Kvitteringer og fakturaer spiller hver en rolle i å dokumentere salg for en bedrifts regnskapsposter. Forskjellen mellom dem ligger i når de er utstedt og hva de oppnår. Enkelt sagt, en faktura er en regning som er utstedt av en bedrift til kunden før betalingen er gjort. En kvittering er bevis på betaling gitt fra virksomheten til kunden etter at betalingen er fullført.

Fakturaer

Fakturaer utstedes av flere grunner. Først satte de klare forventninger til det kommende salget, noterte tjenestene eller varene som ble levert og skisserte betalingsbetingelsene. Har kunden 30 dager til å betale eller 90? Fakturaen gjør disse begrepene krystallklare.

i et regnskapssystem brukes fakturaer til å måle utestående betalinger eller kundefordringer. Å vite når disse betalingene forfaller og din gjennomsnittlige DOS vil hjelpe deg med å administrere kontantstrøm fordi du vil kunne forutsi når kontanter kommer inn i virksomheten.

Fakturaer følger et standardformat. Online faktureringsløsninger vil fylle ut det meste av informasjonen på dine vegne, men hvis du oppretter en faktura fra bunnen av, må du huske å inkludere:

• Firmainformasjonen Din: Oppgi firmaets navn, adresse, telefonnummer og nettsted.
• Kundens Informasjon: Oppgi kundens navn (bedrifts-og primærkontaktnavn, hvis aktuelt), adresse, telefonnummer og e-postadresse.
• Datoer: Inkluder både datoen fakturaen er utstedt og forfallsdato for betaling.
• Fakturanummer: Gi alle fakturaene dine et nummer slik at du enkelt kan spore dem. Hvis du aldri har sendt en faktura, start med 001.
• Liste Over Varer Eller Tjenester: Skissere nøyaktig hva du vil gi i bytte for betaling. Denne delen bør også inkludere priser eller priser for hver linje element. Hvis du lader en timepris, bryte prisen ned for å inkludere prisen, antall timer, og den totale kostnaden.
• Tilleggsavgifter: hvis du trenger å belaste skatter eller et ekspedisjonsgebyr, må du sørge for at disse avgiftene er oppført som en egen linje.
• Melding Til Kunde: Det er vanlig, men valgfritt å inkludere en fin melding til kunden, takke dem for deres virksomhet.

når du begynner å tilby betalingsbetingelser til kundene dine, må du også opprette et system for oppfølging av utestående fakturaer. Nettløsninger kan sende automatiske påminnelser, men noen kunder kan kreve en varmere berøring og vil kreve noen innsjekking via telefon eller e-post.

Kvitteringer

Uansett om du har sendt fakturaer tidligere, har du nesten helt sikkert kommet over kvitteringer. Dagligvarekvitteringer er ofte lange med dusinvis av linjeposter på dem, mens en servicekvittering fra en oljeskift kan skrives ut på et vanlig stykke papir med mye hvit plass. Kvitteringer kommer i mange former og størrelser, men de utfører alle samme funksjon. De gir kunden bevis på betaling for varene eller tjenestene som er oppført på kvitteringen.

på leverandørsiden er kvitteringer dokumentasjonen som brukes til å spore salg og, til tider, lager. Det er bevis på at et salg er gjennomført og kan utstedes umiddelbart etter et kontantsalg eller etter en faktura betaling er gjort. Det eneste kravet er at det utstedes etter at pengene har byttet hender.

Ligner på en faktura, er det noen standardkomponenter av kvittering som skal inkluderes.

• Firmainformasjon: Oppgi firmaets navn, adresse og telefonnummer øverst på kvitteringen.
• Dato: Oppgi datoen kvitteringen ble opprettet. Dette bør være så nær dagen betalingen ble gjort som mulig.
• Liste Over Varer eller Tjenester: Skissere hver vare eller tjeneste som ble gitt til kunden, sammen med kostnaden for hver linje element.
• Tilleggsavgifter: Oppgi skatter og håndteringsavgifter som separate linjeposter før du viser det totale betalingsbeløpet.
• Totalt Betalingsbeløp: hvis en faktura ble sendt, skal det totale betalingsbeløpet samsvare med det totale fakturerte beløpet, forutsatt at det ikke ble gjort noen endringer.

både kvitteringer og fakturaer bidrar til å redusere risikoen for muntlige avtaler. Ved å skissere detaljene i transaksjonene dine tydelig, eliminerer du sjansene for et han-sa-hun-sa-argument over betalinger. På toppen av det vil du ha klar dokumentasjon for å veilede regnskapet ditt, lage nøyaktige økonomiske rapporter, og gjøre det gjennom skattetid uskadd.

Forbered Din Bedrift For Skatt Tid

Reduser risikoen og få verktøyene du trenger.