päivitetty 04. maaliskuuta 2021-Sophie Thompson

missä tahansa liiketoimintaroolissa sinun on kyettävä välittämään ideasi ja näkemyksesi tavoilla, jotka edistävät tehokasta päätöksentekoa, tiimityötä ja toimintaa. Suurimmat johtajat motivoivat ja inspiroivat tiimiään selkeällä viestinnällä ja edistävät samalla kurinalaisuutta, vastuullisuutta ja strategista linjausta.

tiedon jakaminen on organisaatiolle äärimmäisen tärkeää, ja usein se vaikeutuu kasvaessaan. Ylimpien johtajien on näytettävä esimerkkiä viestimällä tietoa, olemalla mahdollisimman läpinäkyviä ja luomalla luottamusta.

organisaation on hyvin vaikea menestyä, jos tietoa säilytetään osastosiiloissa. Tässä artikkelissa käsitellään viestintäperiaatteita ja tekniikoita, joita maailman menestyneimmät johtajat käyttävät.

johtamisviestinnän hyödyt

johtajille hyvien viestintätaitojen keskeisiä hyötyjä ovat:

• kyky välittää viestejä, jotka innostavat yleisöäsi toimintaan
• itseluottamusta, kun esität ideoita ja yritysvisiota tiimillesi
• välittää tehokkaasti näkemyksesi ja suosituksesi

johtamisviestinnän periaatteet

viestintä alkaa, kun otat uuden johtamistehtävän ja sinun on kuvattava johtamisfilosofiasi, prioriteettejasi ja tavoitteitasi organisaatiolle. Alla on Keskeiset tekniikat ja periaatteet viestien toimittamiseen:

priorisointi

huono viestintä voi viedä arvokasta aikaa ja johtaa virheisiin. Varmista, että teet selkeän suunnitelman ennen kommunikointia, mukaan lukien tilaaminen, mitä aiot sanoa loogisella tavalla. Esimerkiksi:

• ilmoita tehtävän tavoite ja haluttu lopputulos
• selitä, kuinka kauan sen pitäisi kestää ja kun määräaika on
• mitkä ovat tarvittavat resurssit
• mahdolliset lisätiedot
• toista viestisi…

toista viestisi

toimita viestisi useita kertoja vahvistaaksesi ymmärrystä. Toistuvan viestinnän tärkeydestä on tutkimusta, esimerkiksi Harvard Business Review-lehdessä julkaistussa tutkimuksessa seurattiin kolmeatoista johtajaa ja heidän kommunikaatiotaan seurattiin.

pääteltiin, että viestittelyn toistuessa oli todennäköisempää, että projekti valmistuisi nopeammin ja vähemmillä virheillä (Neeley & Leonardi, 2011).

varmista siis, että toistat viestejäsi, koska siitä on hyötyä tiimillesi ja organisaatiollesi. Käytä eri medioissa auttaa tässä, esimerkiksi, jos olet puhunut tiimisi noin uusi projekti sitten seurata tätä sähköpostitse vahvistaa, mitä sanottiin.

näkyvyys organisaation sisällä

näkyvyys on sitä, että tiimisi ja Keskeiset sidosryhmäsi saavat tuntuman siitä, kuka olet ja mistä välität. On helppo piiloutua tietokoneen taakse ja lähettää viestejä muille näkemättä tai olematta vuorovaikutuksessa heidän kanssaan.

