paragony i faktury odgrywają rolę w dokumentowaniu sprzedaży dla ewidencji księgowej firmy. Różnica między nimi polega na tym, kiedy są wydawane, a co osiągają. Mówiąc prościej, Faktura to rachunek, który jest wystawiany przez firmę klientowi przed dokonaniem płatności. Paragon jest dowodem zapłaty przekazanym Klientowi przez firmę po dokonaniu płatności.

faktury

faktury wystawiane są z kilku powodów. Po pierwsze, ustalają jasne oczekiwania dotyczące nadchodzącej sprzedaży, wymieniając świadczone usługi lub towary i określając warunki płatności. Czy klient ma 30 dni na zapłatę czy 90? Faktura wyjaśnia te warunki.

w systemie księgowym faktury służą do oceny zaległych płatności lub należności. Wiedząc, kiedy te płatności są należne i średni DOS pomoże Ci zarządzać przepływy pieniężne, ponieważ będziesz w stanie przewidzieć, kiedy gotówka wejdzie do firmy.

faktury mają standardowy format. Rozwiązania do fakturowania Online wypełnią większość informacji w Twoim imieniu, ale jeśli tworzysz fakturę od podstaw, pamiętaj, aby podać:

• informacje o Twojej firmie: podaj nazwę firmy, adres, numer telefonu i stronę internetową.
• Informacje o Kliencie: Podaj imię i nazwisko klienta (firmowe i podstawowe nazwy kontaktów, jeśli dotyczy), adres, numer telefonu i adres e-mail.
• daty: zawierają zarówno datę wystawienia faktury, jak i termin płatności.
• numer faktury: podaj numer wszystkich faktur, abyś mógł je łatwo śledzić. Jeśli nigdy nie wysłałeś faktury, zacznij od 001.
• lista towarów lub usług: Określ dokładnie, co dostarczysz w zamian za zapłatę. Ta sekcja powinna również zawierać stawki lub ceny dla każdej pozycji. Jeśli naliczasz stawkę godzinową, podziel cenę, aby uwzględnić stawkę, liczbę godzin i całkowity koszt.
• dodatkowe opłaty: jeśli chcesz naliczyć podatki lub opłatę manipulacyjną, upewnij się, że Opłaty te są wymienione jako osobna pozycja.
• wiadomość do Klienta: Zwyczajowo, ale opcjonalnie, należy dołączyć miłą wiadomość do klienta, dziękując mu za ich działalność.

gdy zaczniesz oferować warunki płatności swoim klientom, będziesz musiał również stworzyć system śledzenia zaległych faktur. Rozwiązania Online mogą wysyłać automatyczne przypomnienia, ale niektórzy klienci mogą wymagać cieplejszego dotyku i wymagać kilku zameldowań przez telefon lub e-mail.

paragony

niezależnie od tego, czy wysyłałeś faktury w przeszłości, prawie na pewno natknąłeś się na paragony. Paragony spożywcze są często długie z dziesiątkami pozycji na nich, podczas gdy Paragon serwisowy z wymiany oleju może być wydrukowany na standardowej kartce papieru z dużą ilością białej przestrzeni. Paragony mają wiele kształtów i rozmiarów, ale wszystkie pełnią tę samą funkcję. Dostarczają klientowi dowód zapłaty za towary lub usługi wymienione na paragonie.

Po stronie dostawcy, paragony są dokumentacją używaną do śledzenia sprzedaży, a czasami zapasów. Jest to dowód, że sprzedaż została zakończona i może zostać wystawiona natychmiast po sprzedaży gotówkowej lub po dokonaniu płatności za fakturę. Jedynym wymogiem jest to, że zostanie wydany po pieniądze wymienił ręce.

podobnie jak faktura, istnieją pewne standardowe elementy paragonu, które powinny być dołączone.

• informacje o Twojej firmie: wpisz nazwę firmy, adres i numer telefonu na górze paragonu.
• data: wyświetla datę utworzenia paragonu. Powinno to być jak najbliżej dnia dokonania płatności.
• wykaz towarów lub usług: Przedstaw każdy towar lub usługę, która została dostarczona Klientowi, wraz z kosztem każdej pozycji.
• opłaty dodatkowe: Wymień podatki i opłaty manipulacyjne jako osobne pozycje przed podaniem całkowitej kwoty płatności.
• całkowita kwota płatności: Jeśli została wysłana faktura, całkowita kwota płatności powinna odpowiadać całkowitej kwocie faktury, zakładając, że nie dokonano żadnych zmian.

zarówno paragony, jak i faktury pomagają zmniejszyć ryzyko ustnych umów. Przedstawiając szczegóły swoich transakcji wyraźnie, eliminujesz szanse na kłótnię o płatności. Ponadto będziesz mieć jasną dokumentację, która poprowadzi Twoją księgowość, stworzy dokładne raporty finansowe i przejdzie przez czas podatkowy bez szwanku.

Przygotuj swoją firmę na czas podatkowy

zmniejsz ryzyko i uzyskaj narzędzia, których potrzebujesz.