Updated March 04, 2021 – Sophie Thompson

w każdej roli biznesowej musisz być w stanie przekazać swoje pomysły i wizję w sposób, który napędza skuteczne podejmowanie decyzji, pracę zespołową i działanie. Najwięksi liderzy motywują i inspirują swój zespół poprzez przejrzystą komunikację, promując jednocześnie dyscyplinę, odpowiedzialność i strategiczne dopasowanie.

dzielenie się informacjami jest niezwykle ważne dla organizacji i często staje się trudniejsze w miarę rozwoju. Starsi liderzy muszą dawać przykład poprzez przekazywanie informacji, bycie jak najbardziej przejrzystym i budowanie zaufania.

bardzo trudno jest rozwijać się organizacji, Jeśli informacje są przechowywane w departamentowych silosach. W tym artykule omówimy zasady i techniki komunikacji stosowane przez najlepszych menedżerów na świecie.

korzyści z komunikacji przywództwa

kluczowe korzyści z dobrych umiejętności komunikacyjnych dla liderów obejmują:

• umiejętność dostarczania wiadomości, które inspirują odbiorców do działania
• pewność siebie podczas prezentowania pomysłów i wizji firmy zespołowi
• skuteczne przekazywanie Twoich spostrzeżeń i rekomendacji

zasady komunikacji przywództwa

komunikacja zaczyna się, gdy przejmujesz nową rolę lidera i musisz opisać swoją filozofię przywództwa, priorytety i cele dla organizacji. Poniżej znajdują się kluczowe techniki i zasady dostarczania wiadomości:

ustalanie priorytetów

słaba komunikacja może zająć cenny czas i prowadzić do błędów. Upewnij się, że robisz jasny plan przed komunikacją, w tym zamawianie tego, co masz zamiar powiedzieć w logiczny sposób. Na przykład:

• podaj cel zadania i pożądany wynik
• wyjaśnij, jak długo powinno to trwać i kiedy jest termin
• jakie są niezbędne zasoby
• wszelkie dodatkowe szczegóły
• powtórz komunikację…

powtórz swoją komunikację

dostarczaj swoje wiadomości wiele razy, aby wzmocnić zrozumienie. Istnieją badania sugerujące znaczenie powtarzania komunikacji, na przykład w badaniu opublikowanym w Harvard Business Review zaobserwowano trzynastu menedżerów, a ich komunikacja była śledzona.

stwierdzono, że po powtórzeniu komunikacji bardziej prawdopodobne jest, że projekt zostanie ukończony szybciej i z mniejszą liczbą błędów (Neeley& Leonardi, 2011).

więc upewnij się, że powtarzasz swoje wiadomości, ponieważ jest to przydatne dla Twojego zespołu i organizacji. Użyj różnych mediów, aby pomóc w tym, na przykład, jeśli rozmawiałeś ze swoim zespołem o nowym projekcie, a następnie wykonaj to e-mailem, aby skonsolidować to, co zostało powiedziane.

Bądź widoczny w organizacji

widoczność polega na umożliwieniu zespołowi i kluczowym interesariuszom poczucia, kim jesteś i na czym Ci zależy. Łatwo jest ukryć się za komputerem i wysyłać wiadomości do innych bez oglądania ich lub interakcji z nimi.

spędź trochę czasu twarzą w twarz z pracownikami i innymi członkami firmy, Odwiedź biura, call Center, odwiedź sklepy i inne lokalizacje. Pokazuje ludziom, że jesteś przystępny i troszczysz się o nich. Im bardziej jesteś widoczny, tym lepiej będziesz w stanie prowadzić.

empatia

bycie empatycznym oznacza, że jesteś w stanie zidentyfikować i zrozumieć emocje innych, tj. wyobrażać sobie siebie w czyjejś pozycji. Bycie empatycznym pokazuje Twojemu zespołowi, że ci zależy.

na przykład, jeśli menedżer zareaguje gniewnie po dowiedzeniu się, że pracownik przybywa do pracy późno, ponieważ jego dziecko jest chore, zespół prawdopodobnie zareaguje negatywnie na menedżera. Korzystniej byłoby, gdyby kierownik zrozumiał i uzgodnił z pracownikiem plan działania, np. pracownik rozpoczynający pracę wcześniej, a kończący później.

pracownicy będą Cię bardziej szanować i ufać, jeśli będziesz empatyczny, a następnie poprawi się wydajność pracy.

rozwijanie empatii:

