Proceso vs procedimiento: ¿cuál es la diferencia? Esta es una pregunta que puede mantener a los profesionales de la calidad y la mejora discutiendo durante horas; y eso es porque, aunque muchos de nosotros pensamos que sabemos lo que es un procedimiento o un proceso, a medida que comenzamos a discutir nuestras definiciones, a menudo encontramos que a alguien se le ocurre algo que no encaja con ellos.

Entonces, ¿cuál es realmente la diferencia entre un proceso y un procedimiento?

Proceso y Procedimiento tal y como lo define la Organización Internacional de Normalización (ISO)

En la edición de 2005 de ISO 9000, la diferencia entre proceso y procedimiento se definió como:

• * Un proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas o en interacción que transforma entradas en salidas
* Un procedimiento es una forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso

Este conjunto de definiciones me ayudó a comprender que:

• Un proceso se trata de lo que hacemos

y

• Un procedimiento se trata de cómo hacemos algo

Todo esto está muy bien (y para aquellos de ustedes que solo vinieron por una definición fácil, ahí está), pero a medida que comenzamos a sumergirnos en los » qué » y «cómo», las cosas pueden comenzar a confundirse un poco, con » qué «a veces pareciendo «cómo» y todo comienza a sonar como un libro del Dr. Seuss.

Esta es la razón por la que la simple definición anterior no es lo suficientemente buena y por la que necesitamos profundizar para obtener la respuesta.

Mi Definición de Proceso vs Procedimiento

Mi opinión sobre esto ha evolucionado de las definiciones de ISO anteriores, a entender un proceso como algo que tiene entradas, salidas y actividades y puede representarse como un diagrama, muy en línea con la metodología Triaster sustantivo – verbo. Si combina una secuencia de entradas y actividades para describir cómo lograr un objetivo (una salida), ha creado un mapa de procesos.

El procedimiento se convierte entonces en una descripción de cómo se lleva a cabo la actividad; generalmente en forma de texto.Por lo tanto, la diferencia real entre proceso y procedimiento se puede resumir en dónde documentaría con un diagrama de flujo y dónde funcionaría mejor una descripción escrita. Si se puede describir en un diagrama de flujo, lo más probable es que sea un proceso, pero donde una descripción escrita funcionaría mejor para explicar cómo se llevan a cabo las actividades, estos tienden a ser procedimientos.

Esto probablemente esté abierto a todo tipo de debates, pero a mí me funciona.

Para leer la opinión de Paul Elson-Vining de Triaster sobre el tema (y también las políticas), eche un vistazo a: Procesos, Políticas y Procedimientos: ¿Cuál es la diferencia?

¿Por qué el debate?

Entonces, ¿por qué somos profesionales de la calidad y la mejora tan interesados en debatir la definición de procesos y procedimientos? Bueno, aunque tal vez no sea obvio de inmediato, en realidad hay una razón muy práctica para esto. Dedicamos gran parte de nuestro tiempo a capturar y mejorar los procesos para respaldar las mejores prácticas de trabajo en todas nuestras organizaciones. Las mejores prácticas de trabajo pueden cumplir con requisitos de seguridad específicos o estar certificadas de calidad, o ambos o ninguno, pero sin duda es la forma en que se ha acordado que todos en nuestra organización deben trabajar. Tan… hacemos todo lo posible para producir documentación de gestión empresarial que sea clara y consistente y la más útil para que todos sigan el proceso.

Conseguir que todos sigan el Proceso

¡Conseguir que todos sigan el proceso es difícil! De ahí toda la preocupación por hacer que la documentación de gestión empresarial sea lo más útil e intuitiva posible. Sin embargo, también hay una solución de software: Plataforma ATC. Con la plataforma ATC, los procesos se configuran como ciclos de vida y todos tienen que trabajar en ellos. En una organización grande, esto funciona junto con sus mapas de procesos y procedimientos, asegurando que todos sus empleados trabajen para ellos. Sin embargo, las organizaciones más pequeñas generalmente pueden capturar sus procesos directamente en ciclos de vida en la Plataforma ATC.