A comunicação comercial é considerada um padrão mais elevado do que a comunicação diária. As consequências de mal-entendidos são geralmente mais elevadas e as chances de reconhecer e corrigir um erro são menores. As barreiras à comunicação e técnica para melhorar a comunicação são as mesmas, independentemente de onde a conversa ocorre.

canais de comunicação comercial

há uma expressão bem conhecida que diz: “não é o que dizes, é como o dizes.”São as duas coisas.

um canal de comunicação é o meio, a média, a forma ou o método através do qual uma mensagem é enviada para o receptor pretendido. Os canais básicos são escritos (impressos em papel ou formatos digitais), orais ou falados, e eletrônicos e multimídia. Dentro desses canais, as comunicações comerciais podem ser formais, informais ou não oficiais. Finalmente, as comunicações Podem ser ricas ou magras.

riqueza de canais refere-se à quantidade e rapidez de informação que pode ser transmitida. A comunicação cara-a-cara é muito rica porque permite que a informação seja transmitida com feedback imediato. Um tweet é muito baixo em riqueza porque permite apenas 140 caracteres a serem transmitidos sem feedback. Por outro lado, a comunicação cara-a-cara é limitada a uma pessoa que comunica com algumas outras pessoas em estreita proximidade, enquanto um tweet pode ir para milhares de seguidores em todo o mundo. O diagrama seguinte mostra a riqueza de diferentes tipos de comunicação.

diferentes tipos de meios de comunicação têm riqueza de canal variável.

as comunicações orais

os canais orais dependem da palavra falada. Eles são os meios mais ricos e incluem frente a frente, apresentações em pessoa, conferências de telefones celulares, apresentações em grupo, telefone, reuniões de vídeo, conferências, discursos e palestras. Estes canais fornecem mensagens de baixa distorção porque a linguagem corporal e a entonação de voz também fornecem significado para o receptor. Permitem o feedback imediato da comunicação ao remetente. Eles também são os canais mais trabalhosos em termos do número de pessoas envolvidas na transação. Canais orais são geralmente usados em organizações quando há uma alta probabilidade da mensagem criar ansiedade, confusão, ou uma resposta emocional no público. Por exemplo, um gerente sênior deve abordar rumores sobre demissões ou reduções em reuniões cara-a-cara com o pessoal da gerência. Isso permite ao receptor (Público) obter esclarecimentos imediatos e explicações, mesmo que a explicação seja simples, mas direta: “neste momento, eu simplesmente não sei.”

As comunicações orais também são úteis quando a organização quer introduzir um funcionário chave ou alterar uma política estabelecida há muito tempo, seguida de uma explicação detalhada por escrito. Gerentes de alta credibilidade geralmente entregam mensagens complexas ou perturbadoras. Por exemplo, um gerente sênior geralmente anunciará planos de reduzir em pessoa para que todos recebam a mesma mensagem ao mesmo tempo. Isso muitas vezes irá incluir um horário para que as pessoas saibam quando esperar mais detalhes.

as comunicações escritas

as comunicações escritas incluem e-mails, textos, memorandos, cartas, documentos, relatórios, boletins informativos, folhas de cálculo, etc. (Embora os e-mails sejam eletrônicos, eles são basicamente versões digitais de memorandos escritos.) Eles estão entre as comunicações de negócios mais leaner. Com comunicações escritas, O escritor deve fornecer contexto suficiente para que as palavras possam ser interpretadas facilmente. O receptor deve estar alerta para a ambiguidade e pedir esclarecimentos, se necessário. Um remetente de E-mail não pode tomar o recibo como garantido. A maioria das pessoas recebe muito e-mail e ordená-lo e filtrá-lo rapidamente, às vezes incorretamente.

