Le ricevute e le fatture svolgono ciascuno un ruolo nella documentazione delle vendite per i registri contabili di un’azienda. La differenza tra loro sta nel momento in cui vengono emessi e ciò che realizzano. In parole povere, una fattura è una fattura emessa da un’azienda al cliente prima che venga effettuato il pagamento. Una ricevuta è la prova del pagamento dato dal business al cliente dopo il pagamento è stato completato.

Fatture

Le fatture vengono emesse per alcuni motivi. In primo luogo, stabiliscono chiare aspettative sulla vendita imminente, elencando i servizi o i beni forniti e delineando i termini di pagamento. Il cliente avrà 30 giorni per pagare o 90? La fattura rende questi termini cristallini.

All’interno di un sistema contabile, le fatture vengono utilizzate per valutare i pagamenti in sospeso o i crediti. Sapere quando tali pagamenti sono dovuti e il DOS medio vi aiuterà a gestire il flusso di cassa, perché sarete in grado di prevedere quando denaro entrerà nel business.

Le fatture seguono un formato standard. Le soluzioni di fatturazione online inseriranno la maggior parte delle informazioni per tuo conto, ma se stai creando una fattura da zero, assicurati di includere:

• Informazioni sulla tua azienda: elenca il nome, l’indirizzo, il numero di telefono e il sito Web della tua azienda.
• Informazioni del tuo cliente: elenca il nome del tuo cliente (nomi aziendali e contatti primari, se applicabile), indirizzo, numero di telefono e indirizzo email.
• Date: include sia la data di emissione della fattura che la data di scadenza del pagamento.
• Numero di fattura: Dare tutte le fatture un numero in modo che si può facilmente tenere traccia di loro. Se non hai mai inviato una fattura, inizia con 001.
• Elenco di beni o servizi: Delineare esattamente ciò che fornirai in cambio del pagamento. Questa sezione dovrebbe includere anche le tariffe o i prezzi per ogni voce. Se si addebita una tariffa oraria, suddividere il prezzo per includere la tariffa, il numero di ore e il costo totale.
• Costi aggiuntivi: se è necessario addebitare tasse o una tassa di gestione, assicurarsi che tali costi siano elencati come una voce separata.
• Messaggio al cliente: È consuetudine ma facoltativo includere un bel messaggio al tuo cliente, ringraziandolo per il loro business.

Quando inizi a offrire termini di pagamento ai tuoi clienti, dovrai anche creare un sistema per seguire le fatture in sospeso. Le soluzioni online possono inviare promemoria automatici, ma alcuni clienti potrebbero richiedere un tocco più caldo e richiederanno alcuni check-in per telefono o e-mail.

Ricevute

Indipendentemente dal fatto che tu abbia o meno inviato fatture in passato, hai quasi certamente incontrato le ricevute. Le ricevute di generi alimentari sono spesso lunghe con dozzine di voci su di esse, mentre una ricevuta di servizio da un cambio dell’olio può essere stampata su un pezzo di carta standard con molto spazio bianco. Le ricevute sono disponibili in molte forme e dimensioni, ma svolgono tutte la stessa funzione. Forniscono al cliente la prova del pagamento per i beni o i servizi elencati sulla ricevuta.

Sul lato fornitore, le ricevute sono la documentazione utilizzata per tenere traccia delle vendite e, a volte, dell’inventario. È la prova che una vendita è stata completata e può essere emessa immediatamente dopo una vendita in contanti o dopo che è stato effettuato il pagamento di una fattura. L’unico requisito è che venga emesso dopo che il denaro ha scambiato le mani.

Simile a una fattura, ci sono alcuni componenti standard di una ricevuta che dovrebbero essere inclusi.

• Informazioni sulla tua azienda: elenca il nome, l’indirizzo e il numero di telefono della tua azienda nella parte superiore della ricevuta.
• Data: elenca la data di creazione della ricevuta. Questo dovrebbe essere il più vicino possibile al giorno in cui è stato effettuato il pagamento.
• Elenco di beni o servizi: Delineare ogni bene o servizio fornito al cliente, insieme al costo per ogni elemento pubblicitario.
• Costi aggiuntivi: elenca le tasse e le spese di gestione come voci separate prima di elencare l’importo totale del pagamento.
• Importo totale del pagamento: se è stata inviata una fattura, l’importo totale del pagamento deve corrispondere all’importo totale fatturato, supponendo che non siano state apportate modifiche.

Sia le ricevute che le fatture aiutano a mitigare il rischio di accordi verbali. Delineando chiaramente i dettagli delle tue transazioni, elimini le possibilità di un argomento he-said-she-said sui pagamenti. In cima a quello, si avrà una documentazione chiara per guidare la contabilità, creare rapporti finanziari accurati, e farlo attraverso il tempo fiscale indenne.

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