Votre entreprise a des offres d’emploi à pourvoir. Vous envisagez également de promouvoir certains employés de l’entreprise. Vous avez vanné la pile d’applications et de CV et vous souhaitez effectuer des vérifications des antécédents par l’intermédiaire d’une société tierce qui s’occupe de compiler des informations de base.

Les vérifications des antécédents d’emploi sont également connues sous le nom de rapports sur les consommateurs. Ils peuvent inclure des informations provenant de diverses sources, y compris des rapports de crédit et des casiers judiciaires.

Lorsque vous utilisez consumer reports pour prendre des décisions d’emploi, y compris l’embauche, la rétention, la promotion ou la réaffectation, vous devez vous conformer à la Fair Credit Reporting Act (FCRA).La Federal Trade Commission (FTC) applique la FCRA.

Se conformer à la FCRA

Vous devez prendre certaines mesures avant de pouvoir obtenir un rapport de consommateur, et avant et après avoir pris une mesure défavorable basée sur ce rapport.

Avant d’Obtenir un Rapport de consommation

Vous devez:

• Informez le candidat ou l’employé que vous pourriez utiliser les informations contenues dans son rapport sur le consommateur pour prendre des décisions relatives à son emploi. Cet avis doit être rédigé par écrit et dans un format autonome. L’avis ne peut pas figurer dans une demande d’emploi. Vous pouvez inclure quelques informations supplémentaires mineures dans l’avis, comme une brève description de la nature des rapports sur les consommateurs, mais seulement si cela ne confond pas ou ne porte pas atteinte à l’avis.
• Obtenir l’autorisation écrite du demandeur ou de l’employé. Cela peut faire partie du document que vous utilisez pour informer la personne que vous recevrez un rapport de consommateur. Si vous souhaitez que l’autorisation vous permette d’obtenir des rapports de consommation tout au long de l’emploi de la personne, assurez-vous de le dire clairement et de manière visible.
• Certifiez la conformité à l’entreprise auprès de laquelle vous obtenez les informations du demandeur ou de l’employé. Vous devez certifier que:
  • vous avez informé le demandeur ou l’employé et obtenu son autorisation pour obtenir un rapport de consommateur;
  • vous avez respecté toutes les exigences de la FCRA; et
  • ne fera aucune discrimination à l’égard du demandeur ou de l’employé ou n’utilisera pas autrement les informations, tel que prévu par les lois ou réglementations fédérales ou étatiques applicables en matière d’égalité des chances.

C’est une bonne idée de passer en revue les lois applicables de votre État relatives aux rapports sur les consommateurs. Certains États limitent l’utilisation des rapports de consommation – généralement des rapports de crédit – à des fins d’emploi.

Avant de prendre une mesure défavorable

Avant de rejeter une demande d’emploi, de réaffecter ou de licencier un employé, de refuser une promotion ou de prendre toute autre mesure défavorable en matière d’emploi sur la base des informations contenues dans un rapport de consommation, vous devez remettre au demandeur ou à l’employé:

• un avis comprenant une copie du rapport de consommation sur lequel vous vous êtes appuyé pour prendre votre décision; et
• une copie d’Un Résumé de Vos droits En vertu de la Loi sur l’évaluation équitable du crédit, que l’entreprise qui vous a remis le rapport aurait dû remettre à toi.

En donnant à la personne l’avis à l’avance, elle a la possibilité d’examiner le rapport et de vous dire s’il est correct.

Après avoir pris une mesure défavorable

Si vous prenez une mesure défavorable sur la base des informations contenues dans un rapport de consommateur, vous devez en aviser le demandeur ou l’employé – oralement, par écrit ou par voie électronique.

Un avis d’action défavorable informe les gens de leurs droits de voir les informations signalées à leur sujet et de corriger les informations inexactes. L’avis doit inclure:

• le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de la société d’information sur les consommateurs qui a fourni le rapport;
• une déclaration selon laquelle la société qui a fourni le rapport n’a pas pris la décision de prendre la mesure défavorable et ne peut pas en donner de raisons précises; et
• un avis du droit de la personne de contester l’exactitude ou l’exhaustivité des informations fournies par la société d’information sur les consommateurs et d’obtenir un rapport gratuit supplémentaire de la société si la personne le demande dans les 60 jours.

Élimination des rapports sur les consommateurs

Lorsque vous avez terminé d’utiliser un rapport sur les consommateurs, vous devez disposer en toute sécurité du rapport et de toute information que vous en avez recueillie. Cela peut inclure la combustion, la pulvérisation ou le déchiquetage de documents papier et l’élimination des informations électroniques afin qu’elles ne puissent pas être lues ou reconstruites. Pour plus d’informations, consultez la section Élimination des informations relatives aux rapports sur les consommateurs? La Règle Dit Comment.

Pour Plus d’informations

Trouvez des informations FCRA spécifiques sur:

• Obtenir des rapports sur les consommateurs (voir la section 604(b) de la FCRA, 15 U.S.C. § 1681b(b));
• Prendre une mesure défavorable (voir l’article 604(b), 15 U.S.C. § 1681b(b) et l’article 615(a)), 15 U.S.C. § 1681m(a);
• Conformité pour l’industrie du camionnage (voir les paragraphes (b)(2)(B), (b)(2)(c)), et (b)(3) de l’article 604(b), 15 U. S.C. § 1681b(b));
• Utilisant des rapports d’enquête sur les consommateurs (voir l’article 606 de la FCRA, 15 U.S.C. § 1681d);
• Enquêtant sur une faute professionnelle (voir l’article 603(y) de la FCRA, 15 U.S.C. § 1681a(x)).