actualizat 04 martie 2021 – Sophie Thompson

în orice rol de afaceri trebuie să fii capabil să-ți transmiți ideile și viziunea în moduri care conduc la luarea eficientă a deciziilor, munca în echipă și acțiunea. Cei mai mari lideri își motivează și inspiră echipa printr-o comunicare clară, promovând în același timp disciplina, responsabilitatea și alinierea strategică.

schimbul de informații este extrem de important pentru o organizație și de multe ori devine mai greu pe măsură ce crește. Liderii seniori trebuie să dea exemplul comunicând informații, fiind cât mai transparenți posibil și stabilind încredere.

este foarte greu pentru o organizație să prospere dacă informațiile sunt păstrate în silozuri departamentale. În acest articol, acoperim principiile și tehnicile de comunicare utilizate de cei mai de succes manageri din lume.

beneficiile comunicării de conducere

beneficiile cheie ale abilităților bune de comunicare pentru lideri includ:

• abilitatea de a livra mesaje care inspiră publicul să ia măsuri
• încredere atunci când prezintă idei și viziunea companiei pentru echipa ta
• transmiterea în mod eficient perspective și recomandări

principiile de comunicare de conducere

comunicarea începe atunci când preia un nou rol de conducere și trebuie să descrie filozofia de conducere, prioritățile și obiectivele pentru organizație. Mai jos sunt tehnicile și principiile cheie pentru transmiterea mesajelor DVS:

prioritizarea

comunicarea deficitară poate necesita timp prețios și poate duce la greșeli. Asigurați-vă că faceți un plan clar înainte de a comunica, inclusiv ordonarea a ceea ce veți spune într-un mod logic. De exemplu:

• indicați scopul sarcinii și rezultatul dorit
• explicați cât timp ar trebui să dureze și când termenul limită este
• care sunt resursele necesare
• orice detalii suplimentare
• repetați comunicarea…

repetați comunicarea

livrați mesajele de mai multe ori pentru a consolida înțelegerea. Există cercetări care sugerează importanța repetării comunicării, de exemplu, într-un studiu publicat în Harvard Business Review, au fost observați treisprezece manageri și comunicarea lor a fost urmărită.

s-a ajuns la concluzia că atunci când comunicarea s-a repetat, era mai probabil ca un proiect să fie finalizat mai repede și cu mai puține greșeli (Neeley& Leonardi, 2011).

asigurați-vă că vă repetați mesajele, deoarece acest lucru este util pentru echipa și organizația dvs. Utilizați diferite medii pentru a ajuta la acest lucru, de exemplu, dacă ați vorbit cu echipa dvs. despre un nou proiect, atunci urmați acest lucru cu un e-mail pentru a consolida ceea ce sa spus.

fii vizibil în cadrul organizației

vizibilitatea înseamnă să lași echipa și părțile interesate să înțeleagă cine ești și ce îți pasă. Este ușor să te ascunzi în spatele unui computer și să trimiți mesaje altora fără să le vezi sau să interacționezi cu ei.

petreceți ceva timp față în față cu angajații și alți membri ai companiei, vizitați birouri, centre de apel, vizitați magazine și alte locații. Arată oamenilor că ești abordabil și că îți pasă de ei. Cu cât ești mai vizibil, cu atât vei putea conduce mai bine.

empatiza

a fi empatic înseamnă că ești capabil să identifici și să înțelegi emoțiile altora, adică să te imaginezi în poziția altcuiva. A fi empatic arată echipei tale că îți pasă.

de exemplu, dacă un manager reacționează furios după ce a aflat că un angajat a ajuns să lucreze târziu pentru că copilul său nu se simte bine, echipa este probabil să reacționeze negativ față de manager. Ar fi mai favorabil ca managerul să înțeleagă și să convină asupra unui plan de acțiune cu angajatul, cum ar fi angajatul care începe munca mai devreme și termină mai târziu.

angajații vă vor respecta și vor avea mai multă încredere dacă empatizați și, ulterior, performanța la locul de muncă se va îmbunătăți.

pentru a dezvolta empatia:

