kuiteilla ja laskuilla on kullakin oma roolinsa myynnin dokumentoinnissa yrityksen kirjanpitoon. Ero niiden välillä on siinä, milloin ne annetaan ja mitä ne saavat aikaan. Yksinkertaisesti sanottuna lasku on lasku, jonka yritys antaa asiakkaalle ennen maksun suorittamista. Kuitti on todiste maksusta, jonka yritys antaa asiakkaalle maksun suorittamisen jälkeen.

laskut

laskut annetaan muutamasta syystä. Ensinnäkin he asettavat selkeät odotukset tulevasta myynnistä, listaavat tarjotut palvelut tai tavarat ja hahmottelevat maksuehdot. Onko asiakkaalla 30 päivää aikaa maksaa vai 90? Lasku tekee nämä termit kristallinkirkkaiksi.

kirjanpitojärjestelmässä laskuja käytetään maksamatta olevien maksujen tai myyntisaamisten mittaamiseen. Tietäen, milloin nämä maksut erääntyvät ja keskimääräinen DOS auttaa hallitsemaan kassavirtaa, koska voit ennustaa, milloin käteistä tulee liiketoimintaa.

laskut noudattavat vakiomuotoa. Verkkolaskuratkaisut täyttävät suurimman osan tiedoista puolestasi, mutta jos luot laskun tyhjästä, muista sisällyttää:

• yrityksesi tiedot: listaa yrityksesi nimi, osoite, puhelinnumero ja Verkkosivusto.
• Asiakkaan tiedot: listaa asiakkaan nimi (yritys-ja ensisijaiset yhteystiedot, jos mahdollista), osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
• päivämäärät: sisältävät sekä laskun laatimispäivän että maksun eräpäivän.
• laskun numero: anna kaikille laskuillesi numero, jotta voit helposti seurata niitä. Jos et ole koskaan lähettänyt laskua, aloita numerosta 001.
• luettelo tavaroista tai palveluista: kerro tarkalleen, mitä annat maksua vastaan. Tässä osiossa olisi myös ilmoitettava kunkin rivin hinnat tai hinnat. Jos veloitat tuntihintaa, hajota hinta niin, että se sisältää hinnan, tuntimäärän ja kokonaiskustannukset.
• lisämaksut: jos joudut veloittamaan veroja tai käsittelymaksua, varmista, että maksut on merkitty erillisenä rivikohtana.
• viesti asiakkaalle: On tavallista, mutta vapaaehtoista sisällyttää mukava viesti asiakkaalle, kiittää heitä heidän liiketoimintaa.

kun alat tarjota maksuehtoja asiakkaillesi, sinun on myös luotava järjestelmä maksamattomien laskujen seuraamiseksi. Online-ratkaisut voivat lähettää automaattisia muistutuksia, mutta jotkut asiakkaat saattavat vaatia lämpimämpää kosketusta ja vaativat muutaman sisäänkirjautumisen puhelimitse tai sähköpostitse.

kuitit

riippumatta siitä, onko aiemmin lähettänyt laskuja, on lähes varmasti törmännyt kuitteihin. Päivittäistavarakuitit ovat usein pitkiä ja niissä on kymmeniä rivieroja, kun taas öljynvaihtokuitti saatetaan tulostaa tavalliselle paperille, jossa on paljon valkoista tilaa. Kuitit ovat monenmuotoisia ja-kokoisia, mutta ne kaikki toimivat samalla tavalla. Ne antavat asiakkaalle maksutositteen kuitissa luetelluista tavaroista tai palveluista.

myyjäpuolella kuitit ovat asiakirjoja, joita käytetään myynnin ja toisinaan myös inventaarion seuraamiseen. Se on todiste siitä, että myynti on suoritettu ja se voidaan antaa heti käteismyynnin yhteydessä tai laskun maksamisen jälkeen. Ainoa vaatimus on, että se annetaan sen jälkeen, kun raha on vaihtanut omistajaa.

samanlainen kuin lasku, on joitakin vakiomuotoisia kuitin osia, jotka tulisi sisällyttää mukaan.

• yrityksesi tiedot: listaa yrityksesi nimi, osoite ja puhelinnumero kuitin yläreunaan.
• päivämäärä: listaa päivämäärä, jolloin kuitti on luotu. Tämän pitäisi olla mahdollisimman lähellä maksupäivää.
• luettelo tavaroista tai palveluista: Hahmottele jokainen tavara tai palvelu, joka on toimitettu asiakkaalle, sekä kustannukset kunkin rivin kohde.
• lisämaksut: listataan verot ja käsittelymaksut erillisinä erinä ennen kuin listataan koko maksusumma.
• maksumäärä Yhteensä: jos lasku on lähetetty, maksumäärän tulisi vastata laskutettua summaa olettaen, ettei muutoksia ole tehty.

sekä kuitit että laskut auttavat vähentämään suullisen sopimisen riskiä. Hahmottelemalla maksutapahtumiesi yksityiskohdat selkeästi eliminoit sen mahdollisuuden, että he-said-she-said-kiista maksuista syntyisi. Sen lisäksi sinulla on selkeät asiakirjat, jotka ohjaavat kirjanpitoasi, luovat tarkkoja taloudellisia raportteja ja selviävät veroajasta vahingoittumattomana.

valmista yrityksesi veroaikaan

vähennä riskiä ja hanki työkalut tarvitsen.