una empresa a la basura. Esto es doblemente cierto para los proyectos de TI. En primer lugar, la mayoría de las empresas de hoy en día dependen en gran medida de ELLA. Imagine hacer trabajo si su red se cae, o su computadora se ha apagado?

La lista de riesgos para un entorno de TI es larga. Incluyen fallas de hardware o software, malware, virus, pace, estafas y phishing. También hay errores humanos y amenazas malignas de hackers, fraude, ataques de denegación de servicio, brechas de seguridad e incluso personal deshonesto. Eso ni siquiera tiene en cuenta los desastres naturales, como inundaciones, incendios, etc., que puede derribar un sistema de TI y con él los valiosos datos de una empresa.

Quienquiera que sea responsable de la gestión de riesgos en su organización, ya sea el director de tecnología, el director de seguridad, el director de riesgos, el director de información o quien sea, participa en un proceso de tres pasos para controlar el riesgo: evaluación del riesgo, mitigación del riesgo y evaluación del riesgo. Si bien los tres son importantes, cuando comienzas con una evaluación de riesgos exhaustiva, es más probable que estés preparado para las otras etapas de la gestión del riesgo.

Pérdidas potenciales por tiempo de inactividad de TI

Según un informe de CompTIA, la TI global está en camino de alcanzar en 2019 una industria de 5 billones de dólares, con el mercado tecnológico más grande del mundo en Estados Unidos, que representa el 31 por ciento o 1,6 mil millones de dólares. Eso es mucho dinero para dejar en la mira de un riesgo potencial.

El costo promedio de solo un minuto de inactividad de TI es de aproximadamente 5 5,600, según una investigación realizada por Gartner. Pero dependiendo del tamaño de la empresa y su inversión financiera en personal, esa cifra puede oscilar entre 1 140,000 y 5 540,000 por hora.

De hecho, el 33 por ciento de las empresas encuestadas afirmó que una hora de tiempo de inactividad les costó entre 1 y 5 millones de dólares, teniendo en cuenta la pérdida de productividad, las oportunidades perdidas, el daño a su marca, la pérdida de datos y, si los tiene, los acuerdos de nivel de servicio (SLA), que es un acuerdo sobre calidad y disponibilidad entre un proveedor de servicios y un cliente.

Con una plantilla excel de evaluación de riesgos de TI, puede identificar los activos de la empresa, enumerar las amenazas potenciales, analizar dónde es vulnerable y la probabilidad de incidentes. Tenga en cuenta cuáles son las posibles repercusiones de un riesgo realizado y determine qué controles deben implementarse para gestionarlos. Además, puede utilizar esta información para trabajar en la mejora continua del proceso.

Qué hay dentro de Nuestra Plantilla de Evaluación de Riesgos de TI

La estructura básica de cualquier evaluación de TI está integrada en nuestra plantilla de evaluación de riesgos de software. Desde enumerar numéricamente los diversos elementos para evitar confusiones y nombrar el tema, hasta describir cuál es el riesgo y el entorno de control. Nuestra plantilla de evaluación de riesgos de TI le ayuda a recopilar la información que necesita.

Esta plantilla no solo le brinda un cubo en el que recopilar los riesgos para su sistema de TI, sino acciones que mitigarán esos riesgos y los medios por los que puede monitorear su organización para saber inmediatamente cuándo surge el aumento, si lo hace.

También hay una calculadora práctica para tomar la probabilidad de que ocurra el riesgo y multiplicarlo contra el impacto que tal riesgo tendría en la organización, por lo que tiene una herramienta para medir el posible impacto de ese riesgo en su sistema de TI.

Cómo utilizar Nuestra Plantilla de Evaluación de Riesgos

La plantilla de evaluación de riesgos de TI es una lista de riesgos potenciales, numerada en una hoja de cálculo. Cada fila es un riesgo. Las columnas son las siguientes.

