Updated March 04, 2021-Sophie Thompson

In qualsiasi ruolo aziendale devi essere in grado di trasmettere le tue idee e la tua visione in modi che guidano un processo decisionale efficace, il lavoro di squadra e l’azione. I più grandi leader motivano e ispirano il loro team attraverso una comunicazione chiara, promuovendo al contempo disciplina, responsabilità e allineamento strategico.

La condivisione delle informazioni è estremamente importante per un’organizzazione e spesso diventa più difficile man mano che cresce. I leader senior devono dare l’esempio comunicando informazioni, essendo il più trasparente possibile e instaurando fiducia.

È molto difficile per un’organizzazione prosperare se le informazioni vengono conservate in silos dipartimentali. In questo articolo, copriamo i principi di comunicazione e le tecniche utilizzate dai manager di maggior successo al mondo.

Vantaggi della comunicazione di leadership

I principali vantaggi di una buona capacità di comunicazione per i leader includono:

• Possibilità di recapitare i messaggi che ispirare il pubblico a prendere azione
• Fiducia in caso di presentazione di idee e la visione dell’azienda per la tua squadra
• in modo Efficace per il trasporto delle riflessioni e raccomandazioni

Principi di leadership, di comunicazione

la Comunicazione inizia quando si assumere un nuovo ruolo di leadership e la necessità di descrivere la propria leadership filosofia, le priorità e gli obiettivi dell’organizzazione. Di seguito sono riportate le tecniche e i principi chiave per la consegna dei messaggi:

Dare la priorità

La scarsa comunicazione può richiedere tempo prezioso e può portare a errori. Assicurarsi di effettuare un piano chiaro prima di comunicare, tra cui ordinare ciò che si sta andando a dire in modo logico. Ad esempio:

• Indicare lo scopo del compito e il risultato desiderato
• Spiegare quanto tempo dovrebbe prendere e quando la scadenza è
• Quali sono le risorse necessarie
• Eventuali dettagli aggiuntivi
• Ripetere la comunicazione…

Ripetere la comunicazione

Consegnare i messaggi più volte per rafforzare la comprensione. C’è una ricerca che suggerisce l’importanza di ripetere la comunicazione, ad esempio, in uno studio pubblicato su Harvard Business Review, sono stati osservati tredici manager e la loro comunicazione è stata monitorata.

Si è concluso che quando la comunicazione veniva ripetuta, era più probabile che un progetto venisse completato più rapidamente e con meno errori (Neeley& Leonardi, 2011).

Quindi assicurati di ripetere i tuoi messaggi perché questo è utile per il tuo team e l’organizzazione. Utilizzare diversi mezzi per aiutare con questo, per esempio, se avete parlato con il tuo team di un nuovo progetto poi seguire questo con una e-mail per consolidare ciò che è stato detto.

Essere visibili all’interno dell’organizzazione

Visibilità significa lasciare che il tuo team e i principali stakeholder abbiano un’idea di chi sei e di cosa ti interessa. È facile nascondersi dietro un computer e inviare messaggi ad altri senza vedere o interagire con loro.

Passa un po ‘ di tempo faccia a faccia con i dipendenti e gli altri membri dell’azienda, visita uffici, call center, visita negozi e altre località. Mostra alle persone che sei accessibile e che ti importa di loro. Più sei visibile, meglio sarai in grado di guidare.

Empatizzare

Essere empatici significa che sei in grado di identificare e comprendere le emozioni degli altri, cioè immaginare te stesso nella posizione di qualcun altro. Essere empatici mostra la tua squadra che ti interessa.

Ad esempio, se un manager reagisce con rabbia dopo aver scoperto che un dipendente è arrivato a lavorare in ritardo perché il loro bambino non sta bene, è probabile che il team reagisca negativamente nei confronti del manager. Sarebbe più favorevole per il manager di essere comprensione e d’accordo su un piano d’azione con il dipendente, ad esempio, il dipendente di iniziare il lavoro prima e finire più tardi.

I dipendenti rispetteranno e si fidano di più se si empatizza e successivamente le prestazioni lavorative miglioreranno.

