ao criar o Excel workbooks há um grande número de opções de tipo de arquivo para escolher. Alguns são mais bem reservados para a importação e exportação de dados, por exemplo, TXT, CSV, PDF, e alguns para funcionalidade específica/legado, por exemplo, modelos, add-ins, e até mesmo o legado XLW Excel 4.0 filetype que pode ser aberto no Excel 2013 e mais tarde, mas não salvo.

Existem vários tipos de ficheiros’ standard ‘ para os diários de trabalho, cada um com as suas próprias vantagens e desvantagens.

XLS-o tipo de arquivo binário do Excel 5.0/95 e 97-2003. É provável que ainda os encontres regularmente. Sempre que possível, eles devem ser convertidos para um tipo de arquivo mais recente para salvar o espaço em disco e tirar vantagem da funcionalidade Excel mais recente. O único benefício deste tipo de arquivo é a sua compatibilidade com versões anteriores do Excel (2003 e prior). Suas desvantagens são um tamanho de arquivo maior e limites de linha/coluna menores do que os formatos mais recentes (65.536 linhas e 256 colunas), e nenhuma capacidade de usar funcionalidades mais recentes. Também não é possível dizer a partir da extensão de arquivo XLS se o manual contém o código de macro VBA.

XLSX-o tipo de ficheiro XML. O tipo de arquivo padrão para o Excel 2007 e mais tarde, os documentos são salvos em um formato XML (Extensible Markup Language). É compatível com todas as funcionalidades da fórmula (que podem fazer com que a fórmula do workbook seja “quebrada” ao usar versões mais antigas do Excel) e suporta folhas maiores do que XLS (1.048.576 linhas e 16.384 colunas), mas não permite o uso de macros VBA. O tamanho do arquivo de um livro de trabalho é menor quando gravado como XLSX em vez de XLS – enquanto o armazenamento tende a não ser um problema nos dias de hoje, isso pode ser importante ao tentar enviar arquivos de E-mail e ficar dentro do limite de tamanho do anexo de um ambiente corporativo.

XLSX é um formato de ficheiro’ aberto’, o que significa que é mais provável que seja lido correctamente por outro software de folha de cálculo. Um livro de trabalho gravado no formato XLSX é, na verdade, uma coleção de arquivos de texto – se você mudar a extensão de arquivo de XLSX para ZIP (faça isso apenas em uma cópia do seu livro de trabalho!) ele pode ser aberto em um leitor de arquivo ZIP Para ver a estrutura de arquivo interno. Eu usei este ‘recurso’ uma vez para identificar qual folha em um livro de trabalho estava fazendo com que ele levasse muito mais tempo do que o necessário para abrir: ao ver os arquivos de texto eu pude ver que uma planilha era significativamente maior em tamanho do que os outros ainda parecia idêntico no Excel. Revelou – se que milhões de células vazias tinham a formatação aplicada-uma correção rápida quando você sabe onde procurar!

XLSX Strict-the’ even more compliant ‘ file type. Isto aparece na lista do tipo de arquivo Excel como “Strict Open XML Spreadsheet (*.xlsx) ” e, como o nome sugere, cumpre mais estritamente com as normas do documento aberto. Não é compatível com algumas das características mais recentes e únicas e, portanto, não é amplamente utilizado.

XLSM-o tipo de ficheiro compatível com a macro. Idêntico ao formato de arquivo XLSX, mas permite o uso de macros VBA. Os usuários podem identificar a partir da extensão de arquivo que o código macro está incorporado e tomar todas as precauções de segurança necessárias ao abrir/usar o manual.

XLSB-o último tipo de ficheiro binário. Os tamanhos de arquivos são ainda menores que o XLSX e há também ganhos de velocidade consideráveis na abertura e poupança de arquivos binários, em comparação com os formatos XML, ao usar grandes e complexos workbooks. Funcionalidade é o mesmo que o formato de arquivo XLSM, uma vez que macros VBA pode ser incorporado, então precauções devem ser tomadas como a extensão de arquivo não vai indicar que ele contém macros.

ODS-o tipo de ficheiro de folha de cálculo do OpenDocument. Use este formato apenas se necessitar de interoperabilidade sem descontinuidade com o software de folha de cálculo de código aberto, como o LibreOffice e o OpenOffice, uma vez que existem diferenças entre ODS e XLSX que causam problemas de compatibilidade com as funções e funcionalidades mais recentes do Excel.

A minha escolha preferida é usar o XLSB devido aos benefícios de velocidade e tamanho do ficheiro. As únicas desvantagens são a compatibilidade com outro software de planilha (improvável na maioria dos ambientes corporativos) e as precauções que devem ser tomadas com o código de macro VBA. A partir do Excel 2007 em diante o tipo de arquivo padrão é XLSX, mas isso pode ser facilmente alterado – no Excel 365 por exemplo, escolha “Arquivo > Opções > Salvar” e escolha o seu preferido padrão.

numa nota final, se o tamanho do ficheiro do livro de trabalho é um problema para si, então este artigo oferece algumas boas ideias sobre como tornar as suas folhas de cálculo mais pequenas.