El software de computadora consiste en programas que controlan el hardware de la computadora (software de sistemas) y programas que ayudan a los usuarios a resolver problemas (software de aplicaciones). El software del sistema consiste en sistemas operativos (por ejemplo, DOS, Windows 98, Linux), controladores de dispositivos, utilidades y lenguajes de programación. El software de aplicación consiste en una variedad de programas que ayudan a individuos o grupos a realizar tareas de manera efectiva. El software de aplicación se divide en diferentes categorías en función de cómo se utiliza. Estas categorías incluyen procesamiento de textos, software de hojas de cálculo, administración de datos, entretenimiento, educación y muchos otros. Una de las formas de categorizar el software de aplicación es agrupar el procesamiento de textos, las hojas de cálculo, el software de gestión de datos y el software de presentación en una categoría llamada software de productividad.

Software de procesamiento de textos

El software de procesamiento de textos ha reemplazado la máquina de escribir para manipular el texto. Se puede utilizar para producir documentos, como cartas, informes, papeles y manuscritos. Los procesadores de texto son el tipo de software más utilizado. Los procesadores de texto son utilizados por los estudiantes para escribir informes y documentos, por los empresarios para producir memorandos e informes, y por los científicos para escribir documentos de investigación y becas.

El software de procesamiento de textos permite a los usuarios editar, revisar, almacenar, formatear e imprimir documentos. Con un procesador de textos, un usuario puede eliminar, insertar y reemplazar texto fácilmente, usar la función de búsqueda y reemplazo para realizar cambios globales en un documento y resaltar áreas de texto (bloque) en las que realizar acciones como «mover» o «copiar».»Se pueden crear tablas informativas y se pueden incorporar imágenes de archivos de imágenes prediseñadas u otras fuentes para agregar claridad o dramatismo a un documento. Una vez establecido el contenido de un documento, el usuario puede cambiar el diseño y el estilo de la página impresa utilizando las características de formato del procesador de textos, como los márgenes, la orientación de la página (horizontal/vertical), la justificación y el interlineado. Los correctores ortográficos y gramaticales permiten revisar el documento en busca de errores ortográficos y gramaticales. Un tesauro ayuda al usuario a elegir palabras alternativas, y la función de recuento de palabras proporciona una forma rápida de saber cuántas palabras contiene un documento. Muchos programas de procesamiento de textos contienen opciones de combinación de correo para imprimir letras de formulario personalizadas. El software de procesamiento de textos más común incluye Microsoft Word, Corel WordPerfect y Lotus Word Pro.

Software de hojas de cálculo

Las aplicaciones de software de hojas de cálculo, a veces llamadas hojas de cálculo electrónicas, realizan cálculos basados en números y fórmulas ingresados por los usuarios. Los datos pueden presentarse en un formato de contabilidad tradicional o transformarse en gráficos, como gráficos circulares, gráficos de barras y otras representaciones visuales de la información.

Las hojas de cálculo no electrónicas tradicionales consistían en cuadrículas de filas y columnas impresas en papel verde especial utilizado por los contables para producir proyecciones e informes financieros. En 1978 Daniel Bricklin, un estudiante de la Escuela de Negocios de Harvard, creó la primera hoja de cálculo electrónica (Visi-Calc). Permitió a los usuarios crear tablas e información financiera ingresando datos en filas y columnas dispuestas como una cuadrícula en una pantalla de computadora. El software de hojas de cálculo como VisiCalc y sus sucesores, que automatizó muchas funciones de mantenimiento de registros financieros y análisis de datos, ayudó a aumentar la popularidad de las microcomputadoras como herramientas comerciales. Las hojas de cálculo electrónicas también son utilizadas por individuos para hacer un seguimiento de los presupuestos de los hogares y los libros de control de equilibrio, por personas de negocios para crear presupuestos y por educadores para hacer un seguimiento de las calificaciones de los estudiantes.

Para usar una hoja de cálculo electrónica, los números se ingresan en celdas (la intersección de una fila y una columna). A las celdas se les da un nombre que consiste en la letra de la columna (como A-Z) y el número de fila (como 1-100). El usuario indica cómo se van a manipular estos números utilizando fórmulas o funciones. Por ejemplo, en una hoja de cálculo del presupuesto del hogar, se puede crear una fórmula para agregar los gastos mensuales del hogar y almacenar los resultados en la celda B20. La fórmula, SUM (B1:B19), sumaría los valores almacenados en el rango de celdas que comienzan en B1 y pasan por la celda B19. Se podría crear otra fórmula, B21-B20, para restar los gastos (en la celda B20) de los ingresos (en la celda B21) en una hoja de cálculo del presupuesto familiar. La mayoría de las hojas de cálculo también ofrecen una variedad de fórmulas predefinidas llamadas funciones que proporcionan cálculos matemáticos potentes. Por lo general, estas funciones se dividen en una variedad de categorías que incluyen funciones financieras (por ejemplo, depreciación, valor futuro, valor actual neto), funciones de fecha y hora, funciones matemáticas y trigonométricas (por ejemplo, valor absoluto, seno, coseno, pi), funciones estadísticas (por ejemplo, valor absoluto, coseno, pi)., promedio, mediana, varianza, desviación estándar) y funciones de base de datos (por ejemplo, promediar o contar los valores en una columna), por nombrar algunas. En 2001, los paquetes de software de hoja de cálculo más populares incluían Lotus 1-2-3, Microsoft Excel, Quicken y Quattro Pro.

