bijgewerkt op 04 maart 2021-Sophie Thompson

in elke zakelijke rol moet u in staat zijn om uw ideeën en visie over te brengen op manieren die effectieve besluitvorming, teamwork en actie stimuleren. De grootste leiders motiveren en inspireren hun team door duidelijke communicatie, terwijl ze ook discipline, verantwoording en strategische afstemming bevorderen.

het delen van informatie is uiterst belangrijk voor een organisatie en wordt vaak moeilijker naarmate het groeit. De senior leiders moeten het goede voorbeeld geven door informatie te communiceren, zo transparant mogelijk te zijn en vertrouwen te vestigen.

Het is erg moeilijk voor een organisatie om te gedijen als informatie wordt bewaard in departementale silo ‘ s. In dit artikel behandelen we communicatieprincipes en-technieken die worden gebruikt door ‘ s werelds meest succesvolle managers.

voordelen van leiderschapscommunicatie

belangrijkste voordelen van goede communicatieve vaardigheden voor leiders zijn::

• vermogen om boodschappen te leveren die uw publiek inspireren om actie te ondernemen
• vertrouwen bij het presenteren van ideeën en de bedrijfsvisie aan uw team
• effectief overbrengen van uw inzichten en aanbevelingen

Principles of leadership communication

communicatie begint wanneer u een nieuwe leiderschapsrol overneemt en uw leiderschapsfilosofie, prioriteiten en doelen voor de organisatie moet beschrijven. Hieronder vindt u de belangrijkste technieken en principes voor het leveren van uw berichten:

prioriteren

slechte communicatie kan kostbare tijd in beslag nemen en tot fouten leiden. Zorg ervoor dat u een duidelijk plan te maken voordat je communiceren, met inbegrip van het bestellen van wat je gaat zeggen op een logische manier. Bijvoorbeeld:

• vermeld het doel van de taak en het gewenste resultaat
• leg uit hoe lang het moet duren en wanneer de deadline
• is wat zijn de benodigde middelen
• eventuele aanvullende details
• Herhaal uw mededeling…

Herhaal uw communicatie

Lever uw berichten meerdere keren om het begrip te versterken. Er is onderzoek dat het belang van het herhalen van communicatie suggereert, bijvoorbeeld, in een studie gepubliceerd in Harvard Business Review, werden dertien managers waargenomen en hun communicatie werd gevolgd.

Er werd geconcludeerd dat wanneer de communicatie werd herhaald, het waarschijnlijker was dat een project sneller en met minder fouten zou worden voltooid (Neeley & Leonardi, 2011).

zorg er dus voor dat u uw berichten herhaalt, omdat dit nuttig is voor uw team en de organisatie. Gebruik verschillende mediums om te helpen met dit, bijvoorbeeld, als je met je team hebt gesproken over een nieuw project dan volgen dit met een e-mail om te consolideren wat werd gezegd.

zichtbaar zijn binnen de organisatie

zichtbaarheid gaat over het laten voelen van uw team en belangrijke stakeholders wie u bent en waar u om geeft. Het is gemakkelijk om te verbergen achter een computer en berichten te sturen naar anderen zonder te zien of interactie met hen.

besteed enige tijd face-to-face met werknemers en andere leden van het bedrijf, bezoek kantoren, callcenters, bezoek winkels en andere locaties. Het laat mensen zien dat je benaderbaar bent en dat je om hen geeft. Hoe zichtbaarder je bent, hoe beter je kunt leiden.empathisch zijn betekent dat je in staat bent om de emoties van anderen te identificeren en te begrijpen, dat wil zeggen dat je je in de positie van iemand anders waant. Empathisch zijn toont aan dat je team om je geeft.

bijvoorbeeld, als een manager boos reageert nadat hij ontdekt dat een werknemer laat komt werken omdat zijn kind ziek is, zal het team waarschijnlijk negatief reageren op de manager. Het zou gunstiger zijn voor de manager om begrip te hebben voor en overeenstemming te bereiken over een actieplan met de werknemer, zoals de werknemer die eerder begint met werken en later eindigt.

werknemers zullen u meer respecteren en vertrouwen als u empathiseert en vervolgens de werkprestaties zullen verbeteren.

om empathie te ontwikkelen:

• stel jezelf in de positie van iemand anders voor. Zelfs als u niet een soortgelijke situatie hebt ervaren, vergeet dan niet een situatie waarin u dezelfde emotie hebt gevoeld die uw werknemer ervaart.
• oefen naar uw werknemers te luisteren zonder ze te onderbreken.
• observeer uw werknemers en probeer te peilen hoe ze zich voelen.
• Negeer nooit de emoties van uw werknemers, bijvoorbeeld, als een werknemer boos lijkt, negeer dit niet – adresseer het.
• probeer eerst te begrijpen in plaats van een oordeel te vormen. U kunt zich bijvoorbeeld aanvankelijk geïrriteerd voelen bij een werknemer die koud en ongeïnteresseerd lijkt. Echter, na het ontdekken dat ze lijden aan sociale angst kunt u zich meer sympathiek voelen.
• om uw empathie te communiceren houd uw lichaamstaal open en reguleer uw stem om uw oprechtheid te tonen.

leg complexe strategie zo eenvoudig mogelijk uit

breek complexe gedachten en strategieën op in eenvoudige concepten waarmee uw werknemers zich kunnen verhouden. Hoe gedenkwaardiger, hoe beter. Als je problemen hebt met het distilleren van iets tot zijn essentie, is het een teken dat je er misschien geen duidelijk begrip van hebt. Dat maakt het onmogelijk voor u om het effectief aan anderen te communiceren. Probeer niet verstrikt te raken in technisch jargon en business-speak.

bij het vereenvoudigen van uw doelstellingen, wees voorzichtig niet vaag te zijn met wat je wilt van uw team, zorg ervoor dat ze precies weten wat je verwacht en wanneer je het verwacht.

als ze niet begrijpen wat je tegen hen zegt, zullen ze niet weten wat ze zouden moeten doen. Je verliest de productiviteit wanneer ze terug moeten cirkelen om u voor verduidelijking over belangrijke informatie.

luister actief – effectieve communicatie is tweerichtingsverkeer

“als mensen praten, luister dan volledig. Denk niet aan wat je gaat zeggen. De meeste mensen luisteren nooit. En zij letten niet op.”- Ernest Hemmingway

Good leaders know how to ask great questions, and then listen with both their eyes and ears. Het is gemakkelijk om zo gefocust te zijn op het verspreiden van je boodschap, of anderen te overtuigen, dat je je niet aansluit bij wat je ziet en hoort.

omdat u in een positie van autoriteit bent, krijgt u niet altijd directe feedback. Je moet luisteren naar wat er gezegd wordt en non-verbale signalen zoals lichaamstaal bestuderen om je te vertellen wat je moet weten.

motiveer

Stimuleer uw team om deel te nemen en hun ideeën te delen, omdat dit hen zal helpen persoonlijk geà nvesteerd te raken in hun werk en het werk van het bedrijf. Motivatie zal zich verspreiden naar anderen om hen heen.

openheid

spreek niet alleen met mensen die dezelfde opvattingen hebben als de uwe, u moet ook spreken met degenen die tegengestelde meningen hebben. Toon interesse in wat ze zeggen met het doel om te begrijpen hoe ze denken. Dit zal helpen met uw eigen ontwikkeling als het je uitdaagt.

mensen zullen je hiervoor bewonderen omdat het een bereidheid toont om van anderen te leren, zelfs als je het niet eens bent. Ook, door het hebben van een begrip van hun perspectief, zal het gemakkelijker zijn om uit te leggen wat je wilt van hen en waarom.

Feedback

met deze open-minded outlook, moedig uw team aan om feedback over u te geven, inclusief feedback over uw communicatie – gebruik een anoniem systeem zodat het personeel zich meer op zijn gemak voelt.

uw team zal u hiervoor respecteren omdat het een eerlijke regeling is gezien het feit dat ze feedback ontvangen. U krijgt waardevolle inzichten in hoe u wordt ervaren en waar u aan moet werken – alles zal uw communicatie verbeteren.

als je zegt dat je iets gaat doen, doe het dan

zorg ervoor dat je opvolgt met wat je beloofd hebt. Het gaat allemaal om geloofwaardigheid, wat neerkomt op vertrouwen, een van de belangrijkste elementen van leiderschap. Je acties moeten aansluiten bij je woorden anders kom je in de problemen, vooral als je het niet snel en oprecht herkent en corrigeert.