• wyobraź sobie siebie w czyjejś pozycji. Nawet jeśli nie doświadczyłeś podobnej sytuacji, pamiętaj o sytuacji, w której odczułeś te same emocje, których doświadcza Twój pracownik.
• Ćwicz słuchanie swoich pracowników bez przerywania im.
• obserwuj swoich pracowników i spróbuj ocenić, jak się czują.
• nigdy nie ignoruj emocji swoich pracowników, na przykład, jeśli pracownik wygląda na zdenerwowanego, nie lekceważ tego – zajmij się tym.
• staraj się najpierw zrozumieć, a nie formułować osąd. Na przykład początkowo możesz czuć się zirytowany na pracownika, który wydaje się zimny i bezinteresowny. Jednak po odkryciu, że cierpią z powodu lęku społecznego, możesz czuć się bardziej współczujący.
• aby komunikować swoją empatię zachowaj język ciała otwarty i reguluj swój głos, aby pokazać swoją szczerość.

wyjaśnij jak najprościej złożoną strategię

podziel złożone myśli i strategie na proste koncepcje, do których Twoi pracownicy mogą się odnosić. Im bardziej zapadnie w pamięć, tym lepiej. Jeśli masz problemy z destylacją czegoś do jego istoty, jest to znak, że możesz nie mieć jasnego zrozumienia tego. To uniemożliwia skuteczne komunikowanie tego innym. Staraj się nie dać się złapać w żargonie technicznym i biznesowym.

upraszczając swoje cele, uważaj, aby nie być niejasnym, czego chcesz od swojego zespołu, upewnij się, że dokładnie wie, czego oczekujesz i kiedy tego oczekujesz.

Jeśli nie zrozumieją, co im mówisz, nie będą wiedzieli, co powinni robić. Tracisz produktywność, gdy muszą wrócić do Ciebie w celu wyjaśnienia ważnych informacji.

słuchaj aktywnie – skuteczna komunikacja jest dwukierunkowa

„Kiedy ludzie mówią, słuchaj całkowicie. Nie myśl, co powiesz. Większość ludzi nigdy nie słucha. Ani nie obserwują.”- Ernest Hemmingway

dobrzy liderzy wiedzą, jak zadawać wspaniałe pytania, a następnie słuchać oczami i uszami. Łatwo jest być tak skoncentrowanym na przekazywaniu wiadomości lub przekonywaniu innych, że nie dostrajasz się do tego, co widzisz i słyszysz.

ponieważ jesteś w pozycji autorytetu, nie zawsze otrzymasz bezpośrednią informację zwrotną. Będziesz musiał zarówno słuchać tego, co się mówi, jak i uczyć się niewerbalnych wskazówek, takich jak mowa ciała, aby powiedzieć ci to, co musisz wiedzieć.

motywuj

zachęcaj swój zespół do uczestnictwa i dzielenia się swoimi pomysłami, ponieważ pomoże im to osobiście zaangażować się w swoją pracę i pracę firmy. Motywacja będzie rozprzestrzeniać się na innych wokół nich.

otwartość

nie rozmawiaj tylko z ludźmi, którzy mają podobne poglądy do Twoich, powinieneś także rozmawiać z tymi, którzy mają przeciwne opinie. Wykazywać zainteresowanie tym, co mówią, aby zrozumieć, jak myślą. Pomoże to we własnym rozwoju, ponieważ stawia ci wyzwania.

ludzie będą cię za to podziwiać, ponieważ pokazuje to chęć uczenia się od innych, nawet jeśli nie zgadzasz się. Ponadto, dzięki zrozumieniu ich perspektywy, łatwiej będzie wyjaśnić, czego od nich chcesz i dlaczego.

Feedback

dzięki temu otwartemu poglądowi zachęcaj swój zespół do przekazywania informacji zwrotnych na Twój temat, w tym informacji zwrotnych na temat twojej komunikacji-użyj anonimowego systemu, aby personel czuł się bardziej komfortowo, dostarczając go.

Twój zespół będzie cię za to szanował, ponieważ jest to uczciwe rozwiązanie, biorąc pod uwagę, że otrzymuje informacje zwrotne. Otrzymasz cenny wgląd w to, jak jesteś postrzegany i nad czym musisz pracować – wszystko to pomoże poprawić komunikację.

jeśli mówisz, że coś zrobisz, zrób to

upewnij się, że postępujesz zgodnie z tym, co obiecałeś. Chodzi o wiarygodność, która sprowadza się do zaufania, jednego z najważniejszych elementów przywództwa. Twoje działania muszą być zgodne z Twoimi słowami, w przeciwnym razie będziesz mieć kłopoty, szczególnie jeśli nie rozpoznasz i nie poprawisz go szybko i szczerze.

może być trudno uzyskać opinię na ten temat od Twojego zespołu, więc poproś kolegę, aby powiedział ci, czy są jakieś rozbieżności między tym, co mówisz i robisz. Prawdopodobnie lepiej nic nie mówić lub opóźniać komunikację, dopóki nie będziesz pewien, że będziesz w stanie kontynuować działania.

