prosessi vs menettely: mikä on ero? Tämä on kysymys, joka voi pitää laadun ja parantamisen ammattilaiset väittelemässä tuntikausia; ja se johtuu siitä, vaikka monet meistä ajattelevat, että tiedämme, mitä menettely tai prosessi on, kun alamme keskustella määritelmistä, huomaamme usein, että joku keksii jotain, joka ei aivan sovi heidän kanssaan.

mikä siis oikeastaan on prosessin ja toimenpiteen ero?

kansainvälisen standardointijärjestön (ISO) määrittelemä prosessi ja menettely

ISO 9000: n vuoden 2005 painoksessa prosessin ja menettelyn ero määriteltiin seuraavasti:

• prosessi on joukko toisiinsa liittyviä tai keskenään vuorovaikutuksessa olevia toimintoja, jotka muuttavat panokset tuotoksiksi
• menettely on määritelty tapa suorittaa jokin toiminto tai prosessi

nämä määritelmät auttoivat minua ymmärtämään, että:

• prosessissa on kyse siitä, mitä teemme

ja

• menettelyssä on kyse siitä, miten teemme jotain

Tämä on kaikki hyvin ja hyvin (ja niille teistä, jotka juuri tulitte hakemaan helppoa määritelmää – siinä se on), mutta kun alamme sukeltaa ”whats” – ja ”hows” – sanoihin, asiat voivat alkaa mennä hieman sekaisin – ”whats” näyttää joskus ”howsilta” ja kaikki alkaa kuulostaa Dr. Seussin kirjalta.

tämän vuoksi yllä oleva yksinkertainen määritelmä ei ole tarpeeksi hyvä ja siksi vastauksen saamiseksi on mentävä syvemmälle.

minun määritelmäni prosessista vs menettelystä

minun käsitykseni tästä on kehittynyt ISO: n edellä olevista määritelmistä käsittämään prosessi sellaiseksi, jolla on panoksia, tuotoksia ja toimintoja ja joka voidaan esittää diagrammina – hyvin pitkälti Triasterin substantiivi-verbi-metodologian mukaisesti. Jos laitat jonon panoksia ja toimintoja yhteen kuvaamaan, miten saavuttaa tavoite (ulostulo), olet luonut prosessikartan.

tämän jälkeen toimenpiteestä tulee kuvaus siitä, miten toimintaa suoritetaan; yleensä tekstimuodossa.
todellinen ero prosessin ja menettelyn välillä voidaan siis tiivistää siihen, missä dokumentoitisi vuokaaviolla ja missä kirjallinen kuvaus toimisi paremmin. Jos se voidaan kuvata vuokaavio, se on todennäköisesti prosessi, mutta jos kirjallinen kuvaus toimisi parhaiten selittää, miten toimet suoritetaan, nämä ovat yleensä menettelyjä.

Tämä on varmaan avoin kaikenlaiselle keskustelulle, mutta minulle se toimii.

lukeaksesi Triasterin Paul Elson-Vining ’ s take on the subject (and also policies) on look at: Processes, Policies and Procedures: Mitä väliä sillä on?

miksi Keskustelu?

joten miksi me laadun ja parantamisen ammattilaiset olemme niin innokkaita keskustelemaan prosessien ja menettelyjen määrittelystä? No, vaikka se ei ehkä ole heti ilmeinen, on itse asiassa hyvin käytännöllinen syy tähän. Käytämme suuren osan ajastamme prosessien hyödyntämiseen ja parantamiseen tukeaksemme parhaiden käytäntöjen työskentelyä kaikissa organisaatioissamme. Että parhaat toimintatavat voivat noudattaa erityisiä turvallisuusvaatimuksia tai olla laatusertifioituja, tai molemmat tai Kumpikaan, mutta se on varmasti tapa, jolla kaikkien organisaatiossamme on sovittu työskentelevän. Niin… teemme kaikkemme tuottaaksemme liikkeenjohdon dokumentaatiota, joka on selkeä ja johdonmukainen ja joka auttaa parhaiten saamaan kaikki seuraamaan prosessia.

kaikkien saaminen seuraamaan prosessia

kaikkien saaminen seuraamaan prosessia on vaikeaa! Siksi kaikki huoli siitä, että liikkeenjohdon dokumentointi on mahdollisimman hyödyllistä ja intuitiivista. On kuitenkin olemassa myös ohjelmistoratkaisu: ATC-alusta. ATC-alustan avulla prosessit ovat elinkaarellisia ja kaikkien on työskenneltävä niiden mukaisesti. Suuressa organisaatiossa tämä toimii prosessikarttojen ja-käytäntöjen rinnalla varmistaen, että kaikki työntekijäsi toimivat niiden mukaisesti. Pienemmät organisaatiot voivat kuitenkin yleensä tallentaa prosessinsa suoraan elinkaareen ATC-alustalla.