Het kan moeilijk zijn om feedback hierover te krijgen van uw team, dus vraag een collega om u te vertellen of er discrepanties zijn tussen wat u zegt en wat u doet. Het is waarschijnlijk beter om niets te zeggen of uw communicatie uit te stellen totdat u zeker bent dat u in staat zult zijn om door te gaan met actie.

spreek met iedereen als individu

leiders hebben vaak niet de tijd om met iedereen te spreken die ze individueel willen en nodig hebben. Om een leider te zijn moet je in staat zijn om effectief je boodschap over te brengen en het publiek het gevoel te geven dat je ze individueel aanspreekt – of je nu met één persoon in een vergaderruimte praat of met duizenden in een conferentiezaal.

om hiermee te helpen moet u identificeren wie het publiek is en hun kenmerken. Van hieruit kunt u uw communicatiestijl zo aanpassen dat het bij hen past, waardoor u meer controle krijgt over het verspreiden van uw berichten.

wees jezelf, oprecht en eerlijk

de beste leiders hebben geleerd dat effectieve communicatie net zo veel over authenticiteit gaat als over de woorden die ze spreken en schrijven. Probeer niet iemand anders te zijn, laat uw waarden doorkomen in uw communicatie en gebruik taal die duidelijk uw eigen is. Mensen willen echt. Mensen respecteren echt. Mensen volgen echt. Als je werknemers je niet respecteren, zullen ze niet naar je luisteren.

Als u open en eerlijk communiceert, zult u enkele fouten maken, maar die fouten zullen beter zijn dan de niet-inspirerende communicatie in veel bedrijven. Er zullen ook momenten zijn waarop je het antwoord niet hebt en het is prima om toe te geven dat je dat niet hebt. uw medewerkers zullen uw moed en eerlijkheid respecteren.

Het is makkelijker om oprecht te zijn als je dingen ziet vanuit het perspectief van je werknemers – zet jezelf in hun mindset. Probeer te begrijpen waarom ze zeggen of zich gedragen zoals ze zijn.

leid door voorbeeld

door een voorbeeld in te stellen laat het je team zien dat je in staat bent om te doen wat je van hen verwacht. Het helpt om het beste uit uw medewerkers te halen zonder hen er expliciet aan te herinneren. Als je je eigen regels en berichten niet volgt, waarom zou je personeel dat dan wel doen? Dit is vooral belangrijk wanneer er een crisis is geweest of het bedrijf een moeilijke tijd doormaakt-je moet het team laten zien hoe de situatie moet worden aangepakt.

mensen hebben meer reden om u te vertrouwen wanneer uw acties uw woorden weerspiegelen. Onthoud dat je voor je team in wezen een gerespecteerde boodschapper bent.

oefen communicatieve vaardigheden

Het is van cruciaal belang om te oefenen met het afleveren van berichten met een grote impact, zodat ze memorabel en motiverend zijn. Goede communicatieve vaardigheden komen voor de meeste mensen niet vanzelf. Veel mensen, waaronder bedrijfsleiders en managers, moeten herhaaldelijk oefenen om hun vaardigheden te verbeteren.

bewust Worden van non-verbale communicatie

Non-verbale communicatie technieken te betrekken aanwezigheid, lichaamstaal en levering. Onderzoek heeft aangetoond dat mensen veel minder aandacht besteden aan de woorden die worden gezegd en veel meer aandacht besteden aan de acties en non-verbale signalen die deze woorden begeleiden.

Non-verbale signalen omvatten gezichtsuitdrukkingen, gebruik van handbewegingen, lichaamshouding en oogcontact. Leiders moeten ernaar streven om te matchen wat ze zeggen met hun non-verbale signalen, op deze manier zullen ze een sterkere band opbouwen en geloofwaardiger lijken.

vertrouwen

u moet vertrouwen hebben in uw communicatie – uw werknemers moeten u geloven en twijfelachtig en negatief klinken zal het tegenovergestelde effect hebben. Door enthousiast en vol vertrouwen te klinken zal uw team zich meer gemotiveerd voelen.

