uppdaterad 04 mars 2021 – Sophie Thompson

i alla affärsroller måste du kunna förmedla dina tankar och vision på sätt som driver effektivt beslutsfattande, lagarbete och handling. De största ledarna motiverar och inspirerar sitt team genom tydlig kommunikation, samtidigt som de främjar disciplin, ansvarsskyldighet och strategisk anpassning.att dela information är oerhört viktigt för en organisation och blir ofta svårare när den växer. De ledande ledarna måste föregå med gott exempel genom att kommunicera information, vara så transparenta som möjligt och skapa förtroende.

det är mycket svårt för en organisation att trivas om information hålls i avdelningssilor. I den här artikeln täcker vi kommunikationsprinciper och tekniker som används av världens mest framgångsrika chefer.

fördelar med ledarskapskommunikation

viktiga fördelar med god kommunikationsförmåga för ledare inkluderar:

• förmåga att leverera meddelanden som inspirerar din publik att vidta åtgärder
• förtroende när du presenterar ideer och företagets vision för ditt team
• effektivt förmedla dina insikter och rekommendationer

principer för ledarskapskommunikation

kommunikation börjar när du tar över en ny ledarroll och behöver beskriva din ledarskapsfilosofi, prioriteringar och mål för organisationen. Nedan följer de viktigaste teknikerna och principerna för att leverera dina meddelanden:

prioritera

dålig kommunikation kan ta värdefull tid och kan leda till misstag. Se till att du gör en tydlig plan innan du kommunicerar, inklusive att beställa vad du ska säga på ett logiskt sätt. Till exempel:

• ange syftet med uppgiften och önskat resultat
• förklara hur lång tid det ska ta och när tidsfristen är
• vilka är nödvändiga resurser
• eventuella ytterligare detaljer
• upprepa din kommunikation…

upprepa din kommunikation

leverera dina meddelanden flera gånger för att stärka förståelsen. Det finns forskning som tyder på vikten av att upprepa kommunikation, till exempel i en studie publicerad i Harvard Business Review observerades tretton chefer och deras kommunikation spårades.

det drogs slutsatsen att när kommunikationen upprepades var det mer troligt att ett projekt skulle slutföras snabbare och med färre misstag (Neeley & Leonardi, 2011).

så se till att du upprepar dina meddelanden eftersom detta är användbart för ditt team och organisationen. Använd olika medier för att hjälpa till med detta, till exempel om du har pratat med ditt team om ett nytt projekt, följ sedan upp detta med ett e-postmeddelande för att konsolidera det som sades.

var synlig inom organisationen

synlighet handlar om att låta ditt team och viktiga intressenter få en känsla för vem du är och vad du bryr dig om. Det är lätt att gömma sig bakom en dator och skicka meddelanden till andra utan att se eller interagera med dem.

spendera lite tid ansikte mot ansikte med anställda och andra medlemmar i företaget, besök kontor, callcenter, besök butiker och andra platser. Det visar människor att du är tillgänglig och att du bryr dig om dem. Ju mer synlig du är, desto bättre kommer du att kunna leda.

Empathise

att vara empatisk betyder att du kan identifiera och förstå andras känslor, dvs föreställa dig själv i någon annans position. Att vara empatisk visar ditt team att du bryr dig.

till exempel, om en chef reagerar ilsket efter att ha upptäckt att en anställd har anlänt till jobbet sent eftersom deras barn är sjuk, kommer laget sannolikt att reagera negativt mot chefen. Det skulle vara mer fördelaktigt för chefen att förstå och komma överens om en handlingsplan med arbetstagaren, till exempel att arbetstagaren börjar arbeta tidigare och slutar senare.

anställda kommer att respektera och lita på dig mer om du empati och därefter kommer arbetsprestandan att förbättras.

att utveckla empati:

• Tänk dig själv i någon annans position. Även om du inte har upplevt en liknande situation, kom ihåg en situation där du har känt samma känsla som din anställd upplever.
• öva på att lyssna på dina anställda utan att avbryta dem.
• observera dina anställda och försök att mäta hur de mår.
• ignorera aldrig dina anställdas känslor, till exempel om en anställd ser upprörd ut, bortse inte från detta – adressera det.
• försök att förstå först snarare än att bilda en dom. Till exempel kan du initialt känna dig irriterad hos en anställd som verkar kall och ointresserad. Men efter att ha upptäckt att de lider av social ångest kan du känna dig mer sympatisk.
• för att kommunicera din empati håll ditt kroppsspråk öppet och reglera din röst för att visa din uppriktighet.

förklara komplex strategi så enkelt som möjligt

Bryt ner komplexa tankar och strategier i enkla begrepp som dina anställda kan relatera till. Ju mer minnesvärd, desto bättre. Om du har problem med att destillera något till dess väsen är det ett tecken på att du kanske inte har en klar förståelse för det. Det gör det omöjligt för dig att kommunicera det effektivt till andra. Försök att inte fastna i teknisk jargong och affärer-tala.