Vietä aikaa kasvokkain yrityksen työntekijöiden ja muiden jäsenten kanssa, käy toimistoissa, puhelinpalvelukeskuksissa, käy kaupoissa ja muissa toimipisteissä. Se osoittaa ihmisille, että olet helposti lähestyttävä ja välität heistä. Mitä näkyvämpi olet, sitä paremmin pystyt johtamaan.

empaattisuus

empaattisuus tarkoittaa sitä, että pystyy tunnistamaan ja ymmärtämään toisten tunteita eli kuvittelemaan itsensä jonkun toisen asemaan. Empaattisuus osoittaa tiimille, että välität.

esimerkiksi jos esimies reagoi vihaisesti havaittuaan, että työntekijä on tullut myöhään töihin lapsen huonovointisuuden vuoksi, tiimi reagoi todennäköisesti negatiivisesti esimieheen. Olisi edullisempaa, että esimies olisi ymmärtäväinen ja sopisi työntekijän kanssa toimintasuunnitelmasta, kuten että työntekijä aloittaisi työt aikaisemmin ja lopettaisi myöhemmin.

työntekijät kunnioittavat ja luottavat sinuun enemmän, jos olet empaattinen ja sen jälkeen työsuoritus paranee.

empatian kehittämiseksi:

• Kuvittele itsesi jonkun toisen asemaan. Vaikka et olisi kokenut vastaavaa tilannetta, muista tilanne, jossa olet kokenut saman tunteen kuin työntekijäsi.
• harjoittele alaistesi kuuntelemista keskeyttämättä heitä.
• tarkkaile työntekijöitäsi ja yritä arvioida heidän vointiaan.
• Älä koskaan sivuuta alaistesi tunteita, esimerkiksi jos työntekijä näyttää järkyttyneeltä, älä sivuuta tätä-käsittele sitä.
• yritä ymmärtää ensin eikä muodostaa tuomiota. Saatat esimerkiksi aluksi ärsyyntyä työntekijästä, joka vaikuttaa kylmältä ja välinpitämättömältä. Kuitenkin, löydettyään ne kärsivät sosiaalisen ahdistuksen saatat tuntea enemmän sympatiaa.
• empatian välittäminen pitää kehonkielen avoimena ja säädellä ääntä vilpittömyyden osoittamiseksi.

selitä monimutkainen strategia mahdollisimman yksinkertaisesti

Jaa monimutkaiset ajatukset ja strategiat yksinkertaisiksi käsitteiksi, joihin työntekijäsi voivat samaistua. Mitä mieleenpainuvampi, sen parempi. Jos sinulla on vaikeuksia tislata jotain sen olemukseen, se on merkki siitä, että sinulla ei välttämättä ole selkeää käsitystä siitä. Siksi sinun on mahdotonta välittää sitä toisille tehokkaasti. Yritä olla juuttumatta tekniseen ammattikieleen ja bisnespuheeseen.

kun yksinkertaistat tavoitteitasi, varo, ettet ole epämääräinen sen kanssa, mitä haluat tiimiltäsi, varmista, että he tietävät tarkalleen, mitä odotat ja milloin odotat sitä.

Jos he eivät ymmärrä, mitä heille sanotaan, he eivät tiedä, mitä heidän pitäisi tehdä. Menetät tuottavuutta, kun he joutuvat kiertämään takaisin sinulle selvitystä tärkeitä tietoja.

Listen active – effective communication is two-way

”When people talk, listen Complete. Älä ajattele, mitä aiot sanoa. Useimmat eivät koskaan kuuntele. He eivät myöskään tarkkaile.”- Ernest Hemmingway

hyvät johtajat osaavat esittää suuria kysymyksiä ja sitten kuunnella sekä silmillään että korvillaan. On helppoa olla niin keskittynyt saamaan viestinsä ulos, tai suostutella muita, että et viritä mitä näet ja kuulet.

koska olet arvovaltaisessa asemassa, et aina saa suoraa palautetta. Sinun täytyy sekä kuunnella, mitä sanotaan, että tutkia sanattomia vihjeitä, kuten kehonkieltä, jotta voit kertoa, mitä sinun tarvitsee tietää.

motivoi

kannusta tiimiäsi osallistumaan ja jakamaan ideoitaan, koska tämä auttaa heitä paneutumaan henkilökohtaisesti työhönsä ja yrityksen työhön. Motivaatio leviää muihinkin ympärillä oleviin.

