Mise à jour le 04 mars 2021 – Sophie Thompson

Dans tout rôle commercial, vous devez être capable de transmettre vos idées et votre vision de manière à favoriser une prise de décision, un travail d’équipe et une action efficaces. Les plus grands leaders motivent et inspirent leur équipe par une communication claire, tout en promouvant la discipline, la responsabilité et l’alignement stratégique.

Le partage d’informations est extrêmement important pour une organisation et devient souvent plus difficile à mesure qu’il se développe. Les hauts dirigeants doivent donner l’exemple en communiquant l’information, en étant aussi transparents que possible et en établissant la confiance.

Il est très difficile pour une organisation de prospérer si l’information est conservée dans des silos départementaux. Dans cet article, nous abordons les principes et techniques de communication utilisés par les managers les plus performants au monde.

Avantages de la communication avec le leadership

Les principaux avantages de bonnes compétences en communication pour les dirigeants comprennent:

• Capacité à transmettre des messages qui incitent votre public à agir
• Confiance lors de la présentation des idées et de la vision de l’entreprise à votre équipe
• Transmettre efficacement vos idées et recommandations

Principes de communication de leadership

La communication commence lorsque vous prenez un nouveau rôle de leadership et que vous devez décrire votre philosophie de leadership, vos priorités et vos objectifs pour l’organisation. Vous trouverez ci-dessous les techniques et principes clés pour transmettre vos messages:

Prioriser

Une mauvaise communication peut prendre un temps précieux et peut entraîner des erreurs. Assurez-vous de faire un plan clair avant de communiquer, y compris de commander ce que vous allez dire de manière logique. Par exemple:

• Indiquez le but de la tâche et le résultat souhaité
• Expliquez combien de temps cela devrait prendre et quand la date limite est
• Quelles sont les ressources nécessaires
• Tous les détails supplémentaires
• Répétez votre communication…

Répétez votre communication

Transmettez vos messages plusieurs fois pour renforcer la compréhension. Des recherches suggèrent l’importance de répéter la communication, par exemple, dans une étude publiée dans la Harvard Business Review, treize gestionnaires ont été observés et leur communication a été suivie.

Il a été conclu que lorsque la communication était répétée, il était plus probable qu’un projet soit achevé plus rapidement et avec moins d’erreurs (Neeley&Leonardi, 2011).

Assurez-vous donc de répéter vos messages car cela est utile pour votre équipe et l’organisation. Utilisez différents supports pour aider à cela, par exemple, si vous avez parlé à votre équipe d’un nouveau projet, puis suivez cela avec un e-mail pour consolider ce qui a été dit.

Être visible au sein de l’organisation

La visibilité consiste à permettre à votre équipe et aux parties prenantes clés de se faire une idée de qui vous êtes et de ce qui vous tient à cœur. Il est facile de se cacher derrière un ordinateur et d’envoyer des messages à d’autres sans les voir ni interagir avec eux.

Passez du temps en face à face avec les employés et les autres membres de l’entreprise, visitez des bureaux, des centres d’appels, visitez des magasins et d’autres endroits. Cela montre aux gens que vous êtes accessible et que vous vous souciez d’eux. Plus vous êtes visible, mieux vous serez capable de diriger.

Empathie

Être empathique signifie que vous êtes capable d’identifier et de comprendre les émotions des autres, c’est-à-dire de vous imaginer dans la position de quelqu’un d’autre. Être empathique montre à votre équipe que vous vous souciez.

Par exemple, si un gestionnaire réagit avec colère après avoir découvert qu’un employé arrive en retard au travail parce que son enfant est malade, l’équipe est susceptible de réagir négativement envers le gestionnaire. Il serait plus favorable pour le gestionnaire d’être compréhensif et de s’entendre sur un plan d’action avec l’employé, par exemple, l’employé commençant le travail plus tôt et finissant plus tard.

Les employés vous respecteront et vous feront davantage confiance si vous faites preuve d’empathie et, par la suite, les performances au travail s’amélioreront.