Per sviluppare empatia:

• Immagina di essere nella posizione di qualcun altro. Anche se non hai vissuto una situazione simile, ricorda una situazione in cui hai provato la stessa emozione che sta vivendo il tuo dipendente.
• Esercitati ad ascoltare i tuoi dipendenti senza interromperli.
• Osserva i tuoi dipendenti e cerca di valutare come si sentono.
• Non ignorare mai le emozioni dei tuoi dipendenti, ad esempio, se un dipendente sembra sconvolto non ignorare questo – affrontalo.
• Cerca di capire prima piuttosto che formare un giudizio. Ad esempio, potresti inizialmente sentirti infastidito da un dipendente che sembra freddo e disinteressato. Tuttavia, dopo aver scoperto che soffrono di ansia sociale, potresti sentirti più comprensivo.
• Per comunicare la tua empatia tieni aperto il linguaggio del corpo e regola la tua voce per mostrare la tua sincerità.

Spiega la strategia complessa nel modo più semplice possibile

Scomponi pensieri e strategie complesse in concetti semplici a cui i tuoi dipendenti possono relazionarsi. Il più memorabile, meglio è. Se hai problemi a distillare qualcosa alla sua essenza, è un segno che potresti non avere una chiara comprensione di esso. Ciò rende impossibile per te comunicarlo agli altri in modo efficace. Cercate di non farsi prendere in gergo tecnico e business-parlare.

Quando semplifichi i tuoi obiettivi, fai attenzione a non essere vago con ciò che vuoi dal tuo team, assicurati che sappiano esattamente cosa ti aspetti e quando te lo aspetti.

Se non capiscono cosa stai dicendo loro, non sapranno cosa dovrebbero fare. Si perde la produttività quando devono cerchio indietro intorno a voi per chiarimenti su informazioni importanti.

Ascoltare attivamente – comunicazione efficace è bidirezionale

“Quando la gente parla, ascoltare completamente. Non pensare a quello che stai per dire. La maggior parte delle persone non ascolta mai. Né osservano.”- Ernest Hemmingway

I buoni leader sanno come fare grandi domande e poi ascoltare con gli occhi e le orecchie. È facile essere così concentrati sul far uscire il tuo messaggio, o persuadere gli altri, che non ti sintonizzi su ciò che vedi e senti.

Poiché sei in una posizione di autorità, non otterrai sempre un feedback diretto. Avrai bisogno di ascoltare ciò che viene detto e studiare segnali non verbali come il linguaggio del corpo, per dirti cosa devi sapere.

Motivare

Incoraggiare il vostro team a partecipare e condividere le loro idee, perché questo li aiuterà a diventare personalmente investito nel loro lavoro e il lavoro della società. La motivazione si diffonderà agli altri intorno a loro.

Apertura

Non parlare solo con persone che hanno opinioni simili alle tue, dovresti anche parlare con coloro che hanno opinioni opposte. Mostra un interesse per quello che dicono con l’obiettivo di capire come pensano. Questo ti aiuterà con il tuo sviluppo mentre ti sfida.

La gente ti ammirerà per questo perché mostra la volontà di imparare dagli altri anche se sei in disaccordo. Inoltre, avendo una comprensione della loro prospettiva, sarà più facile spiegare cosa vuoi da loro e perché.

Feedback

Con questa prospettiva di mentalità aperta, incoraggia il tuo team a fornire feedback su di te, incluso il feedback sulla tua comunicazione-usa un sistema anonimo in modo che il personale si senta più a suo agio fornendolo.

Il tuo team ti rispetterà per questo in quanto è un accordo equo considerando che ricevono feedback. Ti verranno fornite preziose informazioni su come sei percepito e su cosa devi lavorare – tutto ciò contribuirà a migliorare la tua comunicazione.

Se dici che farai qualcosa, fallo

Assicurati di seguire ciò che hai promesso. Si tratta di credibilità, che si riduce alla fiducia, uno degli elementi più importanti della leadership. Le tue azioni devono allinearsi con le tue parole altrimenti sarai nei guai, in particolare se non lo riconosci e lo correggi rapidamente e sinceramente.

