ontvangsten en facturen spelen elk een rol bij het documenteren van de boekhouding van de verkoop van een bedrijf. Het verschil tussen hen ligt in wanneer ze worden uitgegeven en wat ze bereiken. Simpel gezegd, een factuur is een factuur die wordt uitgegeven door een bedrijf aan de klant voordat de betaling wordt gedaan. Een ontvangstbewijs is het bewijs van betaling dat door de ondernemer aan de klant wordt gegeven nadat de betaling is voltooid.

facturen

facturen worden om enkele redenen uitgegeven. Ten eerste, ze stellen duidelijke verwachtingen over de komende verkoop, een lijst van de diensten of goederen verstrekt en waarin de betalingsvoorwaarden. Heeft de klant 30 dagen om te betalen of 90? De factuur maakt die voorwaarden glashelder.

binnen een boekhoudsysteem worden facturen gebruikt om uitstaande betalingen of vorderingen te peilen. Weten wanneer die betalingen verschuldigd zijn en uw gemiddelde DOS zal u helpen beheren cash flow, omdat je in staat om te voorspellen wanneer cash zal het bedrijf in te voeren zal zijn.

facturen volgen een standaardformaat. Online factureringsoplossingen vullen de meeste informatie namens u in, maar als u een factuur vanaf nul aanmaakt, moet u het volgende toevoegen:

• uw bedrijfsgegevens: vermeld de naam, het adres, het telefoonnummer en de website van uw bedrijf.
• informatie van uw klant: vermeld de naam van uw klant (zakelijke en primaire contactnamen, indien van toepassing), adres, telefoonnummer en e-mailadres.
• data: vermeld zowel de datum waarop de factuur is afgegeven als de vervaldatum van de betaling.
• factuurnummer: geef al uw facturen een nummer zodat u ze gemakkelijk kunt volgen. Als je nog nooit een factuur hebt verstuurd, begin dan met 001.
• lijst van goederen of diensten: geef precies aan wat u zult leveren in ruil voor betaling. Deze sectie moet ook de tarieven of prijzen voor elk item. Als u een uurtarief in rekening brengt, splits de prijs naar beneden om het tarief, het aantal uren en de totale kosten op te nemen.
• extra kosten: als u belastingen of administratiekosten in rekening moet brengen, zorg er dan voor dat deze kosten als een apart regelitem worden vermeld.
• bericht aan de klant: Het is gebruikelijk maar optioneel om een mooi bericht aan uw klant, hen bedanken voor hun bedrijf.

wanneer u betalingsvoorwaarden aan uw klanten gaat aanbieden, moet u ook een systeem maken voor het opvolgen van openstaande facturen. Online oplossingen kunnen automatische herinneringen verzenden, maar sommige klanten kunnen een warmer tintje nodig hebben en vereisen een paar check-ins per telefoon of e-mail.

ontvangstbewijzen

of u in het verleden facturen hebt verzonden of niet, u bent vrijwel zeker ontvangstbewijzen tegengekomen. Boodschappen ontvangstbewijzen zijn vaak lang met tientallen lijn items op hen, terwijl een service ontvangst van een olie verversen kan worden afgedrukt op een standaard stuk papier met veel witte ruimte. Ontvangstbewijzen zijn er in vele vormen en maten, maar ze hebben allemaal dezelfde functie. Zij leveren de klant een betalingsbewijs voor de goederen of diensten die op het ontvangstbewijs staan vermeld.

aan de kant van de verkoper zijn ontvangsten de documentatie die wordt gebruikt om de verkoop en, soms, de inventaris te volgen. Het is het bewijs dat een verkoop is voltooid en kan onmiddellijk worden uitgegeven bij een contante verkoop of nadat een factuur is betaald. De enige vereiste is dat het wordt uitgegeven nadat geld handen heeft geruild.

vergelijkbaar met een factuur, zijn er enkele standaard componenten van een ontvangstbewijs die moeten worden opgenomen.

• uw bedrijfsgegevens: vermeld de naam, het adres en het telefoonnummer van uw bedrijf bovenaan het ontvangstbewijs.
• Datum: Toon de datum waarop de ontvangst is aangemaakt. Dit moet zo dicht mogelijk bij de dag van betaling liggen.
• lijst van goederen of diensten: Schetst elk goed of dienst die aan de klant werd verstrekt, samen met de kosten voor elk lijnitem.
• extra kosten: vermeld belastingen en administratiekosten als afzonderlijke posten voordat u het totale bedrag van de betaling vermeldt.
• totaal bedrag van de betaling: indien een factuur is verzonden, moet het totale bedrag van de betaling overeenkomen met het totale factuurbedrag, ervan uitgaande dat er geen wijzigingen zijn aangebracht.zowel ontvangsten als facturen helpen het risico van mondelinge afspraken te beperken. Door het schetsen van de details van uw transacties duidelijk, je elimineert de kans op een Hij-zei-zij-zei argument over betalingen. Op de top van dat, zult u duidelijke documentatie om uw boekhouding te begeleiden hebben, maak nauwkeurige financiële rapporten, en maken het door middel van fiscale tijd ongeschonden.

  

  Bereid uw bedrijf voor op belastingtijd

  verminder het risico en krijg de tools die u nodig hebt.