Mów do wszystkich jako jednostki

Liderzy często nie mają czasu, aby porozmawiać z każdym, kogo chcą i potrzebują indywidualnie. Aby być liderem, musisz być w stanie skutecznie dotrzeć do wiadomości i sprawić, że publiczność poczuje się tak, jakbyś zwracał się do nich indywidualnie – niezależnie od tego, czy rozmawiasz z jedną osobą w sali konferencyjnej, czy zwracasz się do tysięcy w sali konferencyjnej.

aby w tym pomóc, musisz zidentyfikować odbiorców i ich cechy. Dzięki temu możesz dostosować swój styl komunikacji, aby im odpowiadał, co w konsekwencji zapewnia większą kontrolę nad rozpowszechnianiem wiadomości.

Bądź sobą, szczera i szczera

najlepsi liderzy nauczyli się, że skuteczna komunikacja to tak samo autentyczność, jak słowa, które mówią i piszą. Nie staraj się być kimś innym, pozwól, aby twoje wartości przeniknęły do twojej komunikacji i używaj języka, który jest wyraźnie Twój. Ludzie chcą prawdziwego. Ludzie szanują rzeczywistość. Ludzie podążają za Realem. Jeśli Twoi pracownicy cię nie szanują, nie będą cię słuchać.

jeśli komunikujesz się otwarcie i uczciwie, popełnisz kilka błędów, ale te błędy będą lepsze niż nieskrępowana komunikacja w wielu firmach. Będą również chwile, kiedy nie masz odpowiedzi i dobrze jest przyznać, że nie. Twoi pracownicy będą szanować twoją odwagę i uczciwość.

łatwiej jest być szczerym, jeśli widzisz rzeczy z perspektywy pracowników – postaw się w ich mentalności. Spróbuj zrozumieć, dlaczego mówią lub zachowują się tak, jak są.

Lead by example

ustawiając przykład, pokazujesz swojemu zespołowi, że jesteś w stanie zrobić to, czego od nich oczekujesz. Pomaga wydobyć z pracowników to, co najlepsze, bez wyraźnego przypominania im o tym. Jeśli nie chcesz przestrzegać własnych zasad i wiadomości, to dlaczego twoi pracownicy? Jest to szczególnie ważne, gdy nastąpił kryzys lub firma przechodzi trudny okres – musisz pokazać zespołowi, jak poradzić sobie z sytuacją.

ludzie mają więcej powodów, aby ci zaufać, gdy Twoje działania odzwierciedlają twoje słowa. Pamiętaj, że dla Twojego zespołu jesteś zasadniczo szanowanym posłańcem.

Ćwicz umiejętności komunikacyjne

ważne jest, aby ćwiczyć dostarczanie ważnych wiadomości, aby były one niezapomniane i motywujące. Dobre umiejętności komunikacyjne nie są naturalne dla większości ludzi. Wiele osób, w tym liderzy biznesu i menedżerowie, muszą wielokrotnie ćwiczyć, aby doskonalić swoje umiejętności.

bądź świadomy komunikacji niewerbalnej

techniki komunikacji niewerbalnej obejmują obecność, mowę ciała i dostarczanie. Badania wykazały, że ludzie zwracają znacznie mniej uwagi na słowa, które są wypowiadane, a znacznie więcej uwagi na działania i niewerbalne wskazówki, które towarzyszą tym słowom.

sygnały niewerbalne obejmują mimikę twarzy, używanie ruchów dłoni, postawę ciała i kontakt wzrokowy. Przywódcy powinni dążyć do dopasowania tego, co mówią, do swoich niewerbalnych wskazówek, w ten sposób zbudują silniejszy kontakt i będą wyglądać bardziej wiarygodnie.

zaufanie

musisz być pewny swojej komunikacji-Twoi pracownicy muszą ci wierzyć, a brzmiące wątpliwie i negatywne skutki będą miały odwrotny skutek. Brzmiąc entuzjastycznie i pewnie, Twój zespół poczuje się bardziej zmotywowany.

