Excel munkafüzetek létrehozásakor számos fájltípus közül lehet választani. Néhány a legjobb fenntartva az importáló, illetve az exportáló adatok pl. TXT, CSV, PDF formátumban, valamint néhány konkrét/legacy funkció pl. sablonok, bővítmények, még a legacy XLW Excel 4.0 fájltípus, amely lehet megnyitni, az Excel 2013-ban, majd később, de nem mentette meg.

számos “standard” fájltípus létezik a napi munkafüzetekhez, mindegyiknek megvannak a saját előnyei és hátrányai.

XLS-az Excel 5 bináris fájltípusa.0/95 és 97-2003. Még mindig valószínű, hogy találkozik ezekkel rendszeresen. Ahol lehetséges, azokat egy újabb fájltípusra kell konvertálni, hogy mind a lemezterületet megtakarítsák, mind pedig az újabb Excel funkciókat kihasználják. Ennek a fájltípusnak az egyetlen előnye, hogy visszafelé kompatibilis az Excel (2003 vagy korábbi) régebbi verzióival. Hátránya, hogy nagyobb a fájlméret és kisebb a sor/oszlop határ, mint az újabb formátumok (65 536 sor és 256 oszlop), és nincs lehetőség újabb funkciók használatára. Az XLS fájlkiterjesztésből sem lehet megmondani, hogy a munkafüzet tartalmaz-e VBA makrókódot.

XLSX-az XML fájltípus. Az Excel 2007 alapértelmezett fájltípusa, majd később a dokumentumok XML (Extensible Markup Language) formátumban kerülnek mentésre. Kompatibilis az összes képlet funkció (ami okozhat munkafüzet képlet, hogy a “szünet”, amikor régebbi Excel verziók), valamint támogatja a nagyobb lapok, mint XLS (1,048,576 sort, majd 16,384 oszlopok), de nem teszi lehetővé a használatát VBA makrók. A munkafüzet fájlmérete kisebb, ha xlsx-ként mentésre kerül az XLS helyett-míg a tárolás manapság nem jelent problémát, ez fontos lehet, ha e-mail fájlokat próbál meg elküldeni, és a vállalati környezet mellékletméret-korlátján belül marad.

az XLSX egy “nyitott” fájlformátum, ami azt jelenti, hogy valószínűbb, hogy más táblázatkezelő szoftver helyesen olvassa el. Az XLSX formátumban mentett munkafüzet valójában szöveges fájlok gyűjteménye-ha a fájlkiterjesztést XLSX-ről ZIP-re változtatja (ezt csak a munkafüzet egy példányán teheti meg!) megnyitható egy ZIP fájlolvasóban a belső fájlstruktúra megtekintéséhez. Én ezt a ‘funkció’ egyszer, hogy melyik lap egy munkafüzet okozza, hogy sokkal tovább, mint szükséges, hogy nyitva: megtekinti a szöveges fájlok, láttam, hogy egy munkalap szignifikánsan nagyobb méretű, mint a többi még úgy nézett ki, azonos az Excel. Kiderült, hogy több millió üres cellát formáztak-gyors javítás, ha tudod, hol kell keresni!

XLSX Strict-a “még megfelelőbb” fájltípus. Ez megjelenik az Excel fájltípus listában, mint ” szigorú nyitott XML táblázatkezelő (*.xlsx)”, és ahogy a neve is sugallja, szigorúbban megfelel a nyílt dokumentum szabványoknak. Ez nem kompatibilis néhány Excels újabb, egyedi funkciók, ezért nem széles körben használják.

XLSM-a makró kompatibilis fájltípus. Azonos az XLSX fájlformátummal, de lehetővé teszi a VBA makrók használatát. A felhasználók a fájlkiterjesztésből azonosíthatják, hogy a makrókód be van ágyazva, és a munkafüzet megnyitásakor/használatakor megteszik a szükséges biztonsági óvintézkedéseket.

XLSB-a legújabb bináris fájltípus. Fájlméret még kisebb, mint XLSX és ott is jelentős sebesség nyereség megnyitása és mentése bináris fájlok, összehasonlítva az XML formátumokat, ha a nagy és összetett munkafüzetek. A funkcionalitás megegyezik az XLSM fájlformátummal, mivel a VBA makrók beágyazhatók, ezért óvintézkedéseket kell tenni, mivel a fájlkiterjesztés nem jelzi, hogy makrókat tartalmaz.

ODS-az OpenDocument táblázatkezelő fájl típusa. Csak akkor használja ezt a formátumot, ha a nyílt forráskódú táblázatkezelő szoftverekkel, például a LibreOffice-szal és az OpenOffice-szal zökkenőmentes interoperabilitást igényel, mivel különbségek vannak az ODS és az XLSX között, amelyek kompatibilitási problémákat okoznak az újabb Excel funkciókkal és funkciókkal.

az általam preferált választás az XLSB használata a sebesség és a fájlméret előnyei miatt. Az egyetlen hátránya a kompatibilitás más táblázatkezelő szoftverekkel (a legtöbb vállalati környezetben valószínűtlen), valamint a VBA makrókóddal kapcsolatos óvintézkedések. Az Excel 2007-től kezdve az alapértelmezett fájltípus XLSX, de ez könnyen megváltoztatható-például az Excel 365-ben válassza a”File > Options > Save ” lehetőséget, majd válassza ki a kívánt alapértelmezést.

végső megjegyzés esetén, ha a munkafüzet fájlmérete problémát jelent az Ön számára, akkor ez a cikk néhány jó ötletet ad arról, hogyan lehet a táblázatokat kisebbre tenni.