avoimuus

älä puhu vain ihmisille, joilla on samanlaisia näkemyksiä kuin sinulla, vaan puhu myös niille, joilla on vastakkaisia mielipiteitä. Osoita kiinnostusta siihen, mitä he sanovat, jotta ymmärtäisit, miten he ajattelevat. Tämä auttaa omaa kehitystäsi, koska se haastaa sinut.

ihmiset ihailevat sinua tästä, koska se osoittaa halua oppia toisilta, vaikka olisit eri mieltä. Myös ymmärtämällä heidän näkökulmansa on helpompi selittää, mitä haluat heiltä ja miksi.

palaute

tällä ennakkoluulottomalla asenteella rohkaise tiimiäsi antamaan sinusta palautetta, myös palautetta viestinnästäsi-käytä anonyymiä järjestelmää, jotta henkilökunta tuntee olonsa mukavammaksi sen tarjoamiseksi.

tiimisi kunnioittaa sinua tästä, koska se on reilu järjestely ottaen huomioon, että he saavat palautetta. Saat arvokasta tietoa siitä, miten sinut koetaan ja mitä sinun tarvitsee työskennellä – kaikki auttaa parantamaan viestintää.

jos sanot tekeväsi jotain, tee se

varmista, että noudatat lupaamaasi. Kyse on uskottavuudesta, joka pohjimmiltaan on luottamusta, joka on yksi johtamisen tärkeimmistä elementeistä. Tekojesi on oltava linjassa sanojesi kanssa, muuten joudut vaikeuksiin, varsinkin jos et tunnista ja korjaa sitä nopeasti ja aidosti.

tästä voi olla vaikea saada palautetta tiimiltäsi, joten pyydä kollegaa kertomaan, jos sanojesi ja tekojesi välillä on ristiriitaisuuksia. On luultavasti parempi olla sanomatta mitään tai viivyttää viestintää, kunnes olet varma, että pystyt seuraamaan toimintaa.

puhu kaikille yksilöinä

johtajilla ei usein ole aikaa puhua kaikille haluilleen ja tarpeilleen yksilöllisesti. Ollaksesi johtaja sinun täytyy pystyä tehokkaasti saamaan viestisi läpi ja saada yleisö tuntemaan, että puhut heille yksilöllisesti – puhutpa sitten yhdelle henkilölle kokoushuoneessa tai puhut tuhansille konferenssisalissa.

tämän auttamiseksi on tunnistettava, keitä yleisö on ja heidän ominaisuutensa. Tästä voit mukauttaa viestinnän tyyli niin se sopii heille, joka näin ollen tarjoaa sinulle enemmän valvoa levittää viestejä.

Ole oma itsesi, aito ja rehellinen

parhaat johtajat ovat oppineet, että tehokkaassa viestinnässä on yhtä paljon kyse aitoudesta kuin heidän puhumistaan ja kirjoittamistaan sanoista. Älä yritä olla joku muu, anna arvojen tulla läpi viestinnässäsi ja käytä kieltä, joka on selvästi omaa. Ihmiset haluavat aitoa. Ihmiset kunnioittavat aitoa. Ihmiset seuraavat tosissaan. Jos työntekijäsi eivät kunnioita sinua, he eivät kuuntele sinua.

jos kommunikoit avoimesti ja rehellisesti, teet joitakin virheitä, mutta ne virheet ovat parempia kuin monien yritysten innoton viestintä. On myös aikoja, jolloin sinulla ei ole vastausta ja on hienoa myöntää, että et. työntekijäsi kunnioittavat rohkeuttasi ja rehellisyyttäsi.

on helpompi olla aito, jos näkee asiat työntekijöiden näkökulmasta – laittaa itsensä heidän ajatusmaailmaansa. Yritä ymmärtää, miksi he sanovat tai käyttäytyvät niin kuin he ovat.