wskazówki, aby brzmiały pewniej:

• unikaj/zmniejszaj słowa wypełniające.
• mów głośno i wyraźnie – pomyśl o wystąpieniu swojego głosu z tyłu pokoju.
• utrzymuj kontakt wzrokowy i dobrą postawę.
• unikaj mówienia monotonnie.
• gestykuluj dłońmi dla podkreślenia i dopasuj język ciała do tego, co mówisz.
• mów w tempie, które jest łatwe do naśladowania. Jeśli jesteś zbyt szybki lub zbyt wolny, trudno będzie widzom zrozumieć, co mówisz, a także jest to frustrujące. 190 słów na minutę zostało zaproponowane jako idealne tempo.
• Przyspiesz tempo, aby pokazać entuzjazm i spowolnić nacisk, troskę lub ostrożność.
• użyj pauz, aby publiczność mogła zastanowić się nad Twoimi wiadomościami.
• wyraź swoją wdzięczność i uznanie.
• Uśmiechnij się.
• unikaj negatywnych wstępów do pomysłów, takich jak „przepraszam” lub ” to tylko moja opinia…”
• stwierdzenie, co chcesz powiedzieć, na przykład, „musimy to zmienić”, jest znacznie pewniejsze niż ” moim zdaniem/myślę, że musimy to zmienić…”

Zadaj właściwe pytania

Zadaj właściwe pytania, które przyczynią się do produktywnej i użytecznej komunikacji między zespołem. Jeśli zbudowałeś wokół siebie inteligentny zespół z różnorodną wiedzą na temat domen, zadawanie pytań pomoże ci bardzo szybko się od nich uczyć.

prowadząc rozmowę z określonym celem, osiągamy znacznie więcej, wykorzystując otaczający nas talent.

bądź konsekwentny

liderzy powinni chcieć być uznani za coś więcej niż ciężką pracę – powinni chcieć być uznani za Sprawiedliwych. Pracownicy nie chcą lidera, którego nastroje i postawa są niespójne, nie chcą stale bać się prowokowania huśtawki nastrojów.

nie powinieneś kierować się strachem, ponieważ tworzy to niezdrowe środowisko pracy i może ograniczyć firmę, na przykład Twoja firma może mieć wysoki wskaźnik rotacji pracowników, co może mieć wpływ na bieżące projekty, a pracownicy mogą nie chcieć dzielić się dobrymi pomysłami.

ludzie będą ciężko pracować, jeśli cię polubią. Jako lider, Twój styl komunikacji musi być uczciwy, miły i konsekwentny, aby Twoi pracownicy czuli się bezpiecznie w twojej obecności.

mów mniej, słuchaj więcej

ważnym aspektem komunikacji jest umiejętność aktywnego słuchania, jak wspomnieliśmy wcześniej. Aktywne słuchanie polega na skupieniu się tylko na mówcy i ignorowaniu przerw z zewnątrz, w tym własnych myśli lub możliwych odpowiedzi słuchacza.

aktywni słuchacze również powstrzymują się od przerywania, dają mówcy czas na zakończenie, pokazują, że słuchają, robiąc rzeczy takie jak kiwanie głową lub uśmiechanie się, i zastanawiają się lub parafrazują, aby zweryfikować ich zrozumienie.

często znajdujemy się w złym nawyku myślenia o tym, co mamy zamiar powiedzieć dalej, w przeciwieństwie do słuchania innych ludzi mówiących. Kiedy to robimy, nie jesteśmy naprawdę zaangażowani w rozmowę. Często zauważasz, że najmądrzejsi ludzie słuchają więcej niż mówią. Im mniej rozmawiamy, tym więcej uczymy się od otaczających nas ludzi.

bądź przystępny

Jeśli sprawiasz, że pracownicy czują się dobrze o sobie, jeśli jesteś zachęcający i okazujesz uznanie dla nich i ich pracy, to będą cię słuchać. Regularne pytanie o ich opinie pomoże w tym, podobnie jak swobodne rozmowy i poświęcenie czasu na wysyłanie e-maili motywujących ich.

staraj się być również fizycznie przystępny, na przykład nie zawsze pracuj poza biurem, odpowiadaj na maile itp. Ludzie będą sfrustrowani, jeśli nie mogą się z Tobą skontaktować, a nawet mogą Cię ocenić jako niekompetentnego.