Può essere difficile ottenere feedback su questo dal tuo team, quindi chiedi a un collega di dirti se ci sono discrepanze tra ciò che dici e ciò che fai. Probabilmente è meglio non dire nulla o ritardare la comunicazione fino a quando si è certi che sarete in grado di seguire attraverso con l’azione.

Parla a tutti come individui

I leader spesso non hanno il tempo di parlare a tutti quelli che vogliono e devono individualmente. Per essere un leader è necessario essere in grado di ottenere in modo efficace attraverso il vostro messaggio e far sentire il pubblico come se si sta affrontando loro individualmente – se si sta parlando a una persona in una sala riunioni o rivolgendosi a migliaia in una sala conferenze.

Per aiutare con questo è necessario identificare chi sono il pubblico e le loro caratteristiche. Da questo puoi adattare il tuo stile di comunicazione in modo che sia adatto a loro, il che ti offre di conseguenza un maggiore controllo sulla diffusione dei tuoi messaggi.

Sii te stesso, genuino e onesto

I migliori leader hanno imparato che una comunicazione efficace riguarda tanto l’autenticità quanto le parole che parlano e scrivono. Non cercare di essere qualcun altro, lascia che i tuoi valori entrino nella tua comunicazione e usa un linguaggio che è distintamente il tuo. La gente vuole reale. La gente rispetta il reale. La gente segue reale. Se i tuoi dipendenti non ti rispettano, non ti ascolteranno.

Se comunichi apertamente e onestamente, commetterai alcuni errori, ma quegli errori saranno migliori delle comunicazioni poco interessanti di molte aziende. Ci saranno anche momenti in cui non hai la risposta e va bene ammettere che non lo fai. I tuoi dipendenti rispetteranno il tuo coraggio e onestà.

È più facile essere autentici se vedi le cose dal punto di vista dei tuoi dipendenti – mettiti nella loro mentalità. Cercate di capire perché stanno dicendo o comportarsi come sono.

Guida per esempio

Impostando un esempio mostra alla tua squadra che sei in grado di fare ciò che ti aspetti da loro. Aiuta a ottenere il meglio dai tuoi dipendenti senza ricordarli esplicitamente. Se non si seguono le proprie regole e messaggi allora perché dovrebbe il vostro personale? Ciò è particolarmente importante quando c’è stata una crisi o l’azienda sta attraversando un momento difficile – è necessario mostrare alla squadra come gestire la situazione.

Le persone hanno più di un motivo per fidarsi di te quando le tue azioni riflettono le tue parole. Ricorda che, per la tua squadra, sei essenzialmente un messaggero rispettato.

Pratica abilità comunicative

È fondamentale praticare la consegna di messaggi ad alto impatto, in modo che siano memorabili e motivanti. Buone capacità di comunicazione non vengono naturalmente per la maggior parte delle persone. Molte persone, tra cui dirigenti d’azienda e manager, hanno bisogno di praticare ripetutamente al fine di migliorare le proprie competenze.

Essere consapevole della comunicazione non verbale

tecniche di comunicazione Non verbale coinvolgere presenza, linguaggio del corpo, e la consegna. La ricerca ha dimostrato che le persone prestano molta meno attenzione alle parole che vengono dette e molta più attenzione alle azioni e agli spunti non verbali che accompagnano quelle parole.

I segnali non verbali includono le espressioni facciali, l’uso dei movimenti delle mani, la postura del corpo e il contatto visivo. I leader dovrebbero mirare a far corrispondere ciò che stanno dicendo con i loro segnali non verbali, in questo modo costruiranno un rapporto più forte e appariranno più credibili.

Fiducia

Devi essere fiducioso nella tua comunicazione-i tuoi dipendenti devono crederti e sembrare dubbiosi e negativi avranno l’effetto opposto. Suonando entusiasta e fiducioso la tua squadra si sentirà più motivata.