johda esimerkillä

antamalla esimerkki se osoittaa tiimillesi, että pystyt tekemään sen, mitä heiltä odotat. Se auttaa saamaan työntekijöistäsi parhaan irti ilman, että heitä erikseen muistutetaan. Jos et noudata omia sääntöjäsi ja viestejäsi, miksi henkilökuntasi pitäisi noudattaa niitä? Tämä on erityisen tärkeää, kun on ollut kriisi tai yritys on menossa läpi vaikeaa aikaa – sinun täytyy näyttää joukkue, miten käsitellä tilannetta.

ihmisillä on enemmän syytä luottaa sinuun, kun tekosi heijastavat sanojasi. Muista, että tiimillesi olet pohjimmiltaan arvostettu sanansaattaja.

harjoittele viestintätaitoja

on tärkeää harjoitella vaikuttavien viestien toimittamista, jotta ne ovat mieleenpainuvia ja motivoivia. Hyvät viestintätaidot eivät ole useimmille luontaisia. Monet ihmiset, mukaan lukien yritysjohtajat ja johtajat, täytyy harjoitella toistuvasti parantaakseen taitojaan.

olla tietoinen sanattomasta viestinnästä

sanattomaan viestintään liittyy läsnäolo, kehonkieli ja toimitus. Tutkimukset ovat osoittaneet, että ihmiset kiinnittävät paljon vähemmän huomiota sanottuihin sanoihin ja paljon enemmän huomiota noihin sanoihin liittyviin tekoihin ja sanattomiin vihjeisiin.

sanattomia vihjeitä ovat muun muassa ilmeet, kädenliikkeiden käyttö, vartalon asento ja katsekontakti. Johtajien pitäisi pyrkiä vastaamaan sanomaansa sanattomilla vihjeillään, tällä tavalla he rakentavat vahvempia suhteita ja vaikuttavat uskottavammilta.

luottamus

sinun täytyy luottaa viestintään-alaistesi täytyy uskoa sinua ja epäilyttävältä ja negatiiviselta kuulostamisella on päinvastainen vaikutus. Kuulostamalla innostuneelta ja luottavaiselta tiimisi tuntuu motivoituneemmalta.

vinkit varmemman kuulostamiseen:

• vältä / vähennä täytesanoja.
• puhu äänekkäästi ja selkeästi – mieti äänesi projisoimista huoneen takaosaan.
• säilytä katsekontakti ja hyvä ryhti.
• Vältä monotonisesti puhumista.
• elä käsilläsi korostaaksesi ja sovita kehonkielesi siihen, mitä sanot.
• puhu tahtiin, jota on helppo seurata. Jos olet liian nopea tai liian hidas, yleisön on vaikea ymmärtää, mitä sanot, ja se on myös turhauttavaa. Ihanteelliseksi tahdiksi on ehdotettu 190 sanaa minuutissa.
• kiinnitä tahti osoittaaksesi innostusta ja hidasta vauhtia painotukseen, huomaavaisuuteen tai varovaisuuteen.
• käytä taukoja, jotta yleisö voi pohtia viestejäsi.
• ilmaise kiitollisuutesi ja arvostuksesi.
• hymyile.
• vältä negatiivisia esittelyjä ideoille, kuten ”Anteeksi” tai ”tämä on vain minun mielipiteeni…”
• totea mitä haluat sanoa, esimerkiksi ”We need to change this”, on paljon varmempi kuin ” In my opinion / I think we need to change this…”

esitä oikeat kysymykset

esitä oikeat kysymykset, jotka edistävät tuloksellista ja hyödyllistä kommunikaatiota tiimin välillä. Jos olet rakentanut ympärillesi älykkään tiimin, jolla on erilaisia verkkotunnuksia, kysymysten esittäminen auttaa sinua oppimaan niistä hyvin nopeasti.

ohjaamalla keskustelua tietty päämäärä mielessämme saavutamme paljon enemmän hyödyntämällä ympärillämme olevaa lahjakkuutta.