Pour développer l’empathie:

• Imaginez-vous dans la position de quelqu’un d’autre. Même si vous n’avez pas vécu une situation similaire, souvenez-vous d’une situation où vous avez ressenti la même émotion que votre employé.
• Entraînez-vous à écouter vos employés sans les interrompre.
• Observez vos employés et essayez de mesurer ce qu’ils ressentent.
• N’ignorez jamais les émotions de vos employés, par exemple, si un employé a l’air contrarié, ne négligez pas cela – adressez-vous à cela.
• Essayez d’abord de comprendre plutôt que de former un jugement. Par exemple, vous pouvez d’abord vous sentir ennuyé par un employé qui semble froid et désintéressé. Cependant, après avoir découvert qu’ils souffrent d’anxiété sociale, vous pouvez vous sentir plus sympathique.
• Pour communiquer votre empathie gardez votre langage corporel ouvert et réglez votre voix pour montrer votre sincérité.

Expliquez une stratégie complexe aussi simplement que possible

Décomposez les pensées et stratégies complexes en concepts simples auxquels vos employés peuvent s’identifier. Plus c’est mémorable, mieux c’est. Si vous avez du mal à distiller quelque chose à son essence, c’est un signe que vous n’en avez peut-être pas une compréhension claire. Cela vous empêche de le communiquer efficacement aux autres. Essayez de ne pas vous laisser prendre dans le jargon technique et le langage commercial.

Lors de la simplification de vos objectifs, veillez à ne pas être vague avec ce que vous attendez de votre équipe, assurez-vous qu’elle sache exactement ce que vous attendez et quand vous l’attendez.

S’ils ne comprennent pas ce que vous leur dites, ils ne sauront pas ce qu’ils devraient faire. Vous perdez de la productivité lorsqu’ils doivent faire le tour de vous pour obtenir des éclaircissements sur des informations importantes.

Écoutez activement – une communication efficace est bidirectionnelle

« Lorsque les gens parlent, écoutez complètement. Ne pense pas à ce que tu vas dire. La plupart des gens n’écoutent jamais. Ils n’observent pas non plus. »- Ernest Hemmingway

Les bons leaders savent poser de bonnes questions, puis écouter avec leurs yeux et leurs oreilles. Il est facile d’être tellement concentré sur la diffusion de votre message ou sur la persuasion des autres que vous ne vous accordez pas à ce que vous voyez et entendez.

Parce que vous êtes en position d’autorité, vous n’obtiendrez pas toujours de commentaires directs. Vous devrez à la fois écouter ce qui se dit et étudier les indices non verbaux tels que le langage corporel, afin de vous dire ce que vous devez savoir.

Motivate

Encouragez votre équipe à participer et à partager ses idées car cela les aidera à s’investir personnellement dans leur travail et le travail de l’entreprise. La motivation se propagera aux autres autour d’eux.

Ouverture

Ne parlez pas seulement avec des gens qui ont des opinions similaires aux vôtres, vous devriez également parler à ceux qui ont des opinions opposées. Montrez un intérêt pour ce qu’ils disent dans le but de comprendre comment ils pensent. Cela vous aidera dans votre propre développement car cela vous met au défi.

Les gens vous admireront pour cela car cela montre une volonté d’apprendre des autres même si vous êtes en désaccord. De plus, en ayant une compréhension de leur point de vue, il sera plus facile d’expliquer ce que vous attendez d’eux et pourquoi.

Commentaires

Avec cette perspective ouverte, encouragez votre équipe à vous faire part de vos commentaires, y compris sur votre communication – utilisez un système anonyme pour que le personnel se sente plus à l’aise de les fournir.

Votre équipe vous respectera pour cela car il s’agit d’un arrangement équitable étant donné qu’elle reçoit des commentaires. Vous recevrez des informations précieuses sur la façon dont vous êtes perçu et sur ce sur quoi vous devez travailler – tout cela vous aidera à améliorer votre communication.

Si vous dites que vous allez faire quelque chose, faites-le

Assurez-vous de donner suite à ce que vous avez promis. Tout cela est une question de crédibilité, qui se résume à la confiance, l’un des éléments les plus importants du leadership. Vos actions doivent s’aligner sur vos paroles, sinon vous aurez des ennuis, en particulier si vous ne les reconnaissez pas et ne les corrigez pas rapidement et sincèrement.