Suggerimenti per suonare più sicuri:

• Evitare / ridurre le parole di riempimento.
• Parla forte e chiaro-pensa a proiettare la tua voce sul retro della stanza.
• Mantenere il contatto visivo e una buona postura.
• Evita di parlare in monotono.
• Gesto con le mani per l’enfasi e abbinare il linguaggio del corpo con quello che stai dicendo.
• Parlare ad un ritmo che è facile da seguire. Se sei troppo veloce o troppo lento sarà difficile per il pubblico capire cosa stai dicendo ed è anche frustrante. 190 parole al minuto è stato suggerito come il ritmo ideale.
• Allaccia il ritmo per mostrare entusiasmo e rallenta per enfasi, riflessione o cautela.
• Usa le pause in modo che il pubblico possa riflettere sui tuoi messaggi.
• Esprimi la tua gratitudine e apprezzamento.
• Sorridi.
• Evita introduzioni negative a idee, come “Scusa” o “Questa è solo la mia opinione…”
• Dichiarare ciò che si vuole dire, ad esempio,” Abbiamo bisogno di cambiare questo, “è molto più fiducioso di” A mio parere/Penso che abbiamo bisogno di cambiare questo…”

Fai le domande giuste

Fai le domande giuste che favoriranno una comunicazione produttiva e utile tra il team. Se hai creato una squadra intelligente intorno a te con una varietà di conoscenze di dominio, fare domande ti aiuterà a imparare molto rapidamente da loro.

Guidando una conversazione con un obiettivo specifico in mente, realizziamo molto di più sfruttando il talento che ci circonda.

Sii coerente

I leader dovrebbero voler essere riconosciuti per più del loro duro lavoro – dovrebbero voler essere riconosciuti come equi. I dipendenti non vogliono un leader i cui stati d’animo e l’atteggiamento sono incoerenti, non vogliono avere costantemente paura di provocare un’oscillazione dell’umore.

Non dovresti guidare dalla paura in quanto ciò crea un ambiente di lavoro malsano e può limitare l’azienda, ad esempio, la tua azienda potrebbe avere un alto tasso di turnover dei dipendenti che può influenzare i progetti in corso e il personale potrebbe non essere disposto a condividere buone idee.

Le persone lavoreranno sodo se gli piaci. Come leader, il tuo stile di comunicazione deve essere equo, gentile e coerente in modo che i tuoi dipendenti si sentano rassicurati in tua presenza.

Parlare di meno, ascoltare di più

Un aspetto importante della comunicazione è la capacità di ascoltare attivamente come abbiamo accennato in precedenza. L’ascolto attivo implica concentrarsi solo sull’oratore e ignorare le interruzioni esterne, compresi i pensieri o le possibili risposte dell’ascoltatore.

Anche gli ascoltatori attivi si astengono dall’interrompere, danno all’oratore il tempo di finire, mostrano che stanno ascoltando facendo cose come annuire o sorridere e riflettono o parafrasano per verificare la loro comprensione.

Spesso ci troviamo nella cattiva abitudine di pensare a ciò che stiamo per dire dopo invece di ascoltare effettivamente le altre persone che parlano. Quando lo facciamo, non siamo veramente impegnati nella conversazione. Spesso noti che le persone più sagge ascoltano più di quanto non parlino. Meno parliamo, più impareremo da coloro che ci circondano.

Sii accessibile

Se fai sentire i dipendenti bene con se stessi, se sei incoraggiante e mostri un apprezzamento per loro e il loro lavoro, allora ti ascolteranno. Chiedere le loro opinioni regolarmente aiuterà con questo, così come avere conversazioni casuali e prendere il tempo per inviare e-mail motivandoli.

Cerca di essere anche fisicamente accessibile, ad esempio, non sempre lavorare fuori dall’ufficio, rispondere alle tue e-mail, ecc. Le persone si sentiranno frustrate se non riescono a entrare in contatto con te e potrebbero persino giudicarti incompetente.

Personalizzazione

Per renderti più accessibile, prova a connetterti con il tuo team parlando con loro a livello personale. Impegnarsi in conversazioni non commerciali può aiutarli a relazionarsi con te che li aiuterà a piacerti e a fidarti di te. Questo aiuterà con la condivisione di idee in quanto sono più simili a sentirsi a proprio agio a parlare con te.