olla johdonmukainen

johtajien tulisi haluta tulla tunnustetuiksi muustakin kuin kovasta työstään – heidän tulisi haluta tunnustaa olevansa oikeudenmukaisia. Työntekijät eivät halua johtajaa, jonka mielialat ja asenne ovat epäjohdonmukaisia, he eivät halua jatkuvasti pelätä mielialan heilahduksen provosoimista.

sinun ei pitäisi johtaa pelolla, koska tämä luo epäterveellisen työympäristön ja se voi rajoittaa yritystä, esimerkiksi yritykselläsi voi olla suuri työntekijöiden vaihtuvuus, joka voi vaikuttaa käynnissä oleviin projekteihin ja henkilöstö voi olla haluton jakamaan hyviä ideoita.

ihmiset tekevät kovasti töitä, jos pitävät sinusta. Johtajana kommunikointityylisi on oltava reilu, kiltti ja johdonmukainen, jotta työntekijäsi tuntevat olonsa turvalliseksi läsnäolossasi.

puhu vähemmän, kuuntele enemmän

tärkeä osa viestintää on kyky kuunnella aktiivisesti, kuten aiemmin mainittiin. Aktiivinen kuuntelu tarkoittaa keskittymistä vain puhujaan ja ulkopuolisten keskeytysten, kuten kuuntelijan omien ajatusten tai mahdollisten vastausten, sivuuttamista.

aktiiviset kuuntelijat pidättäytyvät myös keskeyttämästä, antavat puhujalle aikaa lopettaa, osoittavat kuuntelevansa esimerkiksi nyökyttelemällä tai hymyilemällä ja peilaavat tai mukailevat takaisin vahvistaakseen ymmärryksensä.

meillä on usein paha tapa ajatella, mitä aiomme sanoa seuraavaksi, sen sijaan että todella kuuntelisimme muiden puhuvan. Kun teemme niin, emme ole todella mukana keskustelussa. Usein huomaa, että viisaimmat kuuntelevat enemmän kuin puhuvat. Mitä vähemmän puhumme, sitä enemmän opimme läheisiltämme.

ole helposti lähestyttävä

Jos saat työntekijät tuntemaan olonsa hyväksi, jos kannustat ja osoitat arvostusta heitä ja heidän työtään kohtaan, he kuuntelevat sinua. Heidän mielipiteidensä säännöllinen kysyminen auttaa tässä, samoin kuin satunnaisten keskustelujen käyminen ja se, että heillä on aikaa lähettää heille motivoivia sähköposteja.

yritä olla myös fyysisesti helposti lähestyttävä, älä esimerkiksi aina työskentele toimistolla, vastaa sähköposteihisi jne. Ihmiset turhautuvat, jos he eivät saa sinuun yhteyttä ja saattavat jopa tuomita sinut epäpäteväksi.

Personointi

jotta olisit helpommin lähestyttävä, yritä saada yhteys tiimiisi keskustelemalla heidän kanssaan henkilökohtaisella tasolla. Ei-liikekeskustelut voivat auttaa heitä suhtautumaan sinuun, mikä auttaa heitä pitämään ja luottamaan sinuun. Tämä auttaa ideoiden jakamisessa, koska he haluavat mieluummin puhua kanssasi.

ota siis selvää joukkueestasi – varaa aikaa lounaalle henkilökunnan taukohuoneessa, tervehdi heitä, kun kävelet ohi jne. Jopa yrityksesi keskustelut voivat olla osa Personointi auttaa rakentamaan rapport.

käytä tarinankerrontaa

tarinoiden kertominen auttaa luomaan merkitystä ja niitä voidaan jakaa kollegoiden kesken. Se on myös paljon mieleenpainuvampaa. Voit myös oppia paljon kuuntelemalla työntekijöiden tarinoita, kuten huolia tai kysymyksiä, joiden kanssa he kamppailevat.