Tips om meer vertrouwen te wekken:

• vermijd / verminder vulwoorden.
• spreek luid en duidelijk-denk na over het projecteren van uw stem naar de achterkant van de kamer.
• oogcontact en een goede houding behouden.
• vermijd monotoon spreken.
• gebaar met je handen voor nadruk en pas je lichaamstaal aan met wat je zegt.
• spreek in een tempo dat gemakkelijk te volgen is. Als je te snel of te traag bent zal het moeilijk zijn voor het publiek om te begrijpen wat je zegt en het is ook frustrerend. 190 woorden per minuut is voorgesteld als het ideale tempo.
• tempo opvoeren om enthousiasme te tonen en vertragen voor nadruk, bedachtzaamheid of voorzichtigheid.
• gebruik pauzes zodat het publiek kan reflecteren op uw berichten.
• spreek uw dankbaarheid en waardering uit.
• Smile.
• vermijd negatieve introducties op ideeën, zoals ” Sorry “of” This is just my opinion…”
• geef aan wat je wilt zeggen, bijvoorbeeld, “We moeten dit veranderen,” is veel meer vertrouwen dan “In mijn mening/Ik denk dat we dit moeten veranderen…”

Stel de juiste vragen

Stel de juiste vragen die productieve en nuttige communicatie tussen het team bevorderen. Als u een slim team om u heen hebt opgebouwd met een verscheidenheid aan domeinkennis, zal het stellen van vragen u helpen zeer snel van hen te leren.

door het begeleiden van een gesprek met een specifiek doel in het achterhoofd, bereiken we veel meer door gebruik te maken van het talent om ons heen.

wees consistent

leiders zouden meer erkenning moeten willen dan hun harde werk – ze zouden erkend moeten willen worden als eerlijk. Werknemers willen geen leider wiens stemmingen en houding inconsistent zijn, ze willen niet constant bang zijn om een stemming swing uit te lokken.

u moet niet leiden door angst, omdat dit een ongezonde werkomgeving creëert en het bedrijf kan beperken, bijvoorbeeld, uw bedrijf kan een hoog personeelsverloop hebben dat lopende projecten kan beïnvloeden en personeel kan niet bereid zijn om goede ideeën te delen.

mensen zullen hard werken als ze je leuk vinden. Als leider moet uw communicatiestijl eerlijk, vriendelijk en consistent zijn, zodat uw medewerkers zich gerustgesteld voelen in uw aanwezigheid.

spreek minder, luister meer

een belangrijk aspect van communicatie is de mogelijkheid om actief te luisteren, Zoals we eerder vermeld hebben. Actief luisteren betekent zich alleen concentreren op de spreker en het negeren van onderbrekingen van buitenaf, inclusief de eigen gedachten of mogelijke reacties van de luisteraar.

actieve luisteraars onthouden zich ook van onderbreken, geven de spreker de tijd om af te ronden, laten zien dat ze luisteren door dingen te doen zoals knikken of glimlachen, en reflecteren of parafraseren om hun begrip te verifiëren.

we hebben vaak de slechte gewoonte om na te denken over wat we gaan zeggen, in tegenstelling tot het luisteren naar de andere mensen die spreken. Als we dat doen, zijn we niet echt betrokken bij het gesprek. Je merkt vaak dat de wijste mensen meer luisteren dan spreken. Hoe minder we praten, hoe meer we zullen leren van de mensen om ons heen.

benaderbaar

Als u ervoor zorgt dat werknemers zich goed voelen over zichzelf, als u aanmoedigt en u een waardering toont voor hen en hun werk, zullen ze naar u luisteren. Vragen om hun mening regelmatig zal helpen met dit, net als het hebben van casual gesprekken en het nemen van de tijd om e-mails te sturen hen motiveren.

probeer ook fysiek benaderbaar te zijn, bijvoorbeeld, werk niet altijd buiten kantoor, beantwoord uw e-mails etc. Mensen zullen gefrustreerd raken als ze niet in contact met je kunnen komen en kunnen je zelfs beoordelen als incompetent.