Personalizacja

aby uczynić Cię bardziej przystępnym, spróbuj połączyć się ze swoim zespołem, rozmawiając z nim na poziomie osobistym. Angażowanie się w rozmowy nie biznesowe może pomóc im odnosić się do ciebie, co pomoże im polubić i zaufać. Pomoże to w dzieleniu się pomysłami, ponieważ bardziej lubią czuć się komfortowo rozmawiając z Tobą.

więc dowiedz się o swoim zespole-znajdź czas na lunch w pokoju socjalnym, przywitaj ich, gdy przejdziesz obok itp. Nawet rozmowy biznesowe mogą mieć element personalizacji, aby pomóc w budowaniu relacji.

użyj opowiadania

opowiadanie historii pomaga tworzyć znaczenie i może być udostępniane współpracownikom. Jest również o wiele bardziej niezapomniany. Możesz również wiele się nauczyć, słuchając historii pracowników, takich jak wszelkie obawy lub problemy, z którymi borykają się.

Zbuduj pracę zespołową poprzez komunikację

jeśli zbudujesz świetny zespół, możesz osiągnąć tylko jeden cel.o wszystkim, dlatego VC i inni inwestorzy tak bardzo skupiają się na początkowym zespole. Silna komunikacja pozwala przyciągnąć świetnych członków zespołu, ponieważ będziesz w stanie sprzedać przekonującą wizję na przyszłość. Gdy już zbudujesz zespół, komunikacja pomoże Ci go utrzymać, utrzymując wszystkich w zgodzie z wizją i rozumiejąc, co jest od nich wymagane.

bądź obecny podczas rozmowy

kierownictwo biznesu, przedsiębiorcy i liderzy zwykle mają dni z niewielkim lub żadnym przestojem. Spieszą się ze spotkań do rozmów konferencyjnych, rzadko poświęcając czas na oczyszczenie głowy i zresetowanie do następnego punktu w ich porządku dziennym. Jednak większość badań pokazuje, że ludzie są naprawdę produktywni tylko przez kilka minut na godzinę.

ważne jest zatem, aby podczas rozmowy z kolegą w drodze na spotkanie, rozmowy konferencyjnej z członkami zespołu lub prowadzenia spotkania firmowego, aktywnie obecny w danej chwili. Bądź zaangażowany ze swoją publicznością, bez względu na to, jak banalna może być rozmowa.

utrzymuj zespół w zgodzie

jako lider masz obowiązek upewnić się, że Twoi współpracownicy wiedzą, jaka jest twoja wizja i zastrzeżenia do zespołu. Często coś mówimy i dowiadujemy się później, że było to źle zrozumiane.

dobry lider ma obowiązek upewnić się, że jego zespół wie i rozumie, co im powiedział i jakie są jego priorytety. Priorytety mogą się często zmieniać, więc musisz dać ludziom władzę, aby wrócili do ciebie po wyjaśnienia, bez obawy o naganę.

unikaj dostarczania monologów do zespołu

Pracownicy są znacznie bardziej skłonni cię słuchać i chcą cię słuchać, jeśli mają wkład. Jeśli stoisz tam i dyktujesz, co powinni zrobić, nie dając im możliwości dzielenia się swoimi opiniami lub pomysłami, poczują się sfrustrowani. Powinieneś dążyć do dialogu ze swoimi pracownikami, ponieważ może to pomóc w projekcie i spójności zespołu.

bariery w komunikacji przywództwa

komunikacja nie zawsze idzie gładko z powodu różnych czynników, oto kilka z nich:

• nie dostosowanie komunikacji do odbiorców.
• brak planowania przed zwróceniem się do odbiorców.
• brak zaufania.
• brak zaufania.
• podejmowanie błędnych założeń co do widowni.
• nie słucha.
• używając mowy ciała, która nie pasuje do tego, co mówisz.

podsumowując

jako lider, świetna komunikacja ma kluczowe znaczenie nie tylko po to, aby podać szczegóły dotyczące celów i wizji tego, co próbujesz osiągnąć, ale także aby motywować, inspirować i zarządzać relacjami, aby poruszać ludzi w pożądanym kierunku.

Kiedy zajmujemy pozycję lidera, często nie zdajemy sobie sprawy, że reflektor jest zawsze na nas. Wszystko, co mówimy i robimy, jest analizowane, na dobre i na złe. Słowa i czyny mogą stać się nawykami, a nawyki przyczyniają się do definiowania naszego charakteru. Przywództwo to przywilej, na który trzeba zasłużyć każdego dnia.

pamiętaj, że zasadniczo zasady komunikacji napędzają wszystkie interakcje biznesowe.