• Elemento: El número del riesgo, para facilitar el seguimiento y la identificación
• Tema: El área de riesgo, un encabezado más general de dónde es probable que ocurra el riesgo
• Riesgo: Definición específica de cuál es el riesgo real
• Entorno de control: Un conjunto de normas, estructuras y procesos que se necesitan para controlar el riesgo
• Evaluación del riesgo: Una idea general de cómo el riesgo impactará las operaciones
• Actividades de Control: Las políticas, procedimientos, técnicas, mecanismos, etc. Control: Seguimiento de los riesgos identificados y ejecución de la gestión de riesgos
• Información y comunicación: Antecedentes sobre el riesgo y cómo se difundirá
• Controles presentes: Existen los controles necesarios contra el riesgo (lista desplegable sí o no)
• Juicio de riesgos: Mayor clarificación del riesgo en términos de prioridad (lista desplegable de prioridad alta, media y baja)
• Probabilidad: Lista desplegable de probabilidad de que ocurra el riesgo
• Impacto: Lista desplegable de impacto potencial
• Nivel de riesgo: Calcula dos columnas anteriores para definir mejor el riesgo
• Comentarios: Información o diálogo adicional

Lo que Puede no hacer

Esta plantilla de evaluación de riesgos de software es un excelente comienzo para gestionar el riesgo, pero no es una solución mágica para curar todos los males. Hay muchas cosas que puede hacer para ayudarlo a comenzar a evaluar el riesgo en su sistema de TI, pero eventualmente, va a chocar contra una pared. Sigue leyendo para saber cómo puedes superar ese obstáculo.

Qué puede Hacer una Plantilla de Evaluación de Riesgos de TI

Nuestra plantilla reúne los riesgos para su sistema de TI y las acciones que tomará para remediarlos. Por ejemplo, puede identificar el riesgo y luego asignar un propietario que será responsable de resolverlo.

La plantilla tiene espacio para que anote dónde es probable que ocurra el riesgo y qué tipo de riesgo podría ser. Luego, puede notar qué estándares, estructuras y procesos son necesarios para controlarlo.

Puede monitorear el progreso del riesgo identificado y administrar la ejecución del plan de gestión de riesgos para abordarlo. Incluso puede agregar prioridad, impacto y tomar nota si los controles contra ese riesgo están implementados o no.

Lo que no puede Hacer una Plantilla de Evaluación de Riesgos de TI

La plantilla es un documento estático. Tienes que actualizarlo. Es una lista de verificación glorificada. Eso es útil, claro, pero solo hasta cierto punto. Por ejemplo, no puedes crear un plan para abordar esos riesgos en la plantilla.

Incluso si ya tenía un lugar en su lugar, no hay forma de que la plantilla pueda rastrear el progreso en tiempo real de ese plan una vez que se ejecuta. La plantilla es una especie de esquema. Necesita un software de gestión de proyectos para rellenar los agujeros.

ProjectManager.com es una herramienta basada en la nube con gráficos de Gantt en línea que crean planes con fases, dependencias de tareas vinculadas, incluso calculando rutas críticas y estableciendo líneas de base. Nuestro panel de control en tiempo real realiza un seguimiento de su progreso a través de varias métricas, incluidos el tiempo, el costo y la carga de trabajo.

La plantilla de evaluación de riesgos de TI es una excelente manera de sumergirse en las aguas de la gestión de riesgos, pero cuando esté listo para sumergirse, use nuestro software con esta prueba gratuita de 30 días.

Cómo Importar nuestra Plantilla de Evaluación de Riesgos de TI a ProjectManager.com

Nuestra plantilla de evaluación de riesgos de TI es un excelente punto de partida para su plan de gestión de riesgos. Pero hay mucho más que puede hacer para recopilar datos en una hoja de cálculo estática. Gestor de proyectos.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que lleva su evaluación de riesgos al siguiente nivel.