När du förenklar dina mål, var försiktig så att du inte är vag med vad du vill ha från ditt lag, se till att de vet exakt vad du förväntar dig och när du förväntar dig det.

om de inte förstår vad du säger till dem vet de inte vad de borde göra. Du förlorar produktiviteten när de måste ringa tillbaka till dig för att klargöra viktig information.

lyssna aktivt – effektiv kommunikation är tvåvägs

”När folk pratar, lyssna helt. Tänk inte vad du ska säga. De flesta lyssnar aldrig. De observerar inte heller.”- Ernest Hemmingway

bra ledare vet hur man ställer stora frågor och lyssnar sedan med både ögon och öron. Det är lätt att vara så fokuserad på att få ut ditt meddelande eller övertyga andra att du inte stämmer överens med vad du ser och hör.

eftersom du är i myndighetsposition får du inte alltid direkt feedback. Du måste både lyssna på vad som sägs och studera icke-verbala signaler som kroppsspråk för att berätta vad du behöver veta.

motivera

uppmuntra ditt team att delta och dela sina ideer eftersom det hjälper dem att bli personligt investerade i sitt arbete och företagets arbete. Motivation kommer att spridas till andra runt dem.

öppenhet

tala inte bara med människor som har liknande åsikter som dina egna, Du bör också prata med dem som har motsatta åsikter. Visa intresse för vad de säger i syfte att förstå hur de tänker. Detta kommer att hjälpa till med din egen utveckling eftersom det utmanar dig.

människor kommer att beundra dig för detta eftersom det visar en vilja att lära av andra även om du är i oenighet. Genom att förstå deras perspektiv blir det också lättare att förklara vad du vill ha av dem och varför.

Feedback

med denna öppna syn, uppmuntra ditt team att ge feedback om dig, inklusive feedback på din kommunikation – använd ett anonymt system så att personalen känner sig mer bekväm att tillhandahålla det.

ditt team kommer att respektera dig för detta eftersom det är rättvist arrangemang med tanke på att de får feedback. Du kommer att få värdefull insikt i hur du uppfattas och vad du behöver arbeta med – allt kommer att bidra till att förbättra din kommunikation.

om du säger att du ska göra något, gör det

se till att du följer upp det du har lovat. Det handlar om Trovärdighet, som kokar ner till förtroende, en av de viktigaste delarna av ledarskapet. Dina handlingar måste anpassa sig till dina ord annars kommer du att vara i trubbel, särskilt om du inte känner igen och korrigera det snabbt och genuint.

det kan vara svårt att få feedback på detta från ditt team så be en kollega att berätta om det finns några skillnader mellan vad du säger och gör. Det är nog bättre att säga ingenting eller fördröja din kommunikation tills du är säker på att du kommer att kunna följa med handling.

prata med alla som individer

ledare har ofta inte tid att prata med alla de vill och behöver individuellt. För att vara ledare måste du effektivt kunna komma över ditt budskap och få publiken att känna sig som om du adresserar dem individuellt – oavsett om du pratar med en person i ett mötesrum eller adresserar tusentals i en konferenssal.

för att hjälpa till med detta måste du identifiera vem publiken är och deras egenskaper. Från detta kan du anpassa din kommunikationsstil så att den passar dem vilket följaktligen ger dig mer kontroll över att sprida dina meddelanden.

Var dig själv, äkta och ärlig

de bästa ledarna har lärt sig att effektiv kommunikation handlar lika mycket om äkthet som om orden de talar och skriver. Försök inte vara någon annan, låt dina värderingar komma igenom i din kommunikation och använd språk som är tydligt ditt eget. Folk vill ha riktigt. Människor respekterar verkliga. Människor följer verkliga. Om dina anställda inte respekterar dig lyssnar de inte på dig.

om du kommunicerar öppet och ärligt kommer du att göra några misstag men dessa misstag kommer att vara bättre än de oinspirerande kommunikationerna i många företag. Det kommer också att finnas tillfällen då du inte har svaret och det är bra att erkänna att du inte gör det. dina anställda kommer att respektera ditt mod och ärlighet.

det är lättare att vara äkta om du ser saker ur ditt medarbetares perspektiv – sätt dig själv i deras tankesätt. Försök att förstå varför de säger eller beter sig som de är.