• Imaginați-vă în poziția altcuiva. Chiar dacă nu ați experimentat o situație similară, amintiți-vă o situație în care ați simțit aceeași emoție pe care o trăiește angajatul dvs.
• exersați ascultarea angajaților dvs. fără a-i întrerupe.
• observați-vă angajații și încercați să evaluați cum se simt.
• nu ignorați niciodată emoțiile angajaților dvs., de exemplu, dacă un angajat pare supărat, nu ignorați acest lucru – adresați-l.
• încercați să înțelegeți mai întâi, mai degrabă decât să formați o judecată. De exemplu, s-ar putea să vă simțiți inițial enervat de un angajat care pare rece și dezinteresat. Cu toate acestea, după ce ați descoperit că suferă de anxietate socială, s-ar putea să vă simțiți mai simpatic.
• pentru a-ți comunica empatia, păstrează-ți limbajul corpului deschis și reglează-ți vocea pentru a-ți arăta sinceritatea.

explicați strategia complexă cât mai simplu posibil

împărțiți gândurile și strategiile complexe în concepte simple la care angajații dvs. se pot raporta. Cu cât este mai memorabil, cu atât mai bine. Dacă aveți probleme să distilați ceva în esența sa, este un semn că este posibil să nu aveți o înțelegere clară a acestuia. Acest lucru face imposibil pentru tine să-l comunice altora în mod eficient. Încercați să nu vă lăsați prinși în jargonul tehnic și în vorbirea de afaceri.

când vă simplificați obiectivele, aveți grijă să nu fiți vagi cu ceea ce doriți de la echipa dvs., asigurați-vă că știu exact ce vă așteptați și când vă așteptați.

dacă nu înțeleg ce le spui, nu vor ști ce ar trebui să facă. Pierzi productivitatea atunci când trebuie să se întoarcă la tine pentru clarificări cu privire la informații importante.

ascultă activ – comunicarea eficientă este bidirecțională

„când oamenii vorbesc, ascultă complet. Nu te gândi la ce vei spune. Majoritatea oamenilor nu ascultă niciodată. Nici nu observă.”- Ernest Hemmingway

liderii buni știu să pună întrebări grozave și apoi să asculte atât cu ochii, cât și cu urechile. Este ușor să fii atât de concentrat pe a-ți scoate mesajul sau a-i convinge pe ceilalți, încât să nu te adaptezi la ceea ce vezi și auzi.

pentru că sunteți într-o poziție de autoritate, nu veți primi întotdeauna feedback direct. Va trebui să ascultați ceea ce se spune și să studiați indicii non-verbale, cum ar fi limbajul corpului, pentru a vă spune ce trebuie să știți.

motivați

Încurajați-vă echipa să participe și să-și împărtășească ideile, deoarece acest lucru îi va ajuta să devină personal investiți în munca lor și în activitatea companiei. Motivația se va răspândi la ceilalți din jurul lor.

deschidere

Nu vorbi doar cu oameni care au opinii similare cu ale tale, ar trebui să vorbești și cu cei care au opinii opuse. Arătați un interes pentru ceea ce spun cu scopul de a înțelege cum gândesc. Acest lucru vă va ajuta cu propria dezvoltare, deoarece vă provoacă.

oamenii te vor admira pentru asta, deoarece arată dorința de a învăța de la alții, chiar dacă ești în dezacord. De asemenea, înțelegând perspectiva lor, va fi mai ușor să explici ce vrei de la ei și de ce.

Feedback

cu această perspectivă deschisă, Încurajați-vă echipa să ofere feedback despre dvs., inclusiv feedback despre comunicarea dvs. – utilizați un sistem anonim, astfel încât personalul să se simtă mai confortabil furnizându-l.

echipa dvs. vă va respecta pentru acest lucru, deoarece este un aranjament corect, având în vedere că primește feedback. Vi se vor oferi informații valoroase despre modul în care sunteți perceput și la ce trebuie să lucrați – toate vă vor ajuta să vă îmbunătățiți comunicarea.

dacă spui că vei face ceva, fă-o

asigură-te că urmezi ceea ce ai promis. Este vorba despre credibilitate, care se reduce la încredere, unul dintre cele mai importante elemente ale conducerii. Acțiunile tale trebuie să se alinieze cu cuvintele tale, altfel vei avea probleme, mai ales dacă nu o recunoști și nu o corectezi rapid și cu adevărat.

