Process vs procedur: vad är skillnaden? Det här är en fråga som kan hålla kvalitets-och förbättringspersonal som argumenterar i timmar; och det beror på att även om många av oss tror att vi vet vad ett förfarande eller en process är, när vi börjar diskutera våra definitioner finner vi ofta att någon kommer upp med något som inte passar riktigt med dem.

Så vad är egentligen skillnaden mellan en process och ett förfarande?

Process och procedur enligt definitionen av International Organization for Standardization (ISO)

i 2005 års utgåva av ISO 9000 definierades skillnaden mellan process och procedur som:

• en process är en uppsättning sammankopplade eller interagerande aktiviteter som omvandlar ingångar till utgångar
• ett förfarande är specificerat sätt att utföra en aktivitet eller en process

denna uppsättning definitioner hjälpte mig att få en förståelse för att:

• en process handlar om vad vi gör

och

• en procedur handlar om hur vi gör något

det här är bra och bra (och för er som bara kom för en enkel definition – där är det), men när vi börjar dyka in i ’whats’ och ’hows’ kan saker börja bli lite förvirrade – med ’whats’ ibland ser ut som ’hows’ och allt börjar låta som en Dr.Seuss bok.

det är därför den enkla definitionen ovan inte är tillräckligt bra och varför vi behöver gå djupare för svaret.

min Definition av Process vs procedur

min syn på detta har utvecklats från ISO: s definitioner ovan, att förstå en process som något som har ingångar, utgångar och aktiviteter och kan representeras som ett diagram – mycket i linje med triaster substantiv-verb metodik. Om du lägger en sekvens av ingångar och aktiviteter tillsammans för att beskriva hur man uppnår ett mål (en utgång) har du skapat en processkarta.

proceduren blir då en beskrivning av hur aktiviteten utförs; vanligtvis i textform.
den verkliga skillnaden mellan process och procedur kan därför sammanfattas av var du skulle dokumentera med ett flödesschema och där en skriftlig beskrivning skulle fungera bättre. Om det kan beskrivas i ett flödesschema är det troligtvis en process, men där en skriftlig beskrivning skulle fungera bäst för att förklara hur aktiviteterna utförs tenderar dessa att vara procedurer.

detta är förmodligen öppet för alla slags debatt, men det fungerar för mig.

För att läsa Triasters Paul Elson-Vinings syn på ämnet (och även policyer) ta en titt på: processer, policyer och förfaranden: Vad är skillnaden?

varför debatten?

så varför är vi kvalitets-och förbättringspersonal så angelägna om att diskutera definitionen av processer och förfaranden? Tja, även om det kanske inte är omedelbart uppenbart, finns det faktiskt en mycket praktisk anledning till detta. Vi spenderar mycket av vår tid på att fånga och förbättra processer för att stödja bästa praxis som arbetar i hela våra organisationer. Att bästa praxis kan följa specifika säkerhetskrav eller vara kvalitetscertifierad, eller båda eller Varken, men det är verkligen så som det har kommit överens om att alla i vår organisation ska arbeta. Så… vi gör vårt yttersta för att ta fram dokumentation för företagsledning som är tydlig och konsekvent och mest användbar för att få alla att följa processen.

att få alla att följa processen

att få alla att följa processen är svårt! Därför all oro för att göra affärsdokumentationen så användbar och intuitiv som möjligt. Men det finns också en mjukvarulösning: ATC-plattformen. Med ATC-plattformen sätts processer som livscykler och alla måste arbeta för dem. I en stor organisation fungerar detta tillsammans med dina processkartor och procedurer, vilket säkerställer att alla dina anställda arbetar för dem. Mindre organisationer kan dock i allmänhet fånga sina processer direkt i livscykler i ATC-plattformen.