As mensagens escritas são eficazes na transmissão de mensagens grandes. Os humanos são limitados na quantidade de dados que podem absorver de uma só vez. Informações escritas podem ser estudadas ao longo do tempo. Os relatórios podem incluir dados de apoio e explicações detalhadas quando é importante persuadir o receptor sobre um curso de ação. As comunicações escritas podem ser cuidadosamente trabalhadas para dizer exatamente o que o remetente significa. As comunicações formais de negócios, tais como cartas de oferta de emprego, contratos e orçamentos, propostas e citações, devem ser sempre escritas.

as comunicações electrónicas (multimédia)

as transmissões televisivas, as comunicações baseadas na web, tais como as redes sociais, os blogs interactivos, as páginas web da empresa pública e intranet, o Facebook e o Twitter pertencem a esta crescente categoria de canais de comunicação. As comunicações electrónicas permitem que as mensagens sejam enviadas de forma instantânea e global. As pessoas podem falar cara a cara através de enormes distâncias. Marketing e publicidade podem ser direcionados para muitos tipos diferentes de clientes, e unidades de negócios podem facilmente se comunicar em tempo real. Isto é especialmente importante quando os clientes devem ser avisados de recolhas de produtos ou questões de segurança.embora extremamente eficaz, a utilização generalizada das comunicações electrónicas para fins comerciais também pode ser arriscada. Nos últimos anos, as comunicações privadas e os arquivos de clientes de muitas grandes corporações foram hackeados e seus dados roubados. Em 2016, New Jersey Horizon Blue Cross Blue Shield foi multado $1.1 milhão por não proteger as informações pessoais dos pacientes médicos. A empresa armazenou dados sensíveis não criptografados, incluindo datas de nascimento e números de Segurança Social em laptops que foram roubados de seus escritórios principais.

qual canal é o melhor?

muito simplesmente, o melhor canal é aquele que mais eficazmente entrega a mensagem para que seja entendido como o remetente pretendido. Mensagens nuances ou emocionalmente carregadas requerem um meio Rico; mensagens simples e rotineiras não precisam do toque pessoal. Se quiser informar o seu departamento que às 14 horas quer ter uma reunião de stand-up de cinco minutos no corredor fora do seu escritório para felicitá-los por terem alcançado um objectivo, então envie um e-mail rápido. Não queres que as pessoas respondam com perguntas. O e-mail é um meio magro, mas funciona muito bem quando o conteúdo da mensagem não é complexo nem emocionalmente carregado. Por outro lado, uma chamada telefónica é um canal mais apropriado para pedir desculpa por ter de cancelar um almoço. O orador pode ouvir a sinceridade na sua voz e pode expressar a sua decepção ou oferecer-se para remarcar.

uma boa regra de ouro é quanto mais emocional o contexto da mensagem, mais rico o meio deve ser para entregar a mensagem. Mas lembre-se-mesmo as reuniões de negócios cara-a-cara podem ser seguidas com uma nota escrita para garantir que ambas as partes estão realmente na mesma página. Se uma reunião resultar em atribuições ou acordos, então uma nota escrita será uma documentação útil para referência futura.

Alfaiataria de uma Mensagem para um Público

Steve Jobs, um dos fundadores da Apple, foi um grande comunicador que usou de sua paixão, foco, e a habilidade de contar histórias para fazer suas apresentações memoráveis.alguma vez teve de conversar com uma criança e precisava mesmo que ela a ouvisse? Provavelmente ajoelhaste-te para estares ao nível dos olhos. Podes até ter posto a tua mão gentilmente no braço dele para focar a atenção dele em ti. Falando clara e lentamente em palavras que você sabia que ele entendia, você fez gestos faciais exagerados de medo, surpresa ou felicidade para enfatizar seus pontos. Em resumo, você adaptou sua mensagem para o seu público para que fosse eficaz.

