jedno jest bardzo jasne, że…

…niewiele osób jest w stanie jasno wyrazić różnicę między zasadami, procesami i procedurami.

częste nieporozumienia:

• Polityki, procesy & procedury sprawiają, że organizacje stają się mniej wydajne
• używane tylko przez duże organizacje
• zmniejszają autonomię i są trudne do utworzenia

Jeśli chcesz pomóc swojej organizacji rozwijać się i rozwijać bez stania nad wszystkimi…

…musisz pomóc innym ludziom w zdobywaniu wiedzy i wytycznych operacyjnych, których potrzebują, aby mogli dobrze wykonują swoją pracę.

zalety dobrze zdefiniowanych parametrów

pomimo tego, że są oddzielne, są od siebie zależne i współpracują ze sobą w harmonii, tworząc spójną podstawę dla wydajnych i efektywnych działań w organizacji

• pracownicy mogą działać z większą autonomią
• zmniejsza to wąskie gardło decyzyjne wyższego kierownictwa
• Pracownicy są szczęśliwsi, ponieważ jasne jest, co muszą zrobić

definicja

proces biznesowy architekt zarządzania sandy Kemsley zaproponował taką definicję zasad i procedur:

„postrzegam politykę jako zasady lub prawa organizacji, podczas gdy procedury są procesami używanymi do uchwalania polityk…polityki dotyczą zasad, a procedury dotyczą procesów.”

Michelle Farabough, Specjalista ds. komunikacji w University of Oklahoma ’ s School of Community Medicine Center for Health Outcomes&badania nad poprawą, wyjaśniła różnicę między procesem a procedurą w ten sposób:

” Proces jest sposobem na zrobienie czegoś. Procedura jest szczególnym sposobem na zrobienie czegoś.”

rzeczywisty przykład polityki, procesu i procedury

jednak zasady, procesy i procedury są wyraźnie różne, a ich zrozumienie jest niezbędne do wejścia na drogę do efektywnego działania Twojej organizacji.

przykład 1: sklep internetowy

podział
Firma obiecuje, że produkt może zostać dostarczony do Klienta w ciągu 24 godzin od złożenia zamówienia.

• zasadą jest, że produkt musi zostać dostarczony do Klienta w ciągu 24 godzin od momentu złożenia zamówienia.
• proces polega na tym, że personel przygotuje zamówienie do dostawy, podczas gdy menedżerowie monitorują proces.
• procedura staje się bardziej szczegółowa o tym, jak ten proces zostanie zrealizowany.

przykładowa procedura:

• Jim wypełni zamówienia w kategoriach A, B i C.
• Jen wypełni zamówienia w kategoriach X, Y i Z.
• John będzie nadzorował, aby zapewnić terminową dostawę.
• jeśli pracownik jest chory, kierownik dyżuru powinien zadzwonić do Sary, aby poprosić ją o zastąpienie tej osoby.

przykład 2: Szkolne ćwiczenia przeciwpożarowe

podział
Straż Pożarna wymaga od szkół przeprowadzania ćwiczeń przeciwpożarowych co miesiąc.

• zasada jest taka, że każda szkoła musi co miesiąc przeprowadzać ćwiczenia przeciwpożarowe.
• proces polega na tym, że nauczyciele w klasie odprowadzą uczniów na podwórko, podczas gdy dyrektorzy szkoły nadzorują proces i upewniają się, że każda klasa jest rozliczana.
• procedura staje się bardziej szczegółowa o tym, jak ten proces zostanie zrealizowany.

przykładowa procedura

• nauczyciele znajdujący się w hali a wyprowadzą uczniów z budynku przez Drzwi A.
• nauczyciele znajdujący się w Hali B wyprowadzą uczniów z budynku przez drzwi B.
• pracownicy, którzy w tym czasie nie prowadzą zajęć, opuszczą Budynek przez najbliższe drzwi i pomogą nadzorować uczniów na zewnątrz.
• ostatnia osoba, która opuści pokój, musi zgasić światło i zamknąć za sobą drzwi.

Polityka vs. proces vs. Procedura Cheatsheet

• polityka jest regułą, regulacją lub zestawem wytycznych
• Proces jest zestawem rzeczy wysokiego poziomu, które muszą się wydarzyć, opisując, co musi się wydarzyć, aby zapewnić zgodność z Polityką.
• procedura to konkretny, szczegółowy szereg działań, które pracownicy muszą podjąć w celu wdrożenia procesu i przestrzegania polityki.

możesz upewnić się, że Twoja organizacja działa tak wydajnie, jak to możliwe, a wszyscy pracownicy w pełni rozumieją i są odpowiedzialni za wszystkie istotne zasady, procesy i procedury.

• w razie potrzeby

• osoby zdefiniowane w Polityce