każdy projekt niesie ze sobą nieodłączny poziom ryzyka. Jest to szczególnie prawdziwe w szybkim tempie niepewności projektu IT. Stworzenie dokumentu oceny ryzyka pozwala kierownikowi projektu przygotować się na nieuniknione. Nasz szablon oceny ryzyka IT daje narzędzia, aby zobaczyć, co może czekać za rogiem.

dlaczego potrzebujesz szablonu do oceny ryzyka IT w Excelu

ryzyko jest czymś, co jest tylko częścią życia, ale w biznesie ryzyko to może przynieść straty finansowe i wysłać przedsiębiorstwo na dno. Jest to podwójnie prawdziwe w przypadku projektów IT. Po pierwsze, większość firm dziś w dużym stopniu na nim polegać. Wyobraź sobie, że pracujesz, jeśli Twoja sieć uległa awarii lub komputer się zepsuł?

lista zagrożeń dla środowiska IT jest długa. Obejmują one awarię sprzętu lub oprogramowania, złośliwe oprogramowanie, wirusy, Tempo, oszustwa i phishing. Istnieją również błędy ludzkie i złośliwe zagrożenia ze strony hakerów, oszustw, ataków typu „odmowa usługi”, naruszeń bezpieczeństwa, a nawet nieuczciwych pracowników. Nie uwzględnia to nawet klęsk żywiołowych, takich jak powodzie, pożary itp., które mogą zlikwidować system informatyczny, a wraz z nim cenne dane firmy.

ktokolwiek jest odpowiedzialny za zarządzanie ryzykiem w Twojej organizacji, czy to chief technology officer, chief security officer, chief risk officer, chief information officer, czy ktokolwiek, jest zaangażowany w trzyetapowy proces kontroli ryzyka: ocenę ryzyka, ograniczanie ryzyka i ocenę ryzyka. Podczas gdy wszystkie trzy są ważne, kiedy zaczynasz od dokładnej oceny ryzyka, Jesteś bardziej przygotowany na inne etapy zarządzania ryzykiem.

potencjalne straty wynikające z przestojów IT

według raportu CompTIA, global IT jest na dobrej drodze w 2019 r., aby osiągnąć Przemysł o wartości 5 bilionów dolarów, z USA największym rynkiem technologicznym na świecie, reprezentującym 31 procent lub 1,6 miliarda dolarów. To dużo pieniędzy, aby pozostawić na widoku potencjalnego ryzyka.

średni koszt zaledwie jednej minuty przestoju it wynosi około 5600 USD-wynika z badań przeprowadzonych przez firmę Gartner. Ale w zależności od wielkości firmy i jej inwestycji finansowych w pracowników, liczba ta może wynosić od $140,000 do $ 540,000 na godzinę.

w rzeczywistości 33 procent ankietowanych firm stwierdziło, że godzina przestoju kosztuje ich od 1 do 5 milionów dolarów, biorąc pod uwagę utratę produktywności, utracone możliwości, szkody dla ich marki, utratę danych i, jeśli je masz, umowy o poziomie usług (SLA), czyli porozumienie dotyczące jakości i dostępności, między dostawcą usług a klientem.

dzięki szablonowi excel do oceny ryzyka IT możesz zidentyfikować aktywa firmy, wymienić potencjalne zagrożenia, sprawdzić, gdzie jesteś podatny na zagrożenia i prawdopodobieństwo wystąpienia incydentów. Zwróć uwagę, jakie są możliwe konsekwencje zrealizowanego ryzyka i określ, jakie kontrole muszą być stosowane, aby nimi zarządzać. Możesz również wykorzystać te informacje do pracy nad ciągłym ulepszaniem procesu.

co znajduje się w naszym szablonie oceny ryzyka IT

podstawowa struktura każdej oceny ryzyka IT jest wbudowana w nasz szablon oceny ryzyka oprogramowania. Od numerycznej listy różnych elementów, aby uniknąć nieporozumień i nazywania tematu, do określenia ryzyka i środowiska kontroli. Nasz szablon oceny ryzyka IT pomaga w zbieraniu potrzebnych informacji.

Ten szablon nie tylko daje Ci wiadro, w którym możesz zebrać ryzyko dla Twojego systemu IT, ale także działania, które zmniejszą te ryzyko i środki, za pomocą których możesz monitorować swoją organizację, aby natychmiast wiedzieć, kiedy powstanie wzrost, jeśli tak się stanie.

istnieje również poręczny kalkulator, aby zmierzyć prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka i pomnożyć je w stosunku do wpływu takiego ryzyka na organizację, więc masz narzędzie do pomiaru możliwego wpływu tego ryzyka na Twój system IT.