Il peut être difficile d’obtenir des commentaires à ce sujet de la part de votre équipe, alors demandez à un collègue de vous dire s’il y a des divergences entre ce que vous dites et ce que vous faites. Il est probablement préférable de ne rien dire ou de retarder votre communication jusqu’à ce que vous soyez certain que vous serez en mesure de passer à l’action.

Parlez à tout le monde en tant qu’individus

Les dirigeants n’ont souvent pas le temps de parler à tous ceux qu’ils veulent et dont ils ont besoin individuellement. Pour être un leader, vous devez être en mesure de transmettre efficacement votre message et de donner l’impression au public que vous vous adressez à lui individuellement, que vous parliez à une personne dans une salle de réunion ou que vous vous adressiez à des milliers de personnes dans une salle de conférence.

Pour vous aider, vous devez identifier le public et ses caractéristiques. De là, vous pouvez adapter votre style de communication pour qu’il leur convienne, ce qui vous donne par conséquent plus de contrôle sur la diffusion de vos messages.

Soyez vous-même, authentique et honnête

Les meilleurs leaders ont appris qu’une communication efficace repose autant sur l’authenticité que sur les mots qu’ils parlent et écrivent. N’essayez pas d’être quelqu’un d’autre, laissez vos valeurs transparaître dans votre communication et utilisez un langage qui vous est propre. Les gens veulent du vrai. Les gens respectent le réel. Les gens suivent le réel. Si vos employés ne vous respectent pas, ils ne vous écouteront pas.

Si vous communiquez ouvertement et honnêtement, vous commettrez quelques erreurs, mais ces erreurs seront meilleures que les communications sans intérêt dans de nombreuses entreprises. Il y aura aussi des moments où vous n’avez pas la réponse et c’est bien d’admettre que vous ne le faites pas.Vos employés respecteront votre courage et votre honnêteté.

Il est plus facile d’être authentique si vous voyez les choses du point de vue de vos employés – mettez-vous dans leur état d’esprit. Essayez de comprendre pourquoi ils disent ou se comportent comme ils sont.

Donnez l’exemple

En donnant un exemple, cela montre à votre équipe que vous êtes capable de faire ce que vous attendez d’elle. Cela permet de tirer le meilleur parti de vos employés sans leur rappeler explicitement. Si vous ne respectez pas vos propres règles et messages, pourquoi votre personnel le devrait-il? Ceci est particulièrement important lorsqu’il y a eu une crise ou que l’entreprise traverse une période difficile – vous devez montrer à l’équipe comment gérer la situation.

Les gens ont plus de raisons de vous faire confiance lorsque vos actions reflètent vos paroles. Rappelez-vous que, pour votre équipe, vous êtes essentiellement un messager respecté.

Pratiquez les compétences en communication

Il est crucial de pratiquer la diffusion de messages à fort impact, afin qu’ils soient mémorables et motivants. De bonnes compétences en communication ne viennent pas naturellement pour la plupart des gens. De nombreuses personnes, y compris les chefs d’entreprise et les gestionnaires, ont besoin de pratiquer à plusieurs reprises afin d’améliorer leurs compétences.

Soyez conscient de la communication non verbale

Les techniques de communication non verbale impliquent la présence, le langage corporel et la livraison. La recherche a montré que les gens accordent beaucoup moins d’attention aux mots qui sont prononcés et beaucoup plus d’attention aux actions et aux indices non verbaux qui accompagnent ces mots.

Les indices non verbaux comprennent les expressions faciales, l’utilisation de mouvements de la main, la posture du corps et le contact visuel. Les dirigeants devraient viser à faire correspondre ce qu’ils disent avec leurs signaux non verbaux, de cette façon, ils établiront des rapports plus forts et sembleront plus crédibles.

Confiance

Vous devez avoir confiance en votre communication – vos employés doivent vous croire et paraître douteux et négatif aura l’effet inverse. En ayant l’air enthousiaste et confiant, votre équipe se sentira plus motivée.

