en sak som är mycket tydlig är att…

…få människor kan tydligt formulera skillnaden mellan policyer, processer och procedurer.

vanliga missuppfattningar:

• policyer, processer & procedurer gör organisationer mindre effektiva
• används endast av stora organisationer
• de minskar autonomin och är svåra att skapa

Om du vill hjälpa din organisation att växa och blomstra utan att du står över alla…

…du behöver hjälpa till att ge andra människor den kunskap och operativa riktlinjer som de behöver för att kunna göra det på rätt sätt deras jobb.

fördelar med väldefinierade parametrar

trots att de är separata är de beroende av varandra och arbetar tillsammans i harmoni för att bilda den sammanhängande grunden för effektiv och effektiv verksamhet inom en organisation

• personal kan arbeta med mer autonomi
• Det minskar beslutsflaskhalsen hos ledande befattningshavare
• personal är lyckligare eftersom det är klart vad de behöver göra

Definition

Business process management arkitekt sandy Kemsley har erbjudit denna definition av policyer och förfaranden:

” Jag ser policyer som regler eller lagar för en organisation, medan förfarandena är de processer som används för att anta policyerna…policyer handlar om regler och procedurer handlar om processer.”

Michelle Farabough, kommunikationsspecialist vid University of Oklahoma School of Community Medicine Center for health Outcomes & Förbättringsforskning, förklarade skillnaden mellan process och procedur på detta sätt:

” en process är ett sätt att göra något. Ett förfarande är ett särskilt sätt att göra något.”

verkligt exempel på en policy, process och procedur

men policyer, processer och procedurer är tydligt olika och att förstå dem är avgörande för att komma på vägen till effektiv drift av din organisation.

exempel 1: webbutik

uppdelning
ett företag lovar att en produkt kan levereras till en kund inom 24 timmar efter det att kunden lägger en beställning.

• policyn är att produkten måste levereras till kunden inom 24 timmar från det att han eller hon lägger beställningen.
• processen är att personalen förbereder beställningen för leverans, medan chefer övervakar processen.
• proceduren blir mer specifik om hur denna process kommer att åstadkommas.

exempel procedur:

• Jim kommer att fylla order i kategorierna A, B och C.
• Jen kommer att fylla order i kategorierna X, Y och Z.
• John kommer att övervaka för att säkerställa snabb leverans.
• Om en anställd är sjuk ska chefen i tjänst ringa Sarah för att be henne att ersätta den personen.

exempel 2: Skolbrandborr

uppdelning
Brandavdelningar kräver att skolor håller brandövningar varje månad.

• policyn är att varje skola måste hålla en brandborr varje månad.
• processen är att klassrumslärare leder eleverna utanför skolgården, medan skolchefer övervakar processen och ser till att varje klass redovisas.
• proceduren blir mer specifik om hur denna process kommer att åstadkommas.

Exempelförfarande

• lärare i Hall A leder studenter ut ur byggnaden genom dörr A.
• lärare i Hall B leder studenter ut ur byggnaden genom dörr B.
• anställda som inte undervisar en klass vid den tiden kommer att lämna byggnaden via närmaste dörr och hjälpa till att övervaka studenter utanför.
• den sista personen som lämnar ett rum måste stänga av ljuset och stänga dörren bakom honom eller henne.

Policy vs. Process vs. Förfarande Cheatsheet

• en policy är en regel, förordning eller uppsättning riktlinjer
• en process är en uppsättning saker på hög nivå som måste hända som beskriver vad som måste hända för att säkerställa att en policy följs.
• ett förfarande är en specifik, detaljerad serie åtgärder som anställda måste vidta för att genomföra en process och följa en policy.

Du kan se till att din organisation körs så effektivt som möjligt och att alla anställda förstår och är ansvariga för alla relevanta policyer, processer och förfaranden.