Eine Sache, die sehr klar ist, ist, dass …

… nur wenige Menschen in der Lage sind, den Unterschied zwischen Richtlinien, Prozessen und Prozeduren klar zu artikulieren.

Häufige Missverständnisse:

• Richtlinien, Prozesse & Verfahren machen Organisationen weniger effizient
• Nur von großen Organisationen verwendet
• Sie reduzieren die Autonomie und sind schwierig zu erstellen

Wenn Sie Ihrer Organisation helfen möchten, zu wachsen und zu gedeihen, ohne dass Sie über alle hinweg stehen …

…Sie müssen anderen Menschen helfen, das Wissen und die Betriebsrichtlinien zu vermitteln, die sie benötigen, um ihre Arbeit ordnungsgemäß erledigen zu können.

Vorteile klar definierter Parameter

Obwohl sie voneinander getrennt sind, sind sie voneinander abhängig und arbeiten harmonisch zusammen, um die zusammenhängende Basis für effiziente und effektive Abläufe innerhalb einer Organisation zu bilden

• Die Mitarbeiter können autonomer arbeiten
• Es reduziert den Entscheidungsengpass der Geschäftsleitung
• Die Mitarbeiter sind glücklicher, da klar ist, was sie tun müssen

Definition

der Architekt Sandy Kemsley hat diese Definition von Richtlinien und Verfahren angeboten:“Ich sehe Richtlinien als die Regeln oder Gesetze einer Organisation, während die Verfahren die Prozesse sind, die verwendet werden, um die Richtlinien zu erlassen … Richtlinien sind über Regeln und Verfahren sind über Prozesse.“

Michelle Farabough, Kommunikationsspezialistin am School of Community Medicine Center der University of Oklahoma für Gesundheitsergebnisse & Improvement Research, erklärte den Unterschied zwischen Prozess und Verfahren folgendermaßen:

„Ein Prozess ist eine Möglichkeit, etwas zu tun. Eine Prozedur ist eine bestimmte Art, etwas zu tun.“

Praxisbeispiel einer Richtlinie, eines Prozesses und einer Prozedur

Richtlinien, Prozesse und Verfahren unterscheiden sich jedoch erheblich, und ihr Verständnis ist entscheidend, um den Weg für den effizienten Betrieb Ihrer Organisation zu finden.

Beispiel 1: Online-Shop

Breakdown
Ein Unternehmen verspricht, dass ein Produkt innerhalb von 24 Stunden nach der Bestellung an einen Kunden geliefert werden kann.

• Die Richtlinie besagt, dass das Produkt innerhalb von 24 Stunden ab dem Zeitpunkt der Bestellung an den Kunden geliefert werden muss.
• Der Prozess besteht darin, dass die Mitarbeiter die Bestellung für die Lieferung vorbereiten, während die Manager den Prozess überwachen.
• Die Prozedur wird genauer, wie dieser Prozess durchgeführt wird.

Beispielprozedur:

• Jim füllt Bestellungen in den Kategorien A, B und C aus.
• Jen füllt Bestellungen in den Kategorien X, Y und Z aus.
• John überwacht die pünktliche Lieferung.
• Wenn ein Angestellter krank ist, sollte der diensthabende Manager Sarah anrufen, um sie zu bitten, diese Person zu ersetzen.

Beispiel 2: Schulfeuerwehrübung

Aufschlüsselung
Feuerwehren verlangen, dass Schulen jeden Monat Feuerübungen abhalten.

• Die Richtlinie besagt, dass jede Schule jeden Monat eine Feuerwehrübung abhalten muss.
• Der Prozess besteht darin, dass Klassenlehrer die Schüler nach draußen auf den Schulhof führen, während Schulleiter den Prozess überwachen und sicherstellen, dass jede Klasse berücksichtigt wird.
• Die Prozedur wird genauer, wie dieser Prozess durchgeführt wird.

Beispielverfahren

• Lehrer in Halle A führen die Schüler durch Tür A aus dem Gebäude.
• Lehrer in Halle B führen die Schüler durch Tür B aus dem Gebäude.
• Mitarbeiter, die zu diesem Zeitpunkt keine Klasse unterrichten, verlassen das Gebäude über die nächste Tür und helfen, die Schüler draußen zu beaufsichtigen.
• Die letzte Person, die einen Raum verlässt, muss das Licht ausschalten und die Tür hinter sich schließen.

Politik vs. Prozess vs. Procedure Cheatsheet

• Eine Richtlinie ist eine Regel, Vorschrift oder ein Satz von Richtlinien
• Ein Prozess ist ein übergeordneter Satz von Dingen, die passieren müssen, um die Einhaltung einer Richtlinie sicherzustellen.
• Ein Verfahren ist eine spezifische, detaillierte Reihe von Maßnahmen, die Mitarbeiter ergreifen müssen, um einen Prozess zu implementieren und eine Richtlinie einzuhalten.

Sie können sicherstellen, dass Ihre Organisation so effizient wie möglich arbeitet und dass alle Mitarbeiter alle relevanten Richtlinien, Prozesse und Verfahren vollständig verstehen und dafür verantwortlich sind.