poate fi greu să primești feedback de la echipa ta, așa că roagă un coleg să-ți spună dacă există discrepanțe între ceea ce spui și ceea ce faci. Este probabil mai bine să nu spui nimic sau să întârzii comunicarea până când ești sigur că vei putea să urmezi cu acțiune.

vorbesc cu toată lumea ca indivizi

liderii de multe ori nu au timp să vorbească cu toată lumea doresc să și au nevoie să individual. Pentru a fi un lider trebuie să fie capabil de a obține în mod eficient peste mesajul dvs. și de a face publicul să se simtă ca și cum le abordează în mod individual – dacă vorbești cu o persoană într-o sală de ședințe sau abordarea mii la o sală de conferințe.

pentru a ajuta cu acest lucru trebuie să identifice care publicul sunt și caracteristicile lor. Din aceasta vă puteți adapta stilul de comunicare, astfel încât să li se potrivească, ceea ce vă oferă, prin urmare, mai mult control asupra răspândirii mesajelor.

fii tu însuți, autentic și onest

cei mai buni lideri au învățat că comunicarea eficientă este la fel de mult despre autenticitate ca și despre cuvintele pe care le vorbesc și le scriu. Nu încerca să fii altcineva, lasă-ți valorile să vină în comunicarea ta și folosește un limbaj distinct al tău. Oamenii vor real. Oamenii respectă realitatea. Oamenii urmează real. Dacă angajații tăi nu te respectă, nu te vor asculta.

dacă comunicați deschis și sincer, veți face unele greșeli, dar aceste greșeli vor fi mai bune decât comunicările neinspirate din multe companii. Vor fi, de asemenea, momente în care nu aveți răspunsul și este bine să recunoașteți că nu. angajații dvs. vă vor respecta curajul și onestitatea.

este mai ușor să fii autentic dacă vezi lucrurile din perspectiva angajaților tăi – pune-te în mentalitatea lor. Încercați să înțelegeți de ce spun sau se comportă așa cum sunt.

conduceți prin exemplu

prin setarea unui exemplu, arată echipei dvs. că sunteți capabil să faceți ceea ce vă așteptați de la ei. Vă ajută să obțineți cele mai bune rezultate de la angajații dvs. fără a le reaminti în mod explicit. Dacă nu va urma propriile reguli și mesaje, atunci de ce ar trebui să personalul dumneavoastră? Acest lucru este deosebit de important atunci când a existat o criză sau compania trece printr – o perioadă grea-trebuie să arătați echipei cum să facă față situației.

oamenii au mai multe motive să aibă încredere în tine atunci când acțiunile tale reflectă cuvintele tale. Amintiți-vă că, pentru echipa dvs., sunteți în esență un mesager bine respectat.

exersează abilitățile de comunicare

este esențial să practici livrarea mesajelor cu impact ridicat, astfel încât acestea să fie memorabile și motivante. Abilitățile bune de comunicare nu vin în mod natural pentru majoritatea oamenilor. Mulți oameni, inclusiv lideri de afaceri și manageri, trebuie să practice în mod repetat pentru a-și îmbunătăți abilitățile.

fiți conștienți de comunicarea non-verbală

tehnicile de comunicare non-verbală implică prezența, limbajul corpului și livrarea. Cercetările au arătat că oamenii acordă mult mai puțină atenție cuvintelor spuse și mult mai multă atenție acțiunilor și indiciilor non-verbale care însoțesc aceste cuvinte.

indicii Non-verbale includ expresii faciale, utilizarea mișcărilor mâinilor, postura corpului și contactul vizual. Liderii ar trebui să urmărească să se potrivească cu ceea ce spun cu indiciile lor non-verbale, în acest fel vor construi un raport mai puternic și vor părea mai credibili.

încredere

trebuie să fii încrezător în comunicarea ta – angajații tăi trebuie să te creadă și să sune îndoielnic și negativ va avea efectul opus. Sunând entuziast și încrezător, echipa ta se va simți mai motivată.