embora o canal de comunicação que você seleciona para transmitir a sua mensagem é importante, assim também é conhecer o público pretendido. Os comunicadores eficazes parecem ajustar instintivamente seus estilos ao seu público, mas é uma habilidade que também pode ser aprendida. A forma como a informação é transmitida deve complementar o público, seja uma pessoa ou uma sala cheia de pessoas. Três fatores estão envolvidos na adaptação de uma mensagem: o remetente, a mensagem em si, e o público.

o remetente

para a maioria das comunicações comerciais diárias, um gestor só precisa de se concentrar na apresentação de uma imagem profissional. Em diferentes ocasiões, ela pode querer apresentar-se como uma líder séria e Responsável, um especialista técnico, ou informalmente casual. Mas quando é incerto o que uma situação exige, sempre errar ao lado do profissionalismo. Estudos têm mostrado que uma audiência reage inicialmente ao comportamento do orador e não ao que está sendo dito. Se você parecer nervoso, o seu público vai pegar nisso e ficar nervoso também.

A Mensagem

o primeiro passo na adaptação de uma mensagem, é claro, é escolher o canal de comunicação certo. Mas mesmo assim, há perguntas a fazer sobre a mensagem em si que irá influenciar a forma como ela é apresentada. Algumas destas perguntas estão listadas abaixo:

• qual canal se adapta melhor ao conteúdo? Uma mensagem crítica ou urgente pode exigir o canal mais rápido, seja em pessoa, mensagem de texto ou e-mail. Uma apresentação scripted requer planejamento e preparação. As empresas podem usar jornalistas ou Twitter para breves anúncios. Se você quiser demonstrar como sua organização faz algo, clarificar valores ou construir significados comuns para as pessoas em toda uma organização, você pode contar uma história memorável em uma apresentação oral ou escrita. Decida qual o canal mais adequado ao conteúdo.
• O que você quer alcançar enviando a mensagem? Pretende-se persuadir ou informar? Estás apenas a tranquilizar o teu chefe que está tudo a correr bem? Uma comunicação cara-a-cara é muito mais eficaz do que um e-mail ou relatório na tentativa de convencer alguém a mudar uma crença ou um comportamento.
• a mensagem requer interação do público ou é mais um”dump de informação”? Não tente apresentar uma justificação para um investimento de 1 milhão de dólares numa chamada telefónica, especialmente se precisar de provas de apoio. Dê tempo suficiente para responder a todas as perguntas.

as ajudas visuais irão ajudar a mensagem ou Irão apenas distraí-la? Argumentos de que um novo programa de software de computador irá aumentar a produtividade do seu departamento terá de ser apoiado por provas sólidas apresentadas em gráficos ou gráficos. Mas os visuais excessivos ou desfocados podem irritar os gerentes de alto nível que querem apenas a síntese concisa e a tripla linha de fundo (impactos econômicos, sociais e ambientais).

o público

não pode adaptar a sua comunicação ao remetente se não conhece o seu público. Aqui estão algumas perguntas a considerar quando conhecer o seu público.qual é o tamanho do seu público? É uma pessoa ou um grupo grande? Um indivíduo significa ficar “de perto e pessoal” em oposição a uma sala de conferências. Se um grupo grande, é diverso ou bastante homogêneo? Você precisa de tradutores de línguas ou assinantes para os deficientes auditivos?qual é o estado do seu público? O público é principalmente gerentes de nível superior, pares ou subordinados? Sua linguagem corporal, apresentação e formalidade variarão dependendo do status do grupo. Embora os subordinados possam ser mais facilmente colocados à vontade com uma abordagem informal e descontraída, os gerentes de alto nível geralmente querem ir direto ao ponto e passar para a próxima coisa.pode estabelecer empatia com o público? Quanto mais o público confiar em TI, mais fácil será manter a atenção deles. Reparem no público – as pessoas estão a deslocar-se, evitando o contacto visual, bocejando, ou estão a acenar de acordo e focadas? Você pode ter que adaptar a SUA Mensagem para atender o humor do público.pergunta Prática: “contribuir!”

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