När du skapar Excel-arbetsböcker finns det ett stort antal filtypalternativ att välja mellan. Vissa är bäst reserverade för import och export av data, t.ex. TXT, CSV, PDF och vissa för specifik/äldre funktionalitet, t. ex. mallar, tillägg och till och med den äldre XLW Excel 4.0-filtypen som kan öppnas i Excel 2013 och senare men inte sparas.

det finns flera ’standard’ filtyper för dagliga arbetsböcker, var och en med sina egna fördelar och nackdelar.

XLS-den binära filtypen för Excel 5.0/95 och 97-2003. Du är fortfarande sannolikt att stöta på dessa regelbundet. Om möjligt bör de konverteras till en nyare filtyp för att både spara diskutrymme och dra nytta av nyare Excel-funktionalitet. Den enda fördelen med den här filtypen är dess bakåtkompatibilitet med äldre versioner av Excel (2003 och prior). Dess nackdelar är en större filstorlek och mindre rad/kolumngränser än nyare format (65 536 rader och 256 kolumner) och ingen möjlighet att använda nyare funktioner. Det är inte heller möjligt att berätta från XLS-filtillägget om arbetsboken innehåller VBA-makrokod.

XLSX-XML – filtypen. Standardfiltypen för Excel 2007 och senare sparas dokument i ett XML-format (Extensible Markup Language). Den är kompatibel med alla formelfunktioner (vilket kan leda till att arbetsboksformeln bryts när du använder äldre Excel-versioner) och stöder större ark än XLS (1 048 576 rader och 16 384 kolumner) men tillåter inte användning av VBA-makron. Filstorleken på en arbetsbok är mindre när den sparas som XLSX istället för XLS – medan lagring tenderar att inte vara ett problem i dessa dagar, kan detta vara viktigt när man försöker e-postfiler och hålla sig inom en företagsmiljöns gräns för bifogad storlek.

XLSX är ett ’öppet’ filformat vilket innebär att det är mer sannolikt att läsas korrekt av andra kalkylprogram. En arbetsbok som sparats i XLSX-formatet är faktiskt en samling textfiler-om du ändrar filtillägget från XLSX till ZIP (gör det bara på en kopia av din arbetsbok!) den kan öppnas i en ZIP-filläsare för att visa den interna filstrukturen. Jag använde den här funktionen en gång för att identifiera vilket ark i en arbetsbok som fick det att ta mycket längre tid än nödvändigt för att öppna: genom att visa textfilerna kunde jag se att ett kalkylblad var betydligt större än de andra ännu såg identiska ut i Excel. Det visade sig att miljontals tomma celler hade formatering tillämpas-en snabb fix när du vet var du ska leta!

Xlsx Strict-filtypen’ ännu mer kompatibel’. Detta visas i Excel-filtypslistan som ” strikt Öppet XML-kalkylblad ( * .xlsx)” och, som namnet antyder, överensstämmer det mer strikt med de öppna Dokumentstandarderna. Det är inte kompatibelt med några av Excels nyare och unika funktioner och används därför inte i stor utsträckning.

XLSM – den makrokompatibla filtypen. Identisk med filformatet XLSX men tillåter användning av VBA-makron. Användare kan identifiera från filtillägget att makrokoden är inbäddad och vidta nödvändiga säkerhetsåtgärder när de öppnar/använder arbetsboken.

XLSB-den senaste binära filtypen. Filstorlekar är ännu mindre än XLSX och det finns också betydande hastighetsvinster i att öppna och spara binära filer, jämfört med XML-format, när du använder stora och komplexa arbetsböcker. Funktionaliteten är densamma som XLSM-filformatet, eftersom VBA-makron kan inbäddas, så försiktighetsåtgärder måste vidtas eftersom filtillägget inte indikerar att det innehåller makron.

ODS-den OpenDocument kalkylblad filtyp. Använd det här formatet endast om du behöver sömlös interoperabilitet med Open source-kalkylprogram som LibreOffice och OpenOffice eftersom det finns skillnader mellan ODS och XLSX som orsakar kompatibilitetsproblem med nyare Excel-funktioner och funktioner.

mitt föredragna val är att använda XLSB på grund av fördelarna med hastighet och Filstorlek. De enda nackdelarna är kompatibilitet med annan kalkylprogramvara (osannolikt i de flesta företagsmiljöer) och de försiktighetsåtgärder som måste vidtas med VBA-makrokod. Från Excel 2007 och framåt är standardfiltypen XLSX men det kan enkelt ändras – i Excel 365 väljer du till exempel”File > alternativ > spara ” och välj önskad standard.

om arbetsbokens filstorlek är ett problem för dig så ger den här artikeln några bra tips om hur du gör dina kalkylblad mindre.