Sfaturi pentru a suna mai încrezător:

• evitați / reduceți cuvintele de umplere.
• vorbește tare și clar – gândește-te să-ți proiectezi vocea în spatele camerei.
• mențineți contactul vizual și o postură bună.
• evitați să vorbiți în monoton.
• gest cu mâinile pentru accent și se potrivesc limbajul corpului cu ceea ce spui.
• vorbește într-un ritm ușor de urmărit. Dacă sunteți prea rapid sau prea lent, va fi dificil pentru public să înțeleagă ceea ce spuneți și este, de asemenea, frustrant. 190 de cuvinte pe minut a fost sugerat ca ritmul ideal.
• fixați ritmul pentru a arăta entuziasm și încetini pentru accent, grijuliu sau prudență.
• utilizați pauze pentru ca publicul să poată reflecta asupra mesajelor dvs.
• exprimă-ți recunoștința și aprecierea.
• zâmbet.
• evitați introducerile negative la idei, cum ar fi „Îmi pare rău” sau „aceasta este doar părerea mea…”
• stat ceea ce vrei să spui, de exemplu, „avem nevoie pentru a schimba acest lucru,” este mult mai încrezător decât „în opinia mea/cred că avem nevoie pentru a schimba acest lucru…”

puneți întrebările potrivite

puneți întrebările potrivite care vor încuraja comunicarea productivă și utilă între echipă. Dacă ați construit o echipă inteligentă în jurul dvs. cu o varietate de cunoștințe de domeniu, punerea întrebărilor vă va ajuta să învățați foarte repede de la ei.

ghidând o conversație cu un scop specific în minte, realizăm mult mai mult prin valorificarea talentului care ne înconjoară.

fii consecvent

liderii ar trebui să dorească să fie recunoscuți pentru mai mult decât munca lor grea – ar trebui să dorească să fie recunoscuți ca fiind corecți. Angajații nu doresc un lider ale cărui stări și atitudini sunt inconsistente, nu vor să se teamă constant să provoace o schimbare a dispoziției.

nu ar trebui să conduceți prin frică, deoarece acest lucru creează un mediu de lucru nesănătos și poate limita compania, de exemplu, compania dvs. poate avea o rată ridicată a cifrei de afaceri a angajaților, care poate afecta proiectele în desfășurare, iar personalul poate fi dispus să împărtășească idei bune.

oamenii vor munci din greu dacă te plac. Ca lider, stilul tău de comunicare trebuie să fie corect, amabil și consecvent, astfel încât angajații tăi să se simtă liniștiți în prezența ta.

vorbiți mai puțin, ascultați mai mult

un aspect important al comunicării este capacitatea de a asculta activ așa cum am menționat mai devreme. Ascultarea activă implică concentrarea numai asupra vorbitorului și ignorarea întreruperilor exterioare, inclusiv a gândurilor proprii ale ascultătorului sau a răspunsurilor posibile.

ascultătorii activi se abțin, de asemenea, de la întrerupere, acordă vorbitorului timp să termine, arată că ascultă făcând lucruri precum dând din cap sau zâmbind și reflectă sau parafrazează înapoi pentru a-și verifica înțelegerea.

de multe ori ne aflăm în prostul obicei de a ne gândi la ceea ce vom spune în continuare, spre deosebire de a asculta de fapt ceilalți oameni vorbind. Când facem asta, nu suntem cu adevărat implicați în conversație. Adesea observi că cei mai înțelepți oameni ascultă mai mult decât vorbesc. Cu cât vorbim mai puțin, cu atât vom învăța mai mult de la cei din jurul nostru.

fii abordabil

dacă îi faci pe angajați să se simtă bine cu ei înșiși, dacă îi încurajezi și îi apreciezi pe ei și munca lor, atunci ei te vor asculta. Solicitarea opiniilor lor în mod regulat va ajuta în acest sens, la fel ca și conversațiile ocazionale și luarea timpului pentru a trimite e-mailuri care îi motivează.

încercați să fiți abordabili fizic, de exemplu, nu lucrați întotdeauna la birou, răspundeți la e-mailuri etc. Oamenii vor fi frustrați dacă nu pot intra în contact cu tine și chiar te pot judeca ca incompetent.