Para incluir nuestra plantilla de evaluación de riesgos de TI en el ProjectManager.com software, simplemente cree un proyecto y vaya a la vista de Gantt. En la esquina superior derecha hay un botón de importación. Puede importar nuestra hoja de cálculo o cualquier archivo Excel, CSV o incluso MS Project y todos sus datos se rellenan instantáneamente en Gantt.

Ahora tiene más control para automatizar tareas, como alertas para incluso asigne tareas individuales a los miembros del equipo. Pueden conversar con otros miembros del equipo a nivel de tarea, agregar material de apoyo a la tarea y, cuando actualizan su estado, lo sabes al instante en el panel de control en tiempo real.

Desde el panel de control también puede generar cuadros y gráficos coloridos y fáciles de leer, que se pueden filtrar para mostrar solo la información que desea para el público objetivo. Estas tablas y gráficos se pueden compartir con los miembros del equipo o la administración para mantener a todos en la misma página.

Otras plantillas para Complementar Su Plantilla de Evaluación de Riesgos de TI

La gestión de riesgos es un gran trabajo. Nuestra herramienta gratuita de evaluación de riesgos es un buen comienzo, pero necesitará más ayuda. Si no tiene una herramienta de gestión de proyectos, tenemos bastantes plantillas gratuitas en nuestro sitio para ayudarlo en cada paso del camino. Las siguientes son tres que funcionan con la plantilla de evaluación de riesgos de TI.

Plantilla de informe de estado

¡Lo primero que debe hacer para resolver el riesgo es identificarlo! Nuestra plantilla gratuita de informes de estado puede revelar problemas y ayudarte a encontrar riesgos en tu proyecto antes de que te desvíe del camino. Piense en el informe de estado como una herramienta de comunicación que le dice lo que está sucediendo en el proyecto en un momento específico. Puede configurar la frecuencia (diaria, semanal o mensual.

Plantilla de seguimiento de tareas

Buscar riesgos puede considerarse un proyecto más pequeño dentro de su proyecto más grande. Cuando desarrolles un plan para evaluar el riesgo, es probable que tengas tareas para que tu equipo las ejecute. Para asegurarte de que todo funciona sin problemas, puedes utilizar nuestra plantilla de seguimiento de tareas gratuita. Nuestra plantilla organiza las tareas en términos de listo, asignado, terminado, etc. También le permite anotar el nombre de la tarea, lo que está involucrado y a quién se le ha asignado hacerlo. Luego, puede etiquetarlo como prioridad y agregar la fecha de inicio y la fecha de finalización planificada para realizar un seguimiento de su progreso.

Matriz RACI

Evaluar el riesgo también significa determinar quién necesita saberlo. Debes asegurarte de que todos sepan cuál es su parte en el proceso. Ahí es donde nuestra plantilla gratuita de matriz RACI es útil. RACI significa responsable, responsable, consultado e informado. Nuestra plantilla le permite asignar a todos los miembros del equipo del proyecto a una de esas cuatro categorías, para que sepan de qué son responsables y usted sepa a quién dar información.

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El riesgo es un tema importante y en constante evolución. ProjectManager.com tiene recursos en nuestro sitio para ayudar a llenar los vacíos en el conocimiento de los riesgos de TI y los riesgos en todas sus formas de proyecto. Los siguientes son algunos de los muchos videos de capacitación y artículos de blog que hemos publicado sobre el tema.

ProjectManager.com para controlar el Riesgo de TI

¿Está listo para tomar más control de su evaluación y gestión de riesgos de TI? Gestor de proyectos.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que tiene todas las funciones que necesita para realizar cualquier proyecto a tiempo, dentro del presupuesto. Ver cómo ProjectManager.com puede ayudarlo a identificar, controlar y rastrear mejor el riesgo en sus sistemas de TI al tomar esta prueba gratuita de 30 días hoy.

(Esta publicación se actualizó en octubre de 2020)