Rakenna tiimityö viestinnän kautta

Jos rakennat suuren tiimin, voit saavuttaa melkein mitä tahansa, siksi VC: t ja muut sijoittajat keskittyvät niin paljon alkutiimiin. Vahvan viestinnän avulla voit houkutella hyviä tiimin jäseniä, koska voit myydä vakuuttava visio tulevaisuuden. Kun olet rakentanut tiimin, kommunikaatio auttaa sinua säilyttämään sen, pitämällä kaikki linjassa vision kanssa ja ymmärtämällä mitä heiltä vaaditaan.

ole läsnä, kun keskustelussa

yritysjohtajilla, yrittäjillä ja johtajilla on yleensä päiviä, joilla on vähän tai ei lainkaan seisokkeja. He kiirehtivät kokouksista neuvottelupuheluihin, ja harvoin heillä on aikaa selvittää päänsä ja nollata esityslistansa seuraava kohta. Useimmat tutkimukset kuitenkin osoittavat, että ihmiset ovat todella tuottoisia vain muutaman minuutin ajan tunnissa.

siksi on tärkeää, että kun juttelet kollegan kanssa matkalla kokoukseen, neuvottelupuhelussa tiimin jäsenten kanssa tai johdat yrityksen kokousta, olet aktiivisesti läsnä hetkessä. Ole mukana yleisösi riippumatta siitä, kuinka vähäpätöinen luulet keskustelun olevan.

pidä tiimisi linjassa

johtajana sinulla on vastuu varmistaa, että kollegasi tietävät, mikä näkemyksesi ja vastustuksesi tiimiä kohtaan ovat. Usein sanomme jotain ja huomaamme myöhemmin, että se ymmärrettiin väärin.

hyvällä johtajalla on velvollisuus varmistaa, että heidän tiiminsä tietää ja ymmärtää, mitä he ovat heille kertoneet ja mitkä ovat heidän prioriteettinsa. Prioriteetit saattavat muuttua usein, joten ihmisille on annettava valtuudet palata luoksenne selvitystä varten pelkäämättä, että heitä nuhdellaan.

Vältä monologien toimittamista tiimillesi

henkilökunta kuuntelee sinua paljon todennäköisemmin ja haluaa kuunnella sinua, jos heillä on panosta. Jos seisot siinä sanelemassa, mitä heidän pitäisi tehdä, antamatta heille mahdollisuutta jakaa mielipiteitään tai ajatuksiaan, he tulevat tuntemaan itsensä turhautuneiksi. Sinun tulisi pyrkiä vuoropuheluun henkilökuntasi kanssa, koska se voi auttaa projektia ja tiimikoheesiota.

Johtamisviestinnän esteet

viestintä ei aina suju monesta eri tekijästä johtuen, tässä muutama niistä:

• ei räätälöi viestintään yleisölle.
• suunnittelemattomuus ennen yleisölle puhumista.
• luottamuspula.
• luottamuspula.
• tekee vääriä olettamuksia yleisöstä.
• ei kuunnellut.
• käyttää kehonkieltä, joka ei vastaa sanomaasi.

tiivistettynä

johtajana suuri viestintä on tärkeää paitsi yksityiskohtien antamiseksi tavoitteista ja visiosta siitä, mitä yrität saavuttaa, myös motivoimiseksi, inspiroimiseksi ja suhteiden hallitsemiseksi, jotta ihmisiä voidaan viedä haluttuun suuntaan.

johtoasemassa ollessamme emme useinkaan tajua, että valokeilassa ollaan aina. Kaikkea sanomaamme ja tekemäämme tutkitaan, niin hyvässä kuin pahassa. Sanoista ja teoista voi tulla tapoja ja tottumukset osaltaan määrittelevät luonnettamme. Johtajuus on etuoikeus, joka on ansaittava joka päivä.

muista, että pohjimmiltaan viestinnän periaatteet ohjaavat kaikkea liiketoiminnan vuorovaikutusta.