Excel-työkirjoja luotaessa on valittavana suuri määrä tiedostotyyppivaihtoehtoja. Jotkut ovat parhaiten varattu tuoda ja viedä tietoja, kuten TXT, CSV, PDF, ja jotkut erityisiä / legacy toimintoja, kuten malleja, lisäosia, ja jopa legacy XLW Excel 4.0 tiedostotyyppi, joka voidaan avata Excel 2013 ja myöhemmin, mutta ei tallenneta.

päivittäisille työkirjoille on olemassa useita ”vakiotiedostotyyppejä”, joista jokaisella on omat etunsa ja haittansa.

XLS – binääritiedoston Tyyppi Excel 5: lle.0/95 ja 97-2003. Olet edelleen todennäköisesti kohtaavat näitä säännöllisesti. Mahdollisuuksien mukaan ne olisi muunnettava uudempaan tiedostotyyppiin sekä levytilan säästämiseksi että uudempien Excel-toimintojen hyödyntämiseksi. Ainoa etu tämän tiedostotyypin on sen taaksepäin yhteensopivuus vanhempien versioiden Excel (2003 ja prior). Sen haittoja ovat suurempi tiedostokoko ja pienemmät rivi/sarake rajat kuin uudempia formaatteja (65,536 riviä ja 256 saraketta), eikä kykyä käyttää uudempia toimintoja. XLS-tiedostopäätteestä ei myöskään voi päätellä, sisältääkö työkirja VBA-makrokoodia.

XLSX – XML-tiedostotyyppi. Excel 2007: n ja uudempien tiedostojen oletustiedostot tallennetaan XML-muodossa (Extensible Markup Language). Se on yhteensopiva kaikkien kaavan toimintojen kanssa (mikä voi aiheuttaa työkirjan kaavan ’rikkoutumisen’ käytettäessä vanhempia Excel-versioita) ja tukee suurempia arkkia kuin XLS (1,048,576 riviä ja 16,384 saraketta), mutta ei salli VBA-makrojen käyttöä. Työkirjan tiedostokoko on pienempi, kun se tallennetaan XLSX: ksi XLS: n sijaan – vaikka varastointi ei yleensä ole ongelma näinä päivinä, tämä voi olla tärkeää, kun yrität lähettää tiedostoja sähköpostitse ja pysyä yritysympäristön liitetiedoston kokorajoituksessa.

XLSX on ”avoin” tiedostomuoto, mikä tarkoittaa, että muut taulukkolaskentaohjelmat lukevat sen todennäköisemmin oikein. XLSX-muodossa tallennettu työkirja on itse asiassa kokoelma tekstitiedostoja – jos muutat tiedostopäätettä XLSX: stä ZIP: ksi (tee tämä vain työkirjasi kopiolla!) se voidaan avata ZIP-tiedostonlukijassa sisäisen tiedostorakenteen tarkastelemiseksi. Käytin tätä ”ominaisuutta” kerran tunnistamaan, mikä työkirjan arkki aiheutti sen, että se kesti paljon kauemmin kuin oli tarpeen avata: katsomalla tekstitiedostoja saatoin nähdä, että yksi laskentataulukko oli kooltaan huomattavasti suurempi kuin muut vielä näyttivät samanlaisilta Excelissä. Kävi ilmi, että miljoonissa tyhjissä soluissa oli muotoilu – Nopea korjaus, Kun tiedät, mistä etsiä!

XLSX Strict – ”vieläkin yhteensopivampi” tiedostotyyppi. Tämä näkyy Excel-tiedostotyyppiluettelossa nimellä ” Strict Open XML Spreadsheet (*.xlsx)” ja, kuten nimestä voisi päätellä, se noudattaa tiukemmin avoimen asiakirjan standardeja. Se ei ole yhteensopiva joidenkin Excels uudempia ja ainutlaatuisia ominaisuuksia ja siksi ei laajalti käytetty.

XLSM – makroyhteensopiva tiedostotyyppi. Identtinen XLSX-tiedostomuodon kanssa, mutta sallii VBA-makrojen käytön. Käyttäjät voivat tunnistaa tiedostopäätteestä, että makrokoodi on upotettu, ja ryhtyä tarvittaviin varotoimiin avattaessa/käytettäessä työkirjaa.

xlsb – uusin binääritiedostotyyppi. Tiedostokoot ovat jopa pienempiä kuin XLSX ja myös binääritiedostojen avaamisessa ja tallentamisessa on huomattavia nopeusvoittoja XML-muotoihin verrattuna käytettäessä suuria ja monimutkaisia työkirjoja. Toiminnallisuus on sama kuin XLSM tiedostomuoto, koska VBA makrot voidaan upottaa, joten varotoimet on toteutettava, koska tiedostopääte ei osoita se sisältää makroja.

ODS – OpenDocument-Taulukkolaskentatiedoston tyyppi. Käytä tätä muotoa vain, jos tarvitset saumatonta yhteentoimivuutta avoimen lähdekoodin taulukkolaskentaohjelmien, kuten LibreOffice ja OpenOffice, kanssa, koska ODS: n ja XLSX: n välillä on eroja, jotka aiheuttavat yhteensopivuusongelmia uudempien Excel-toimintojen ja-ominaisuuksien kanssa.

ensisijainen valintani on käyttää xlsb: tä nopeuden ja tiedoston koon etujen vuoksi. Ainoat haittapuolet ovat yhteensopivuus muiden taulukkolaskentaohjelmien kanssa (epätodennäköistä useimmissa yritysympäristöissä) ja varotoimenpiteet, jotka on toteutettava VBA-makrokoodilla. Excel 2007: stä lähtien oletustiedoston tyyppi on XLSX, mutta tätä voi helposti muuttaa – esimerkiksi Excel 365: ssä valitse ”File > Options > Save” ja valitse haluamasi oletus.

lopullisessa muistilapussa, jos työkirjan tiedostokoko on sinulle ongelma, niin tässä artikkelissa annetaan hyviä ideoita laskentataulukoiden pienentämiseksi.