Jak korzystać z naszego szablonu oceny ryzyka

szablon oceny ryzyka IT to lista potencjalnych zagrożeń, ponumerowana w arkuszu kalkulacyjnym. Każdy rząd to ryzyko. Kolumny są następujące.

• Item: the number of the risk, for easy tracking and identification
• Topic: the area of risk, a more general heading of where the risk is likely occurred
• Risk: Specific definition of what the actual risk is
• środowisko kontroli: zestaw standardów, struktur i procesów, które są potrzebne do kontrolowania ryzyka
• ocena ryzyka: Ogólne wyobrażenie o tym, w jaki sposób ryzyko wpłynie na operacje
• działania kontrolne: polityki, procedury, techniki, mechanizmy itp., in place for management ’ s reduction of risk
• Monitoring: śledzenie zidentyfikowanych ryzyk i realizacja zarządzania ryzykiem
• informacja i komunikacja: informacje na temat ryzyka i sposobu jego rozpowszechniania
• obecne kontrole: czy konieczne są kontrole przed ryzykiem (lista rozwijana tak lub nie)
• ocena ryzyka: Dalsze wyjaśnienie ryzyka pod względem priorytetu (lista rozwijana wysoki, średni, niski priorytet)
• prawdopodobieństwo: lista rozwijana prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka
• wpływ: lista rozwijana potencjalnego wpływu
• poziom ryzyka: oblicza wcześniejsze dwie kolumny w celu dalszego zdefiniowania ryzyka
• Uwagi: dodatkowe informacje lub dialog

co może zrobić ta ocena ryzyka IT & Can ’ t do

Ten szablon oceny ryzyka oprogramowania to świetny początek zarządzania ryzykiem, ale nie jest to magiczna kula, która leczy wszystkie choroby. Jest wiele rzeczy, które może zrobić, aby pomóc Ci zacząć oceniać ryzyko w Twoim systemie informatycznym, ale w końcu trafisz w ścianę. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak można usunąć tę przeszkodę.

co może zrobić szablon oceny ryzyka IT

nasz szablon gromadzi zagrożenia dla Twojego systemu IT i działania, które podejmiesz, aby je naprawić. Na przykład możesz zidentyfikować ryzyko, a następnie przypisać właściciela, który będzie odpowiedzialny za jego rozwiązanie.

szablon ma miejsce, w którym możesz zauważyć, gdzie ryzyko może wystąpić i jakiego rodzaju ryzyko może być. Następnie możesz zauważyć, jakie standardy, struktury i procesy są niezbędne do kontrolowania go.

możesz monitorować postępy zidentyfikowanego ryzyka i zarządzać realizacją planu zarządzania ryzykiem, aby je rozwiązać. Można nawet dodać priorytet, wpływ i wziąć pod uwagę, czy Kontrole Przed tym ryzykiem są stosowane, czy nie.

czego nie potrafi szablon oceny ryzyka IT

szablon jest dokumentem statycznym. Musisz go zaktualizować. To naprawdę wysławiona Lista kontrolna. To jest pomocne, jasne, ale tylko tyle. Na przykład nie można opracować planu rozwiązania tych zagrożeń w szablonie.

nawet jeśli masz już miejsce, nie ma możliwości, aby szablon mógł śledzić postęp tego planu w czasie rzeczywistym po jego wykonaniu. Szablon jest swego rodzaju konturem. Potrzebujesz oprogramowania do zarządzania projektami, aby wypełnić dziury.

ProjectManager.com to narzędzie oparte na chmurze z wykresami Gantta online, które tworzą plany z fazami, powiązanymi zależnościami zadań, a nawet obliczają ścieżkę krytyczną i ustawiają linie bazowe. Nasz pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym śledzi Twoje postępy w kilku metrykach, w tym czasie, kosztach i obciążeniu pracą.

szablon oceny ryzyka IT to świetny sposób, aby zanurzyć się w wodach zarządzania ryzykiem, ale gdy będziesz gotowy do nurkowania, skorzystaj z naszego oprogramowania z bezpłatnym 30-dniowym okresem próbnym.

jak zaimportować nasz szablon oceny ryzyka IT do ProjectManager.com

nasz szablon oceny ryzyka IT jest doskonałym punktem wyjścia do twojego planu zarządzania ryzykiem. Ale jest o wiele więcej, które można zrobić, a następnie zebrać dane na statycznym arkuszu kalkulacyjnym. ProjectManager.com to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które przenosi ocenę ryzyka na wyższy poziom.