LED med exempel

genom att ange ett exempel visar det ditt team att du kan göra vad du förväntar dig av dem. Det hjälper till att få ut det bästa av dina anställda utan att uttryckligen påminna dem. Om du inte följer dina egna regler och meddelanden, varför ska din personal? Detta är särskilt viktigt när det har varit en kris eller företaget går igenom en svår tid – du måste visa laget hur man hanterar situationen.

människor har mer anledning att lita på dig när dina handlingar speglar dina ord. Kom ihåg att, till ditt team, du är i huvudsak en väl respekterad budbärare.

öva kommunikationsförmåga

det är viktigt att öva leverans av meddelanden med hög effekt, så att de är minnesvärda och motiverande. God kommunikationsförmåga kommer inte naturligt för de flesta. Många människor, inklusive företagsledare och chefer, behöver träna upprepade gånger för att förbättra sina färdigheter.

var medveten om icke-verbal kommunikation

icke-verbala kommunikationstekniker involverar närvaro, kroppsspråk och leverans. Forskning har visat att människor betalar mycket mindre uppmärksamhet åt de ord som sägs och mycket mer uppmärksamhet åt de handlingar och icke-verbala ledtrådar som följer med dessa ord.

icke-verbala signaler inkluderar ansiktsuttryck, användning av handrörelser, kroppshållning och ögonkontakt. Ledare bör sträva efter att matcha vad de säger med sina icke-verbala signaler, på detta sätt kommer de att bygga starkare rapport och verka mer trovärdiga.

förtroende

Du måste vara säker på din kommunikation – dina anställda måste tro dig och låta tveksamt och negativt kommer att ha motsatt effekt. Genom att låta entusiastiskt och säkert kommer ditt lag att känna sig mer motiverat.

Tips för att låta mer självsäker:

• Undvik / minska fyllnadsord.
• tala högt och tydligt-tänk på att projicera din röst på baksidan av rummet.
• håll ögonkontakt och en bra hållning.
• Undvik att tala i monoton.
• gest med händerna för betoning och matcha ditt kroppsspråk med vad du säger.
• tala i en takt som är lätt att följa. Om du är för snabb eller för långsam blir det svårt för publiken att förstå vad du säger och det är också frustrerande. 190 ord per minut har föreslagits som den perfekta takten.
• fäst takten för att visa entusiasm och sakta ner för betoning, eftertänksamhet eller försiktighet.
• använd pauser så att publiken kan reflektera över dina meddelanden.
• Uttryck din tacksamhet och uppskattning.
• le.
• Undvik negativa introduktioner till ideer, som ”ledsen” eller ”det här är bara min åsikt…”
• ange vad du vill säga, till exempel ”Vi måste ändra detta”, är mycket mer självsäker än ”enligt min mening/Jag tror att vi behöver ändra detta…”

Ställ rätt frågor

Ställ rätt frågor som kommer att främja produktiv och användbar kommunikation mellan laget. Om du har byggt upp ett smart team runt dig med en mängd olika domänkunskap, kommer frågor att hjälpa dig att lära dig mycket snabbt av dem.

genom att styra en konversation med ett specifikt mål i åtanke uppnår vi mycket mer genom att utnyttja talangen som omger oss.

var konsekvent

ledare bör vilja erkännas för mer än sitt hårda arbete – de borde vilja erkännas som rättvisa. Anställda vill inte ha en ledare vars humör och attityd är inkonsekventa, de vill inte vara ständigt rädda för att provocera en humörsvängning.

Du bör inte leda av rädsla eftersom det skapar en ohälsosam arbetsmiljö och det kan begränsa företaget, till exempel kan ditt företag ha en hög personalomsättning som kan påverka pågående projekt och personalen kan vara ovillig att dela goda tankar.

människor kommer att arbeta hårt om de gillar dig. Som ledare måste din kommunikationsstil vara rättvis, snäll och konsekvent så att dina anställda känner sig lugna i din närvaro.

tala mindre, lyssna mer

en viktig aspekt av kommunikation är förmågan att aktivt lyssna som vi nämnde tidigare. Aktivt lyssnande innebär att man bara koncentrerar sig på talaren och ignorerar externa avbrott, inklusive lyssnarens egna tankar eller möjliga svar.aktiva lyssnare avstår också från att avbryta, ge talaren tid att avsluta, visa att de lyssnar genom att göra saker som att nicka eller le och reflektera eller parafrasera tillbaka för att verifiera deras förståelse.

