Note d’information &but

Notre politique de voiture de société décrit nos directives pour l’utilisation des voitures de société. Une ”voiture de société » est tout type de véhicule que notre entreprise attribue aux employés pour subvenir à leurs besoins de transport pour leur travail. Les voitures de société appartiennent à notre entreprise et nous voulons nous assurer que nos employés les utilisent correctement.

Champ d’application

Cette politique s’applique à tous nos employés éligibles à recevoir une voiture de société et à ceux qui en conduisent une dans le cadre de leurs tâches quotidiennes.

Éléments de la politique

Les employés qui peuvent se voir attribuer une voiture de société

Les employés qui peuvent se voir attribuer une voiture de société se répartissent en trois catégories :

• Les employés qui doivent voyager plus de par an pour rencontrer des clients, des partenaires ou des fournisseurs.
• Les employés qui utilisent les véhicules de l’entreprise comme une partie indispensable de leur travail (par exemple, les chauffeurs routiers et les chauffeurs-livreurs).
• Employés qui reçoivent une voiture de société comme avantage attaché à leur emploi.

Dans la plupart des cas, notre société déterminera quels employés seront affectés aux voitures de société. Les employés qui ne sont pas affectés à des voitures de société mais qui estiment en avoir besoin peuvent en discuter avec leur superviseur ou consulter nos employés sont autorisés à conduire leurs voitures de société attribuées en dehors des heures de travail, mais ils doivent toujours respecter cette politique.

Nous nous réservons le droit de révoquer ou de céder des véhicules de société à notre discrétion.

Conditions préalables pour conduire une voiture de société

Nos employés ne sont autorisés à conduire une voiture de société que s’ils:

• Ont un permis de conduire valide.
• Avoir un dossier de conduite propre pendant au moins. Cela signifie qu’ils ne doivent pas avoir été tenus pour responsables d’un accident de voiture, ni arrêtés pour violation des lois sur les véhicules et la circulation (par exemple, conduite sous l’influence de drogues ou d’alcool).

Les employés devront remplir un formulaire et soumettre une copie de leur permis de conduire pour être admissibles à une voiture de société.

Les employés handicapés

Les employés handicapés peuvent également avoir droit à des voitures de société et à des places de stationnement. Nous sommes également disposés à prendre des mesures d’adaptation raisonnables pour faciliter l’utilisation de leur véhicule de société. Les employés qui prennent des médicaments qui affectent gravement leur sens de l’orientation, leur vision ou leurs réflexes peuvent ne pas être autorisés à conduire une voiture de société.

Obligations du conducteur

Nous attendons des employés qui conduisent des véhicules de société qu’ils suivent les règles. Ils devraient:

• Conduire en toute sécurité et sobriété.
• Respectez le code de la route et les autres conducteurs.
• Le cas échéant, porter des lunettes ou des contacts lors de la conduite.
• Documentez toutes les dépenses liées à la conduite, comme les carburants et les péages.
• Vérifiez régulièrement leur voiture pour vous assurer que l’essence, la pression des pneus et tous les liquides de la voiture sont à des niveaux appropriés.
• Signalez tout dommage ou problème avec leurs voitures assignées à HR dès que possible.
• Évitez le double stationnement, le blocage des entrées et d’autres infractions au code de la route pouvant entraîner des amendes.

Si les employés voient leur permis de conduire suspendu ou révoqué, ils doivent nous informer que Nous réaffecterons leur voiture de société jusqu’à ce qu’ils deviennent admissibles à conduire conformément à notre politique (conserver un dossier de conduite propre pendant au moins).

Les employés fatigués et/ou malades devraient éviter de conduire s’ils estiment que leur capacité de conduire est affaiblie. Si la maladie survient lors d’un voyage d’affaires nécessitant l’utilisation d’une voiture de société, les employés doivent prendre des pauses régulières pendant la conduite ou demander aux RH un hébergement pour la nuit, si nécessaire.

Les employés ne sont pas autorisés à:

• Fumée à l’intérieur d’une voiture de société.
• Louez, vendez ou prêtez une voiture de société.
• Enfreignez les lois sur la distraction au volant en utilisant un téléphone ou en envoyant des SMS au volant.
• Utilisez une voiture de société pour apprendre à conduire à quelqu’un.
• Laissez la voiture de société déverrouillée, sans surveillance ou garée dans des zones dangereuses.
• Autorisez les personnes non autorisées à conduire une voiture de société, sauf si une urgence l’exige.

Accidents

Si des employés sont impliqués dans un accident avec une voiture de société, ils doivent contacter immédiatement notre service des ressources humaines afin que nous puissions prendre contact avec notre assureur. Les employés ne doivent pas accepter la responsabilité ou garantir le paiement à une autre partie en cas d’accident sans l’autorisation de l’entreprise.

Les employés doivent suivre les directives légales pour échanger des informations avec les autres conducteurs et appeler la police locale en cas d’accident grave.

Les obligations de notre entreprise

Nous voulons nous assurer que tous nos employés sont en sécurité au travail et préserver la légalité de notre entreprise. Pour ces raisons, nous allons :

• Nous assurer que les voitures sont sécuritaires avant de les affecter aux employés.
• Planifiez un entretien périodique pour vous assurer que les voitures restent en bon état.
• Fournir une copie de cette politique à tous les employés qui se voient attribuer des voitures de société.
• Assurez les véhicules avec un fournisseur d’assurance fiable.

Les conducteurs sont responsables d’apporter leurs voitures de société pour tout entretien prévu par notre société.

Nous conservons des registres de notre flotte avec la date de fabrication et le kilométrage. Nous retirerons toute voiture jugée trop vieille ou trop kilométrique.

Nous ne sommes pas responsables de:

• Payer les amendes que les employés accumulent en conduisant des voitures de société dont ils sont responsables (par exemple pour avoir conduit trop vite.)
• Renflouant les employés arrêtés alors qu’ils conduisaient des voitures de société.

Protéger l’environnement et réduire les coûts

Les voitures sont nocives pour notre environnement et coûteuses à utiliser. Nous essaierons de fournir aux employés des voitures écologiques lorsque cela sera possible. Nous nous attendons également à ce que nos employés utilisent judicieusement les voitures de société qui leur sont attribuées, compte tenu des impacts environnementaux. Exemples de cas où l’utilisation de voitures de société n’est pas nécessaire:

• Lorsque les transports en commun sont facilement accessibles et plus rapides.
• Lorsque les voyages d’affaires sont suffisamment éloignés pour justifier l’utilisation du train ou de l’avion.
• Lorsque les employés peuvent effectuer une tâche sans conduire.

Conséquences disciplinaires

Les employés s’exposent à des conséquences disciplinaires s’ils ne respectent pas les règles de cette politique. Pour les infractions mineures, comme permettre à des personnes non autorisées de conduire une voiture de société ou recevoir plus que des amendes, nous pouvons émettre des réprimandes et finalement révoquer la voiture de société.

Nous pouvons licencier un employé et/ou engager des poursuites judiciaires si nécessaire pour des infractions plus graves. Cela peut inclure la location d’une voiture de société pour un gain financier personnel, ou causer un accident en conduisant en état d’ébriété.