Personalizare

pentru a vă face mai abordabili, încercați să vă conectați cu echipa dvs. vorbind cu ei la nivel personal. Angajarea în conversații non-business îi poate ajuta să se relaționeze cu dvs., ceea ce îi va ajuta să vă placă și să aibă încredere în dvs. Acest lucru va ajuta cu schimbul de idei ca ei sunt mai mult ca să se simtă confortabil vorbind cu tine.

deci, afla mai multe despre echipa ta – face timp pentru a avea masa de prânz în sala de pauză de personal, salut-le atunci când te plimbi trecut etc. Chiar și conversațiile dvs. de afaceri pot avea un element de personalizare pentru a ajuta la construirea raportului.

folosiți povestirea

povestirea ajută la crearea sensului și poate fi împărtășită între colegi. Este, de asemenea, mult mai memorabil. De asemenea, puteți învăța multe ascultând poveștile angajaților, cum ar fi orice preocupări sau probleme cu care se luptă.

construiți munca în echipă prin comunicare

dacă construiți o echipă grozavă, puteți realiza aproape orice, de aceea, VC și alți investitori se concentrează atât de mult pe echipa inițială. Comunicarea puternică vă permite să atrageți membrii echipei excelente, deoarece veți putea vinde o viziune convingătoare pentru viitor. Odată ce ați construit o echipă, comunicarea vă ajută să o păstrați, păstrând pe toată lumea aliniată cu viziunea și să înțelegeți ce se cere de la ei.

fiți prezenți atunci când sunteți în conversație

directorii de afaceri, antreprenorii și liderii au de obicei zile cu puțin sau deloc timp de nefuncționare. Se grăbesc de la întâlniri la conferințe telefonice, rareori își fac timp să-și limpezească capul și să se reseteze pentru următorul punct de pe ordinea de zi. Cu toate acestea, majoritatea studiilor arată că oamenii sunt cu adevărat productivi doar câteva minute în fiecare oră.prin urmare, este important ca atunci când discutați cu un coleg în drum spre o întâlnire, într-o conferință telefonică cu membrii echipei sau conduceți o întâlnire a companiei, să fiți prezenți activ în acest moment. Fii angajat cu publicul tău, indiferent cât de banal crezi că ar putea fi conversația.

mențineți echipa aliniată

ca lider, aveți responsabilitatea de a vă asigura că colegii dvs. știu care sunt viziunea și obiecțiile dvs. pentru echipă. Adesea vom spune ceva și vom afla mai târziu că a fost înțeles greșit.

un lider bun are responsabilitatea de a se asigura că echipa sa știe și înțelege ce le-a spus și care sunt prioritățile lor. Prioritățile se pot schimba frecvent, așa că trebuie să le oferiți oamenilor Autoritatea de a reveni la dvs. pentru clarificări, fără teama de a fi mustrați.

evitați să oferiți monologuri echipei dvs.

personalul este mult mai probabil să vă asculte și să dorească să vă asculte dacă au o contribuție. Dacă stai acolo dictând ce ar trebui să facă, fără a le oferi posibilitatea de a-și împărtăși opiniile sau ideile, se vor simți frustrați. Ar trebui să vă propuneți să aveți dialoguri cu personalul dvs., deoarece acest lucru poate ajuta proiectul și coeziunea echipei.

bariere în calea comunicării de conducere

comunicarea nu merge întotdeauna fără probleme din cauza unei varietăți de factori, aici sunt câteva dintre ele:

• nu croitorie comunicarea cu publicul.
• lipsa planificării înainte de a vă adresa publicului.
• lipsa de încredere.
• lipsa de încredere.
• făcând presupuneri incorecte despre public.
• nu asculta.
• folosind limbajul corpului care nu se potrivește cu ceea ce spui.

în rezumat

ca lider, comunicarea excelentă este esențială nu doar pentru a oferi detalii despre obiectivele și viziunea a ceea ce încercați să realizați, ci și pentru a motiva, inspira și gestiona relațiile pentru a muta oamenii într-o direcție dorită.

când suntem într-o poziție de conducere, de multe ori nu ne dăm seama că lumina reflectoarelor este întotdeauna asupra noastră. Tot ceea ce spunem și facem este examinat, la bine sau la rău. Cuvintele și acțiunile pot deveni obiceiuri și obiceiurile contribuie la definirea caracterului nostru. Conducerea este un privilegiu care trebuie câștigat în fiecare zi.

amintiți-vă că, în mod fundamental, principiile comunicării conduc toate interacțiunile de afaceri.