Personalisatie

om u toegankelijker te maken, probeert u contact te leggen met uw team door met hen te praten op een persoonlijk niveau. Deelnemen aan niet-zakelijke gesprekken kan hen helpen betrekking hebben op u die hen zal helpen als en vertrouw je. Dit zal helpen met het delen van ideeën als ze meer willen voelen comfortabel met u te spreken.

dus leer over uw team-maak de tijd om te lunchen in de kantine van het personeel, groet hen wanneer u voorbij loopt, enz. Zelfs uw zakelijke gesprekken kunnen een element van personalisatie hebben om te helpen bij het opbouwen van verstandhouding.

gebruik storytelling

verhalen vertellen helpt betekenis te creëren en kan worden gedeeld met collega ‘ s. Het is ook veel memorabeler. U kunt ook veel leren door te luisteren naar werknemers verhalen, zoals eventuele zorgen of problemen die ze worstelen met.

teamwork bouwen door communicatie

Als u een geweldig team bouwt, kunt u bereiken zo ongeveer alles, dat is de reden waarom VC ‘ s en andere investeerders zich zo veel richten op het initiële team. Sterke communicatie kunt u grote teamleden aan te trekken, als je in staat om een dwingende visie voor de toekomst te verkopen zult zijn. Zodra je een team hebt opgebouwd, helpt communicatie je het te behouden, door iedereen in lijn te houden met de visie en te begrijpen wat er van hen wordt verlangd.

aanwezig zijn tijdens een gesprek

bedrijfsleiders, ondernemers en leiders hebben meestal dagen met weinig tot geen downtime. Ze haasten zich van vergaderingen naar conference calls, zelden de tijd nemen om hun hoofd leeg en resetten voor het volgende punt op hun agenda. Echter, de meeste studies tonen aan dat mensen zijn echt productief voor slechts een paar minuten per uur.

Het is daarom belangrijk dat wanneer je chat met een collega op weg naar een vergadering, op een conference call met teamleden of het leiden van een bedrijf Vergadering, je actief aanwezig bent in het moment. Houd je bezig met je publiek, hoe triviaal je ook denkt dat het gesprek kan zijn.

Houd uw team uitgelijnd

als leider hebt u de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat uw collega ‘ s weten wat uw visie en bezwaren voor het team zijn. Vaak zullen we iets zeggen en later ontdekken dat het verkeerd werd begrepen.

een goede leider heeft de verantwoordelijkheid ervoor te zorgen dat zijn team Weet en begrijpt wat hij hen heeft verteld en wat zijn prioriteiten zijn. De prioriteiten kunnen vaak veranderen, dus je moet mensen de bevoegdheid geven om bij je terug te komen voor verduidelijking zonder bang te zijn om berispt te worden.

vermijd het leveren van monologen aan uw team

stafleden zijn veel meer geneigd naar u te luisteren en willen naar u luisteren als ze een input hebben. Als je daar staat te dicteren wat ze moeten doen, zonder hen de kans te geven hun meningen of ideeën te delen, zullen ze zich gefrustreerd voelen. U moet streven naar dialogen met uw medewerkers, omdat dit kan helpen het project en met team cohesie.

belemmeringen voor leiderschapscommunicatie

communicatie verloopt niet altijd soepel vanwege een verscheidenheid aan factoren, hier zijn er een paar:

• uw communicatie niet afstemmen op het publiek.
• gebrek aan planning voordat u uw publiek aanspreekt.
• gebrek aan vertrouwen.
• gebrek aan vertrouwen.
• onjuiste veronderstellingen maken over het publiek.
• luistert niet.
• lichaamstaal gebruiken die niet overeenkomt met wat je zegt.

samengevat

als leider is goede communicatie van cruciaal belang, niet alleen om details te geven over de doelstellingen en visie van wat u probeert te bereiken, maar ook om relaties te motiveren, te inspireren en te beheren om mensen in een gewenste richting te bewegen.

wanneer we in een leidinggevende positie zijn, realiseren we ons vaak niet dat de schijnwerpers altijd op ons gericht zijn. Alles wat we zeggen en doen wordt onder de loep genomen, in voor-en tegenspoed. Woorden en daden kunnen gewoonten worden en gewoonten dragen bij aan het definiëren van ons karakter. Leiderschap is een voorrecht dat elke dag verdiend moet worden.

onthoud dat de principes van communicatie fundamenteel alle zakelijke interacties aansturen.