Quando si creano cartelle di lavoro di Excel ci sono un gran numero di opzioni di tipo di file tra cui scegliere. Alcuni sono meglio riservati per l’importazione e l’esportazione di dati, ad esempio TXT, CSV, PDF e alcuni per funzionalità specifiche/legacy, ad esempio modelli, componenti aggiuntivi e persino il tipo di file XLW Excel 4.0 legacy che può essere aperto in Excel 2013 e versioni successive ma non salvato.

Esistono diversi tipi di file “standard” per le cartelle di lavoro quotidiane, ognuna con i propri vantaggi e svantaggi.

XLS-il tipo di file binario per Excel 5.0/95 e 97-2003. È ancora probabile incontrare questi su base regolare. Ove possibile, dovrebbero essere convertiti in un tipo di file più recente per risparmiare spazio su disco e sfruttare le nuove funzionalità di Excel. L’unico vantaggio di questo tipo di file è la sua compatibilità con le versioni precedenti di Excel (2003 e precedenti). I suoi svantaggi sono una dimensione del file più grande e limiti di riga / colonna più piccoli rispetto ai formati più recenti (65.536 righe e 256 colonne) e nessuna possibilità di utilizzare funzionalità più recenti. Non è inoltre possibile dire dall’estensione del file XLS se la cartella di lavoro contiene codice macro VBA.

XLSX – il tipo di file XML. Il tipo di file predefinito per Excel 2007 e versioni successive, i documenti vengono salvati in un formato XML (Extensible Markup Language). È compatibile con tutte le funzionalità della formula (che possono causare l’interruzione della formula della cartella di lavoro quando si utilizzano versioni precedenti di Excel) e supporta fogli più grandi di XLS (1.048.576 righe e 16.384 colonne) ma non consente l’uso di macro VBA. La dimensione del file di una cartella di lavoro è più piccola se salvata come XLSX invece di XLS – mentre lo storage tende a non essere un problema in questi giorni, questo potrebbe essere importante quando si tenta di inviare file e rimanere all’interno del limite di dimensione degli allegati di un ambiente aziendale.

XLSX è un formato di file’ aperto ‘ che significa che è più probabile che venga letto correttamente da altri software di fogli di calcolo. Una cartella di lavoro salvata nel formato XLSX è in realtà una raccolta di file di testo – se si modifica l’estensione del file da XLSX a ZIP (farlo solo su una copia della cartella di lavoro!) può essere aperto in un lettore di file ZIP per visualizzare la struttura interna del file. Ho usato questa ‘caratteristica’ una volta per identificare quale foglio in una cartella di lavoro stava causando molto più tempo del necessario per aprire: visualizzando i file di testo ho potuto vedere che un foglio di lavoro era di dimensioni significativamente più grandi degli altri, ma sembrava identico in Excel. È emerso che milioni di celle vuote avevano la formattazione applicata – una soluzione rapida quando si sa dove guardare!

XLSX Strict – il tipo di file ‘ancora più conforme’. Questo viene visualizzato nell’elenco dei tipi di file Excel come “Strict Open XML Spreadsheet (*.xlsx) ” e, come suggerisce il nome, è più strettamente conforme agli standard Open Document. Non è compatibile con alcune delle caratteristiche più recenti e uniche Eccelle e quindi non ampiamente utilizzato.

XLSM – il tipo di file compatibile con la macro. Identico al formato di file XLSX ma consente l’uso di macro VBA. Gli utenti possono identificare dall’estensione del file che il codice macro è incorporato e prendere tutte le precauzioni di sicurezza necessarie quando si apre / si utilizza la cartella di lavoro.

XLSB-l’ultimo tipo di file binario. Le dimensioni dei file sono ancora più piccole di XLSX e ci sono anche notevoli guadagni di velocità nell’apertura e nel salvataggio di file binari, rispetto ai formati XML, quando si utilizzano cartelle di lavoro grandi e complesse. La funzionalità è la stessa del formato di file XLSM, poiché le macro VBA possono essere incorporate, quindi è necessario prendere precauzioni poiché l’estensione del file non indica che contiene macro.

ODS – il tipo di file del foglio di calcolo OpenDocument. Utilizzare questo formato solo se si richiede l’interoperabilità senza soluzione di continuità con il software di foglio di calcolo open source come LibreOffice e OpenOffice in quanto vi sono differenze tra ODS e XLSX che causano problemi di compatibilità con le funzioni e le funzionalità di Excel più recenti.

La mia scelta preferita è usare XLSB a causa dei vantaggi di velocità e dimensione del file. Gli unici aspetti negativi sono la compatibilità con altri software per fogli di calcolo (improbabile nella maggior parte degli ambienti aziendali) e le precauzioni che devono essere prese con il codice macro VBA. Da Excel 2007 in poi il tipo di file predefinito è XLSX ma questo può essere facilmente modificato – in Excel 365 ad esempio, scegli “File > Opzioni > Salva” e seleziona il tuo predefinito preferito.

In una nota finale, se la dimensione del file della cartella di lavoro è un problema per te, questo articolo fornisce alcune buone idee su come ridurre i tuoi fogli di calcolo.