Ihr Unternehmen hat offene Stellen zu besetzen. Sie denken auch darüber nach, einige Mitarbeiter aus dem Unternehmen zu fördern. Sie haben den Stapel von Anwendungen und Lebensläufen heruntergewonnen und möchten Hintergrundüberprüfungen durch ein Drittunternehmen durchführen, das Hintergrundinformationen zusammenstellt.

Hintergrundüberprüfungen zur Beschäftigung werden auch als Verbraucherberichte bezeichnet. Sie können Informationen aus einer Vielzahl von Quellen enthalten, einschließlich Kreditauskünften und Strafregistern.Wenn Sie Verbraucherberichte verwenden, um Beschäftigungsentscheidungen zu treffen, einschließlich Einstellung, Bindung, Beförderung oder Neuzuweisung, müssen Sie den Fair Credit Reporting Act (FCRA) einhalten.Die Federal Trade Commission (FTC) setzt die FCRA durch.

Einhaltung der FCRA

Sie müssen bestimmte Schritte unternehmen, bevor Sie einen Verbraucherbericht erhalten können, und bevor und nachdem Sie eine nachteilige Maßnahme auf der Grundlage dieses Berichts ergriffen haben.

Bevor Sie einen Verbraucherbericht erhalten

müssen Sie:

• Teilen Sie dem Bewerber oder Mitarbeiter mit, dass Sie Informationen in seinem Verbraucherbericht für Entscheidungen im Zusammenhang mit seiner Beschäftigung verwenden können. Diese Mitteilung muss schriftlich und in einem eigenständigen Format erfolgen. Die Mitteilung kann nicht in einer Bewerbung enthalten sein. Sie können einige kleinere zusätzliche Informationen in die Bekanntmachung aufnehmen, z. B. eine kurze Beschreibung der Art von Verbraucherberichten, aber nur, wenn sie die Bekanntmachung nicht verwirren oder beeinträchtigen.
• Holen Sie sich die schriftliche Erlaubnis des Antragstellers oder Mitarbeiters. Dies kann Teil des Dokuments sein, mit dem Sie die Person benachrichtigen, dass Sie einen Verbraucherbericht erhalten. Wenn Sie möchten, dass die Genehmigung es Ihnen ermöglicht, Verbraucherberichte während der gesamten Beschäftigung der Person zu erhalten, stellen Sie sicher, dass Sie dies klar und deutlich sagen.
• Bescheinigen Sie dem Unternehmen, von dem Sie die Informationen des Bewerbers oder Mitarbeiters erhalten, die Einhaltung. Sie müssen bestätigen, dass Sie:
  • den Antragsteller oder Mitarbeiter benachrichtigt und dessen Erlaubnis erhalten haben, einen Verbraucherbericht zu erhalten;
  • alle FCRA-Anforderungen erfüllt haben; und
  • wird den Bewerber oder Mitarbeiter nicht diskriminieren oder die Informationen anderweitig missbrauchen, wie dies in den geltenden Bundes- oder Landesgesetzen oder -vorschriften zur Chancengleichheit vorgesehen ist.

Es ist eine gute Idee, die geltenden Gesetze Ihres Staates in Bezug auf Verbraucherberichte zu überprüfen. Einige Staaten beschränken die Verwendung von Verbraucherberichten – in der Regel Kreditauskünfte – für Beschäftigungszwecke.

Bevor Sie eine nachteilige Maßnahme ergreifen

Bevor Sie eine Bewerbung ablehnen, einen Mitarbeiter neu zuweisen oder kündigen, eine Beförderung verweigern oder andere nachteilige Beschäftigungsmaßnahmen auf der Grundlage von Informationen in einem Verbraucherbericht ergreifen, müssen Sie dem Antragsteller oder Mitarbeiter Folgendes mitteilen:

• Eine Mitteilung, die eine Kopie des Verbraucherberichts enthält, auf den Sie sich bei Ihrer Entscheidung verlassen haben; und
• eine Kopie einer Zusammenfassung Ihrer Rechte nach dem Fair Credit Reporting Act, die das Unternehmen, das Ihnen den Bericht gegeben hat, Ihnen hätte geben sollen du.

Wenn Sie die Person im Voraus benachrichtigen, hat sie die Möglichkeit, den Bericht zu überprüfen und Ihnen mitzuteilen, ob er korrekt ist.

Nachdem Sie eine nachteilige Maßnahme ergriffen haben

Wenn Sie eine nachteilige Maßnahme aufgrund von Informationen in einem Verbraucherbericht ergreifen, müssen Sie den Antragsteller oder Mitarbeiter darüber informieren – mündlich, schriftlich oder elektronisch.

Ein Hinweis auf nachteilige Maßnahmen informiert die Menschen über ihre Rechte, Informationen zu sehen, die über sie gemeldet werden, und ungenaue Informationen zu korrigieren. Die Mitteilung muss enthalten:

• den Namen, die Anschrift und die Telefonnummer des Verbraucherberichterstattungsunternehmens, das den Bericht geliefert hat;
• eine Erklärung, dass das Unternehmen, das den Bericht geliefert hat, nicht die Entscheidung getroffen hat, die ungünstigen Maßnahmen zu ergreifen, und keine spezifischen Gründe dafür angeben kann; und
• eine Mitteilung über das Recht der Person, die Richtigkeit oder Vollständigkeit der vom Verbraucherberichterstattungsunternehmen bereitgestellten Informationen anzufechten und einen zusätzlichen kostenlosen Bericht des Unternehmens zu erhalten, wenn die Person innerhalb von 60 Tagen danach fragt.

Entsorgung von Verbraucherberichten

Wenn Sie mit der Verwendung eines Verbraucherberichts fertig sind, müssen Sie den Bericht und alle daraus gesammelten Informationen sicher entsorgen. Dies kann das Brennen, Pulverisieren oder Zerkleinern von Papierdokumenten und das Entsorgen elektronischer Informationen umfassen, sodass diese nicht gelesen oder rekonstruiert werden können. Weitere Informationen finden Sie unter Entsorgung von Verbraucherberichtsinformationen? Regel sagt, wie.

Weitere Informationen

Spezifische FCRA-Informationen finden Sie unter:

• Abrufen von Verbraucherberichten (siehe Abschnitt 604(b) der FCRA, 15 U.S.C. § 1681b(b));Ergreifen einer nachteiligen Maßnahme (siehe Abschnitt 604 (b), 15 U.S.C. § 1681b(b) und Abschnitt 615(a)), 15 U.S.C. § 1681m(a);
• Einhaltung der Vorschriften für die LKW-Branche (siehe Unterabschnitte (b) (2)(B), (b)(2)(c)) und (b)(3) von Abschnitt 604(b), 15 U. S.C. § 1681b(b));
• Verwendung investigativer Verbraucherberichte (siehe Abschnitt 606 des FCRA, 15 U.S.C. § 1681d);
• Untersuchung von Fehlverhalten (siehe Abschnitt 603(y) des FCRA, 15 U.S.C. § 1681a(x)).