aby nasz szablon oceny ryzyka IT w ProjectManager.com oprogramowanie, po prostu utwórz projekt i przejdź do widoku Gantta. W prawym górnym rogu znajduje się przycisk importu. Możesz zaimportować nasz arkusz kalkulacyjny lub dowolny plik Excel, CSV lub nawet MS Project, a wszystkie Twoje dane są natychmiast wypełniane na Gantt.

teraz masz większą kontrolę nad automatyzacją zadań, takich jak alerty o nadchodzących terminach i może nawet przypisywać poszczególne zadania członkom zespołu. Mogą rozmawiać z innymi członkami zespołu na poziomie zadania, dodawać materiały pomocnicze do zadania, a gdy zaktualizują swój status, natychmiast wiesz o tym na pulpicie nawigacyjnym w czasie rzeczywistym.

z Pulpitu nawigacyjnego można również generować kolorowe i łatwe do odczytania wykresy i wykresy, które można filtrować, aby pokazać tylko informacje, które chcesz dla grupy docelowej. Te wykresy i wykresy mogą być następnie udostępniane członkom zespołu lub kierownictwu, aby wszyscy byli na tej samej stronie.

inne szablony uzupełniające szablon oceny ryzyka IT

Zarządzanie Ryzykiem to duża praca. Nasze bezpłatne narzędzie do oceny ryzyka to dobry początek, ale będziesz potrzebować więcej pomocy. Jeśli nie masz narzędzia do zarządzania projektami, mamy sporo darmowych szablonów na naszej stronie, które pomogą ci na każdym kroku. Oto trzy, które działają z szablonem oceny ryzyka IT.

szablon raportu stanu

pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, aby rozwiązać ryzyko, jest jego identyfikacja! Nasz darmowy szablon raportów o statusie może ujawnić problemy i pomóc w znalezieniu ryzyka w projekcie,zanim usunie cię z toru. Potraktuj raport o stanie jako narzędzie komunikacji, które informuje, co dzieje się w projekcie w określonym czasie. Możesz ustawić częstotliwość-dzienną, tygodniową lub miesięczną.

szablon śledzenia zadań

szukanie ryzyka można uznać za mniejszy projekt w ramach większego projektu. Kiedy opracujesz plan oceny ryzyka, prawdopodobnie będziesz miał zadania do wykonania dla swojego zespołu. Aby upewnić się, że wszystko działa płynnie, możesz skorzystać z naszego bezpłatnego szablonu śledzenia zadań. Nasz szablon porządkuje zadania pod względem gotowych, przydzielonych, gotowych itp. Pozwala również zanotować nazwę zadania, co jest zaangażowane i KTO został przypisany do tego zadania. Następnie możesz oznaczyć go jako priorytet i dodać datę rozpoczęcia i planowaną datę zakończenia, aby śledzić jego postępy.

macierz RACI

ocena ryzyka oznacza również określenie, kto musi o nim wiedzieć. Musisz upewnić się, że wszyscy wiedzą, jaka jest ich rola w tym procesie. Tutaj przydaje się nasz darmowy szablon macierzy RACI. RACI oznacza odpowiedzialny, odpowiedzialny, konsultowany i poinformowany. Nasz szablon umożliwia przypisanie wszystkich członków zespołu projektowego do jednej z tych czterech kategorii, dzięki czemu wiedzą, za co są odpowiedzialni, a Ty wiesz, komu przekazywać informacje.

powiązane treści na ProjectManager.com

ryzyko to duży temat, który ciągle się rozwija. ProjectManager.com ma zasoby na naszej stronie, aby pomóc wypełnić luki w wiedzy na temat ryzyka IT i ryzyka we wszystkich formach projektu. Poniżej znajduje się kilka z wielu filmów szkoleniowych i postów na blogu, które opublikowaliśmy na ten temat.

ProjectManager.com aby kontrolować ryzyko IT

czy jesteś gotowy, aby przejąć większą kontrolę nad oceną ryzyka IT i zarządzaniem ryzykiem? ProjectManager.com to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które ma wszystkie funkcje potrzebne do wykonania dowolnego projektu na czas, w ramach budżetu. Zobacz jak ProjectManager.com może pomóc lepiej zidentyfikować, kontrolować i śledzić ryzyko w systemach IT, biorąc ten bezpłatny 30-dniowy okres próbny już dziś.

(ten post został zaktualizowany w październiku 2020)