kvitton och fakturor spelar en roll för att dokumentera försäljningen för ett företags bokföring. Skillnaden mellan dem ligger i när de utfärdas och vad de åstadkommer. Enkelt uttryckt är en faktura en faktura som utfärdas av ett företag till kunden innan betalningen görs. Ett kvitto är bevis på betalning som ges från verksamheten till kunden efter att betalningen har slutförts.

fakturor

fakturor utfärdas av några skäl. Först ställer de tydliga förväntningar på den kommande försäljningen, listar ut de tjänster eller varor som tillhandahålls och beskriver betalningsvillkoren. Har kunden 30 dagar på sig att betala eller 90? Fakturan gör dessa termer kristallklara.

inom ett redovisningssystem används fakturor för att mäta utestående betalningar eller kundfordringar. Att veta när dessa betalningar förfaller och din genomsnittliga DOS hjälper dig att hantera kassaflödet eftersom du kommer att kunna förutse när kontanter kommer in i verksamheten.

fakturor följer ett standardformat. Online faktureringslösningar fyller i det mesta av informationen för din räkning, men om du skapar en faktura från början, var noga med att inkludera:

• din företagsinformation: lista ditt företags namn, adress, telefonnummer och webbplats.
• kundens Information: ange kundens namn (företagsnamn och primära kontaktnamn, om tillämpligt), adress, telefonnummer och e-postadress.
• datum: inkludera både det datum då fakturan utfärdas och betalningsdagen.
• fakturanummer: ge alla dina fakturor ett nummer så att du enkelt kan spåra dem. Om du aldrig har skickat en faktura, börja med 001.
• lista över varor eller tjänster: beskriv exakt vad du kommer att tillhandahålla i utbyte mot betalning. Detta avsnitt bör också innehålla priser eller priser för varje rad. Om du tar ut en timpris, bryta ner priset för att inkludera priset, antalet timmar och den totala kostnaden.
• extra avgifter: om du behöver ta ut skatter eller en hanteringsavgift, se till att dessa avgifter listas som en separat radpost.
• meddelande till kund: Det är vanligt men valfritt att inkludera ett trevligt meddelande till din kund och tacka dem för deras verksamhet.

När du börjar erbjuda betalningsvillkor till dina kunder måste du också skapa ett system för uppföljning av utestående fakturor. Online-lösningar kan skicka automatiska påminnelser, men vissa kunder kan kräva en varmare touch och kräver några incheckningar via telefon eller e-post.

kvitton

oavsett om du har skickat fakturor tidigare har du nästan säkert stött på kvitton. Livsmedelskvitton är ofta långa med dussintals linjeartiklar på dem, medan ett servicekvitto från ett oljebyte kan skrivas ut på ett vanligt papper med mycket vitt utrymme. Kvitton finns i många former och storlekar, men de utför alla samma funktion. De ger kunden betalningsbevis för de varor eller tjänster som anges på kvittot.på leverantörssidan är kvitton den dokumentation som används för att spåra försäljning och ibland inventering. Det är ett bevis på att en försäljning har slutförts och kan utfärdas omedelbart vid en kontantförsäljning eller efter att en fakturabetalning har gjorts. Det enda kravet är att det utfärdas efter att pengar har utbytt händer.

I likhet med en faktura finns det några standardkomponenter i ett kvitto som ska inkluderas.

• din företagsinformation: ange ditt företags namn, adress och telefonnummer högst upp på kvittot.
• datum: ange det datum då kvittot skapades. Detta bör vara så nära dagen betalningen gjordes som möjligt.
• lista över varor eller tjänster: Beskriv varje vara eller tjänst som tillhandahölls till kunden, tillsammans med kostnaden för varje radartikel.
• tilläggsavgifter: lista skatter och hanteringsavgifter som separata radposter innan du listar det totala betalningsbeloppet.
• totalt betalningsbelopp: om en faktura skickades, ska det totala betalningsbeloppet matcha det totala fakturerade beloppet, förutsatt att det inte gjordes några ändringar.

både kvitton och fakturor bidrar till att minska risken för muntliga avtal. Genom att tydligt beskriva detaljerna i dina transaktioner eliminerar du chanserna för ett he-said-she-said argument över betalningar. Utöver det kommer du att ha tydlig dokumentation för att styra din redovisning, Skapa exakta finansiella rapporter och göra det genom skattetid oskadd.

Förbered ditt företag för skattetid

minska risken och få verktygen du behöver.