Conseils pour paraître plus confiant:

• Évitez / réduisez les mots de remplissage.
• Parlez fort et clairement – pensez à projeter votre voix au fond de la pièce.
• Maintenir le contact visuel et une bonne posture.
• Évitez de parler en monotone.
• Faites un geste avec vos mains pour mettre l’accent et faire correspondre votre langage corporel à ce que vous dites.
• Parlez à un rythme facile à suivre. Si vous êtes trop rapide ou trop lent, il sera difficile pour le public de comprendre ce que vous dites et c’est aussi frustrant. 190 mots par minute a été suggéré comme rythme idéal.
• Accélérez le rythme pour faire preuve d’enthousiasme et ralentissez pour l’emphase, la réflexion ou la prudence.
• Utilisez des pauses pour que le public puisse réfléchir à vos messages.
• Exprimez votre gratitude et votre appréciation.
• Souriez.
• Évitez les introductions négatives aux idées, telles que « Désolé » ou « Ceci est juste mon opinion… »
• Indiquez ce que vous voulez dire, par exemple, « Nous devons changer cela », est beaucoup plus confiant que « À mon avis / Je pense que nous devons changer cela… »

Posez les bonnes questions

Posez les bonnes questions qui favoriseront une communication productive et utile entre l’équipe. Si vous avez constitué une équipe intelligente autour de vous avec une variété de connaissances du domaine, poser des questions vous aidera à apprendre très rapidement d’eux.

En guidant une conversation avec un objectif précis en tête, nous accomplissons beaucoup plus en tirant parti du talent qui nous entoure.

Soyez cohérent

Les dirigeants devraient vouloir être reconnus pour plus que leur travail acharné – ils devraient vouloir être reconnus comme étant équitables. Les employés ne veulent pas d’un leader dont les humeurs et l’attitude sont incohérentes, ils ne veulent pas avoir constamment peur de provoquer un changement d’humeur.

Vous ne devriez pas avoir peur, car cela crée un environnement de travail malsain et peut limiter l’entreprise, par exemple, votre entreprise peut avoir un taux de rotation élevé des employés, ce qui peut affecter les projets en cours et le personnel peut ne pas vouloir partager de bonnes idées.

Les gens travailleront dur s’ils vous aiment. En tant que leader, votre style de communication doit être juste, aimable et cohérent pour que vos employés se sentent rassurés en votre présence.

Parlez moins, écoutez plus

Un aspect important de la communication est la capacité d’écouter activement comme nous l’avons mentionné précédemment. L’écoute active implique de se concentrer uniquement sur le locuteur et d’ignorer les interruptions extérieures, y compris les propres pensées de l’auditeur ou les réponses possibles.

Les auditeurs actifs s’abstiennent également de s’interrompre, de laisser le temps à l’orateur de terminer, de montrer qu’ils écoutent en faisant des hochements de tête ou en souriant, et de réfléchir ou de paraphraser pour vérifier leur compréhension.

Nous avons souvent la mauvaise habitude de penser à ce que nous allons dire ensuite plutôt que d’écouter les autres parler. Lorsque nous faisons cela, nous ne sommes pas vraiment engagés dans la conversation. Vous remarquez souvent que les gens les plus sages écoutent plus qu’ils ne parlent. Moins nous parlons, plus nous apprendrons de ceux qui nous entourent.

Soyez accessible

Si vous faites en sorte que les employés se sentent bien dans leur peau, si vous les encouragez et que vous les appréciez et leur travail, ils vous écouteront. Demander régulièrement leurs opinions aidera à cela, tout comme avoir des conversations occasionnelles et prendre le temps d’envoyer des e-mails les motivant.

Essayez également d’être physiquement accessible, par exemple, ne travaillez pas toujours hors du bureau, ne répondez pas à vos e-mails, etc. Les gens seront frustrés s’ils ne peuvent pas entrer en contact avec vous et peuvent même vous juger incompétent.

Personnalisation

Pour vous rendre plus accessible, essayez de vous connecter avec votre équipe en discutant avec elle à un niveau personnel. S’engager dans des conversations non professionnelles peut les aider à se rapprocher de vous, ce qui les aidera à vous aimer et à vous faire confiance. Cela aidera à partager des idées car ils sont plus à l’aise de parler avec vous.

