La vostra azienda ha offerte di lavoro da riempire. Stai anche pensando di promuovere alcuni dipendenti all’interno dell’azienda. Hai vagliato la pila di applicazioni e curriculum e vuoi eseguire controlli in background attraverso una società di terze parti che si occupa della compilazione di informazioni di base.

I controlli dei precedenti occupazionali sono noti anche come consumer reports. Essi possono includere informazioni provenienti da una varietà di fonti, tra cui rapporti di credito e precedenti penali.

Quando si utilizzano consumer reports per prendere decisioni occupazionali, tra cui assunzione, ritenzione, promozione o riassegnazione, è necessario rispettare il Fair Credit Reporting Act (FCRA).La Federal Trade Commission (FTC) applica la FCRA.

In conformità con la FCRA

È necessario adottare alcune misure prima di poter ottenere un rapporto di consumo, e prima e dopo aver preso un’azione avversa sulla base di tale rapporto.

Prima di ottenere un rapporto di consumo

è necessario:

• Informare il richiedente o il dipendente che è possibile utilizzare le informazioni nel loro rapporto di consumo per le decisioni relative al loro impiego. Il presente avviso deve essere redatto per iscritto e in un formato autonomo. L’avviso non può essere in una domanda di lavoro. È possibile includere alcune informazioni aggiuntive minori nell’avviso, come una breve descrizione della natura dei rapporti sui consumatori, ma solo se non confonde o sminuisce l’avviso.
• Ottenere il permesso scritto dal richiedente o dipendente. Questo può essere parte del documento che si utilizza per notificare la persona che si otterrà un rapporto di consumo. Se si desidera che l’autorizzazione per consentire di ottenere rapporti dei consumatori in tutta l’occupazione della persona, assicuratevi di dire in modo chiaro e cospicuo.
• Certifica la conformità alla società da cui stai ricevendo le informazioni del richiedente o del dipendente. È necessario certificare che:
  • notificato il richiedente o dipendente e ottenuto il loro permesso di ottenere un rapporto di consumo;
  • rispettato tutti i requisiti FCRA; e
  • non discriminerà il richiedente o il dipendente o altrimenti abuserà delle informazioni, come previsto da leggi o regolamenti sulle pari opportunità federali o statali applicabili.

È una buona idea rivedere le leggi applicabili del tuo stato relative ai rapporti sui consumatori. Alcuni stati limitano l’uso di consumer reports – di solito rapporti di credito – per motivi di lavoro.

Prima di Prendere un provvedimento negativo

Prima di respingere una domanda di lavoro, riassegnare o terminare un dipendente, negare una promozione, o intraprendere qualsiasi altra azione avversa di occupazione sulla base delle informazioni in un consumer report, è necessario dare il richiedente o il dipendente:

• un preavviso, che include una copia di consumer report è invocata per rendere la vostra decisione; e
• una copia di un Riepilogo dei Vostri Diritti Sotto il Fair Credit Reporting Act, che l’azienda che ha fornito il report dovrebbe avere dato a voi.

Dare alla persona l’avviso in anticipo dà alla persona l’opportunità di rivedere il rapporto e dirti se è corretto.

Dopo aver intrapreso un’azione avversa

Se intraprendi un’azione avversa sulla base delle informazioni contenute in un rapporto sui consumatori, devi dare al richiedente o al dipendente una notifica di tale fatto – oralmente, per iscritto o elettronicamente.

Un avviso di azioni avverse informa le persone sui loro diritti di vedere le informazioni che vengono segnalate su di loro e di correggere informazioni inesatte. L’avviso deve includere:

• il nome, indirizzo e numero di telefono della società di reporting consumatore che ha fornito la relazione;
• una dichiarazione che la società che ha fornito il report non ha fatto prendere la decisione di prendere la sfavorevole azione e non può fornire specifiche motivazioni; e
• un preavviso di persona il diritto di contestare l’accuratezza o la completezza di qualsiasi informazione che il consumatore società di reporting arredato, e per ottenere un ulteriore gratuitamente un report della società, se la persona lo richiede, entro 60 giorni.

Smaltimento dei rapporti sui consumatori

Quando hai finito di utilizzare un rapporto sui consumatori, devi smaltire in modo sicuro il rapporto e tutte le informazioni raccolte da esso. Ciò può includere la masterizzazione, la polverizzazione o la triturazione di documenti cartacei e lo smaltimento di informazioni elettroniche in modo che non possano essere lette o ricostruite. Per ulteriori informazioni, vedere Smaltimento delle informazioni Consumer Report? Regola dice come.

Per ulteriori informazioni

Trovare informazioni specifiche FCRA su:

• Ottenere rapporti sui consumatori (vedere la Sezione 604 (b) della FCRA, 15 U. S. C. § 1681b (b));
• l’Assunzione di un provvedimento negativo (vedere la Sezione 604(b), 15 U. S. C. § 1681b(b), e la Sezione 615(a)), 15 U. S. C. § 1681m(a);
• Conformità per l’industria di autotrasporti (vedere sezioni (b)(2)(B) (b)(2)(c)), e (b)(3) della Sezione 604(b), 15 U. S. C. § 1681b(b));
• Utilizzo di indagine consumer reports (vedere la Sezione 606 del FCRA, 15 U. S. C. § 1681d);
• Indagando cattiva condotta (vedere la Sezione 603(y) del FCRA, 15 U. S. C. § 1681a(x)).