Così conoscere la tua squadra – fare il tempo di pranzare nella sala pausa personale, salutarli quando si cammina passato ecc. Anche le conversazioni aziendali possono avere un elemento di personalizzazione per aiutare a costruire un rapporto.

Usa storytelling

Raccontare storie aiuta a creare significato e può essere condiviso tra colleghi. È anche molto più memorabile. Puoi anche imparare molto ascoltando le storie dei dipendenti, come eventuali preoccupazioni o problemi con cui stanno lottando.

Costruire il lavoro di squadra attraverso la comunicazione

Se si costruisce una grande squadra, si può realizzare qualsiasi cosa, ecco perché VC e di altri investitori si concentra tanto sul team iniziale. Forte comunicazione consente di attrarre grandi membri del team, come sarete in grado di vendere una visione convincente per il futuro. Una volta creato un team, la comunicazione ti aiuta a mantenerlo, mantenendo tutti allineati con la visione e comprendendo ciò che è richiesto da loro.

Essere presenti quando in conversazione

Dirigenti aziendali, imprenditori e leader di solito hanno giorni con poco o nessun tempo di inattività. Si precipitano dalle riunioni alle chiamate in conferenza, raramente prendendo il tempo per schiarirsi le idee e resettare per il prossimo punto all’ordine del giorno. Tuttavia, la maggior parte degli studi mostra che gli esseri umani sono veramente produttivi solo per pochi minuti ogni ora.

È importante quindi che quando si sta chattando con un collega sulla strada per una riunione, in una conference call con i membri del team o alla guida di una riunione aziendale, si è attivamente presenti nel momento. Essere impegnati con il pubblico non importa quanto banale si pensa che la conversazione può essere.

Mantieni allineato il tuo team

In qualità di leader, hai la responsabilità di assicurarti che i tuoi colleghi sappiano quali sono la tua visione e le tue obiezioni per il team. Spesso diremo qualcosa e scopriremo più tardi che è stato frainteso.

Un buon leader ha la responsabilità di assicurarsi che la loro squadra sappia e capisca cosa hanno detto loro e quali sono le loro priorità. Le priorità possono cambiare frequentemente, quindi devi dare alle persone l’autorità di tornare da te per chiarimenti senza paura di essere rimproverato.

Evita di consegnare monologhi alla tua squadra

Lo staff è molto più propenso ad ascoltarti e vuole ascoltarti se ha un input. Se stai lì a dettare cosa dovrebbero fare, senza dare loro l’opportunità di condividere le loro opinioni o idee, si sentiranno frustrati. Dovresti mirare ad avere dialoghi con il tuo staff in quanto ciò può aiutare il progetto e con la coesione del team.

Barriere alla comunicazione di leadership

La comunicazione non sempre procede senza intoppi a causa di una varietà di fattori, eccone alcuni:

• Non adattare la tua comunicazione al pubblico.
• Mancanza di pianificazione prima di affrontare il pubblico.
• Mancanza di fiducia.
• Mancanza di fiducia.
• Fare ipotesi errate sul pubblico.
• Non ascolto.
• Utilizzando il linguaggio del corpo che non corrisponde a quello che stai dicendo.

In sintesi

Come leader, grande comunicazione è fondamentale non solo per fornire dettagli circa gli obiettivi e la visione di ciò che si sta cercando di realizzare, ma anche per motivare, ispirare e gestire le relazioni per spostare le persone in una direzione desiderata.

Quando siamo in una posizione di leadership, spesso non ci rendiamo conto che i riflettori sono sempre puntati su di noi. Tutto ciò che diciamo e facciamo viene esaminato, nel bene e nel male. Le parole e le azioni possono diventare abitudini e le abitudini contribuiscono a definire il nostro carattere. La leadership è un privilegio che deve essere guadagnato ogni giorno.

Ricorda che fondamentalmente, i principi della comunicazione guidano tutte le interazioni aziendali.