Alors renseignez-vous sur votre équipe – prenez le temps de déjeuner dans la salle de pause du personnel, saluez-les lorsque vous passez devant, etc. Même vos conversations d’affaires peuvent avoir un élément de personnalisation pour aider à établir des rapports.

Utiliser la narration

Raconter des histoires aide à créer du sens et peut être partagé entre collègues. C’est aussi beaucoup plus mémorable. Vous pouvez également apprendre beaucoup en écoutant les histoires des employés, telles que les préoccupations ou les problèmes avec lesquels ils sont aux prises.

Construire un travail d’équipe par la communication

Si vous construisez une grande équipe, vous pouvez accomplir à peu près tout, c’est pourquoi les VC et les autres investisseurs se concentrent autant sur l’équipe initiale. Une communication solide vous permet d’attirer de bons membres d’équipe, car vous serez en mesure de vendre une vision convaincante pour l’avenir. Une fois que vous avez constitué une équipe, la communication vous aide à la fidéliser, en maintenant tout le monde aligné sur la vision et en comprenant ce qui est exigé d’eux.

Soyez présent lors d’une conversation

Les dirigeants d’entreprise, les entrepreneurs et les dirigeants ont généralement des journées avec peu ou pas de temps d’arrêt. Ils se précipitent de réunions en conférences téléphoniques, prenant rarement le temps de se vider la tête et de se remettre à zéro pour le point suivant de leur ordre du jour. Cependant, la plupart des études montrent que les humains ne sont vraiment productifs que quelques minutes par heure.

Il est donc important que lorsque vous discutez avec un collègue sur le chemin d’une réunion, lors d’une conférence téléphonique avec des membres de l’équipe ou lors d’une réunion d’entreprise, vous soyez activement présent dans l’instant. Soyez engagé avec votre public, peu importe à quel point vous pensez que la conversation peut être triviale.

Gardez votre équipe alignée

En tant que leader, vous avez la responsabilité de vous assurer que vos collègues connaissent votre vision et vos objections pour l’équipe. Souvent, nous dirons quelque chose et découvrons plus tard que cela a été mal compris.

Un bon leader a la responsabilité de s’assurer que son équipe sache et comprend ce qu’il lui a dit et quelles sont ses priorités. Les priorités peuvent changer fréquemment, vous devez donc donner aux gens le pouvoir de revenir vers vous pour obtenir des éclaircissements sans craindre d’être réprimandé.

Évitez de livrer des monologues à votre équipe

Le personnel est beaucoup plus susceptible de vous écouter et de vouloir vous écouter s’il a une contribution. Si vous vous tenez là à dicter ce qu’ils doivent faire, sans leur donner l’occasion de partager leurs opinions ou leurs idées, ils vont se sentir frustrés. Vous devez viser à avoir des dialogues avec votre personnel car cela peut aider le projet et la cohésion d’équipe.

Obstacles à la communication avec le leadership

La communication ne se passe pas toujours bien en raison de divers facteurs, en voici quelques-uns:

• Ne pas adapter votre communication au public.
• Manque de planification avant de s’adresser à votre public.
• Manque de confiance.
• Manque de confiance.
• Faire des hypothèses incorrectes sur le public.
• Ne pas écouter.
• Utiliser un langage corporel qui ne correspond pas à ce que vous dites.

En résumé

En tant que leader, une bonne communication est essentielle non seulement pour fournir des détails sur les objectifs et la vision de ce que vous essayez d’accomplir, mais aussi pour motiver, inspirer et gérer les relations pour amener les gens dans la direction souhaitée.

Lorsque nous sommes en position de leadership, nous ne réalisons souvent pas que les projecteurs sont toujours braqués sur nous. Tout ce que nous disons et faisons est examiné, pour le meilleur et pour le pire. Les mots et les actions peuvent devenir des habitudes et les habitudes contribuent à définir notre caractère. Le leadership est un privilège qui doit être gagné chaque jour.

Rappelez-vous que fondamentalement, les principes de la communication régissent toutes les interactions commerciales.