Software de base de datos

El software de base de datos proporciona una forma flexible de unir y resumir información de más de un archivo. Las bases de datos se diseñan, construyen y rellenan con datos para un propósito específico y para un grupo de usuarios previsto. Las bases de datos ayudan a las personas a hacer un seguimiento de las cosas. Por ejemplo, una escuela secundaria tiene una base de datos con información sobre sus estudiantes: nombres, números de identificación, direcciones, años en la escuela, promedios de calificaciones, etc. Estos datos son utilizados por la administración de la escuela para saber cuántos estudiantes están matriculados en la escuela y determinar qué tipos de clases se necesitan para estos estudiantes. Las bases de datos se diseñan, construyen, mantienen y consultan utilizando un conjunto de herramientas llamadas sistema de gestión de bases de datos (SGBD). Algunos paquetes de software de base de datos comunes incluyen Microsoft Access, Oracle, FileMaker Pro y Microsoft SQL Server.

Software de autoedición, Gráficos y presentaciones

El software de autoedición amplía las capacidades del software de procesamiento de textos al incorporar técnicas de diseño gráfico. Estas técnicas mejoran el formato y la apariencia de un documento para producir periódicos, boletines, folletos, libros y revistas de calidad profesional. El software de autoedición común incluye Adobe PageMaker, Microsoft Publisher, Quark Xpress y Corel Ventura.

El software de gráficos ayuda a los usuarios a crear, editar y manipular imágenes. El software de gráficos se puede clasificar en dos tipos principales: (1) gráficos de presentación utilizados para comunicar o hacer una presentación de datos a otros, y (2) gráficos analíticos utilizados para hacer que los datos numéricos sean más fáciles de analizar (por ejemplo, gráficos de barras, gráficos de líneas, gráficos circulares). Los paquetes de software de gráficos más comunes incluyen Adobe Illustrator, Harvard Graphics, Crystal Graphics, Macro Media Flash y Corel Draw o Painter. Muchos paquetes de gráficos se especializan en la manipulación de fotografías (por ejemplo, Adobe Photoshop, Microsoft Picture It o Corel Photo-Paint) o gráficos y diagramas de negocios, como diagramas de flujo (por ejemplo., Microsoft Visio, Smart Draw). Otros paquetes de gráficos permiten la creación de gráficos en 3D y modelos de estructura metálica o imágenes que se asemejan a pinturas o bocetos.

El software de presentación proporciona las herramientas que los usuarios necesitan para combinar texto, gráficos, animaciones y sonido en una serie de diapositivas electrónicas. Muchos ejecutivos o oradores públicos confían en software de presentación como Microsoft PowerPoint o Lotus Freelance Graphics para crear discursos interesantes e informativos. Los educadores usan este software en el aula. Los investigadores utilizan diapositivas electrónicas para presentar los resultados de sus investigaciones en conferencias. La gente de negocios usa diapositivas para hacer informes o dar presentaciones de ventas. Tanto Power-Point como Freelance contienen colecciones de imágenes y sonidos para mejorar las presentaciones y proporcionar funciones para animar texto y gráficos. Una vez que se ha creado un conjunto de diapositivas, puede verse como una presentación de diapositivas de computadora o imprimirse como transparencias de arriba, copias en papel o diapositivas de 35 mm.

Software de productividad integrado

Los paquetes de software de productividad integrados combinan características de varios programas de aplicaciones en un paquete de software que se vende como una unidad. Los paquetes integrados más vendidos en 2001 incluyeron Lotus Works, Microsoft Works y WordPerfect Works. La ventaja de usar un paquete integrado es que las aplicaciones individuales están diseñadas para funcionar bien juntas, y un usuario puede intercambiar fácilmente archivos creados en diferentes partes del paquete integrado. Además, la interfaz de usuario del paquete se ha integrado para que el usuario no necesite aprender diferentes formas de interactuar con cada aplicación individual. Las suites de software también integran diferentes aplicaciones en un paquete de software. Sin embargo, la cantidad de cohesión entre las aplicaciones de un paquete de software puede no ser tan completa como en un paquete integrado. Algunas suites de software comunes son Microsoft Office y Lotus SmartSuite.

Groupware

Otro tipo de programa de software de aplicación que está creciendo en popularidad es groupware. Este software proporciona una forma para que más de una persona colabore en un proyecto al mantener un conjunto de datos que pueden compartir los miembros de un grupo de trabajo. Por lo general, el software de trabajo en grupo combina aplicaciones de un solo usuario, como calendarios, procesadores de texto y bases de datos, en una aplicación multiusuario junto con un sistema electrónico de reuniones (EMS). El componente de programación del sistema de trabajo en grupo ayuda a coordinar los libros de fechas electrónicos o los calendarios de citas de los compañeros de trabajo. El trabajo en grupo también puede contener software de flujo de trabajo que ayuda a los trabajadores a comprender y rediseñar los pasos que componen un proceso en particular. En general, se cree que el trabajo en grupo mejora la productividad al mantener a los miembros de un grupo en contacto entre sí a través de calendarios y documentos. Un sistema de trabajo en grupo, Lotus Notes, utiliza una base de datos muy grande que contiene registros de trabajo, notas y anotaciones, y lo combina con un sistema de mensajería multifunción.

Irónicamente, es cuestionable si estas herramientas de productividad realmente hacen que sus usuarios sean más productivos. Mientras que muchos investigadores creen que estas aplicaciones de software realmente disminuyen la productividad, otros están convencidos de que las personas son más productivas cuando usan software de productividad.

véase también Sistemas de Gestión de bases de datos; Hollerith, Herman; Sistemas de Automatización de oficinas.

Terri L. Lenox y Charles R. Woratschek

Bibliografía

Parsons, June Jamrich y Dan Oja. New Perspectives on Computer Concepts, 4th ed. Cambridge, MA: Course Technology, 2000.