vi befinner oss ofta i den dåliga vanan att tänka på vad vi ska säga nästa i motsats till att faktiskt lyssna på de andra som talar. När vi gör det är vi inte riktigt engagerade i konversationen. Du märker ofta att de klokaste människor lyssnar mer än de talar. Ju mindre vi pratar, desto mer lär vi oss av dem omkring oss.

var tillgänglig

Om du får anställda att må bra om sig själva, om du uppmuntrar och du visar en uppskattning för dem och deras arbete kommer de att lyssna på dig. Att be om sina åsikter regelbundet hjälper till med detta, liksom att ha avslappnade samtal och ta sig tid att skicka e-postmeddelanden som motiverar dem.

försök att vara fysiskt tillgänglig också, till exempel, träna inte alltid på kontoret, svara på dina e-postmeddelanden etc. Människor blir frustrerade om de inte kan komma i kontakt med dig och kan till och med döma dig som inkompetent.

Personalisering

för att göra dig mer tillgänglig, försök att ansluta till ditt team genom att prata med dem på en personlig nivå. Att delta i icke-affärssamtal kan hjälpa dem att relatera till dig som hjälper dem att gilla och lita på dig. Detta kommer att hjälpa till med idea sharing eftersom de är mer som att känna sig bekväma att prata med dig.

så lär dig om ditt lag-ta dig tid att äta lunch i personalrummet, hälsa på dem när du går förbi etc. Även dina affärssamtal kan ha en del av personalisering för att hjälpa till att bygga rapport.

använd storytelling

Telling stories hjälper till att skapa mening och kan delas mellan kollegor. Det är också mycket mer minnesvärt. Du kan också lära dig mycket genom att lyssna på anställdas berättelser, till exempel eventuella problem eller problem de kämpar med.

Bygg lagarbete genom kommunikation

om du bygger ett bra team kan du åstadkomma nästan vad som helst, det är varför VC: s och andra investerare fokuserar så mycket på det ursprungliga laget. Stark kommunikation gör att du kan locka bra teammedlemmar, eftersom du kommer att kunna sälja en övertygande vision för framtiden. När du har byggt upp ett team hjälper kommunikation dig att behålla det genom att hålla alla i linje med visionen och förstå vad som krävs av dem.

var närvarande i samtal

företagsledare, entreprenörer och ledare har vanligtvis dagar med liten eller ingen driftstopp. De rusar från möten till konferenssamtal, tar sällan tid att rensa huvudet och återställa för nästa punkt på deras agenda. De flesta studier visar dock att människor verkligen är produktiva i bara några minuter varje timme.

det är därför viktigt att när du chattar med en kollega på väg till ett möte, på ett konferenssamtal med teammedlemmar eller leder ett företagsmöte, är du aktivt närvarande i ögonblicket. Var förlovad med din publik oavsett hur trivial du tror att konversationen kan vara.

Håll ditt team anpassat

som ledare har du ett ansvar att se till att dina kollegor vet vad din vision och invändningar för laget är. Ofta säger vi något och upptäcker senare att det missförstods.

en bra ledare har ett ansvar att se till att deras team vet och förstår vad de berättade för dem och vad deras prioriteringar är. Prioriteringarna kan ändras ofta, så du måste ge människor befogenhet att komma tillbaka till dig för förtydligande utan rädsla för att bli reprimanded.

Undvik att leverera monologer till ditt team

personalen är mycket mer benägna att lyssna på dig och vill lyssna på dig om de har en inmatning. Om du står där och dikterar vad de ska göra, utan att ge dem möjlighet att dela sina åsikter eller tankar, kommer de att känna sig frustrerade. Du bör sträva efter att ha dialoger med din personal eftersom detta kan hjälpa projektet och med teamsammanhållning.

hinder för ledarskapskommunikation

kommunikation går inte alltid smidigt på grund av olika faktorer, här är några av dem:

• skräddarsy inte din kommunikation till publiken.
• brist på planering innan du adresserar din publik.
• brist på förtroende.
• brist på förtroende.
• göra felaktiga antaganden om publiken.
• lyssnar inte.
• använda kroppsspråk som inte matchar vad du säger.

Sammanfattningsvis

som ledare är stor kommunikation kritisk, inte bara för att ge detaljer om målen och visionen för vad du försöker uppnå, men också för att motivera, inspirera och hantera relationer för att flytta människor i önskad riktning.

När vi är i en ledarposition inser vi ofta inte att strålkastaren alltid är på oss. Allt vi säger och gör granskas, på gott och ont. Ord och handlingar kan bli vanor och vanor bidrar till att definiera vår karaktär. Ledarskap är ett privilegium som måste tjänas varje dag.

Kom ihåg att kommunikationsprinciperna i grunden driver alla affärsinteraktioner.