yksi asia, joka on hyvin selvä on se, että…

…harva pystyy selkeästi ilmaisemaan politiikkojen, prosessien ja menettelyjen eron.

Yleiset harhaluulot:

• politiikat, prosessit & menettelyt tekevät organisaatioista tehottomampia
• vain suurten organisaatioiden
• ne vähentävät itsenäisyyttä ja niitä on vaikea luoda

Jos haluat auttaa organisaatioasi kasvamaan ja kukoistamaan ilman, että seisot kaikkien yläpuolella…

…sinun on autettava muita ihmisiä antamaan tietoa ja toimintaohjeita, joita heidän on kyettävä kunnolla tekemään heidän työnsä.

hyvin määriteltyjen parametrien hyödyt

huolimatta siitä, että ne ovat erillisiä, ne ovat riippuvaisia toisistaan ja toimivat sopusoinnussa muodostaakseen yhtenäisen perustan organisaation tehokkaalle ja vaikuttavalle toiminnalle

• henkilöstö voi toimia itsenäisemmin
• se vähentää ylimmän johdon päätöksenteon pullonkaulaa
• henkilöstö on onnellisempi, koska on selvää, mitä heidän on tehtävä

määritelmä

liiketoimintaprosessien johtaminen arkkitehti sandy Kemsley on tarjonnut tämän määritelmän politiikkojen ja menettelyjen:

”näen käytännöt organisaation sääntöinä tai lakeina, kun taas menettelyt ovat prosesseja, joita käytetään käytäntöjen säätämiseen…politiikoissa on kyse säännöistä ja menettelyissä prosesseista.”

Michelle Farabough, viestintäasiantuntija Oklahoman yliopiston School of Community Medicine Center for Health Outcomes & Parannustutkimus selitti prosessin ja menettelyn eroa näin:

”prosessi on tapa tehdä jotain. Menettely on erityinen tapa tehdä jotain.”

reaalimaailman esimerkki politiikasta, prosessista ja menettelystä

kuitenkin käytännöt, prosessit ja menettelyt ovat selvästi erilaisia, ja niiden ymmärtäminen on elintärkeää, jotta pääset organisaatiosi tehokkaaseen toimintaan.

Esimerkki 1: verkkokauppa

erittely
yritys lupaa, että tuote voidaan toimittaa asiakkaalle 24 tunnin kuluessa siitä, kun asiakas tekee tilauksen.

• käytäntö on, että tuote on toimitettava asiakkaalle 24 tunnin kuluessa siitä, kun hän tekee tilauksen.
• prosessi on se, että henkilökunta valmistelee tilauksen toimitusta varten, kun taas esimiehet valvovat prosessia.
• menettely tarkentuu siitä, miten tämä prosessi toteutetaan.

Esimerkkimenettely:

• Jim täyttää tilaukset kategorioissa A, B ja C.
• jen täyttää tilaukset kategorioissa X, Y ja Z.
• John valvoo, että toimitus on oikea-aikaista.
• Jos työntekijä on sairaana, vuorossa olevan johtajan pitäisi soittaa Saaralle ja pyytää häntä kyseisen henkilön sijaiseksi.

Esimerkki 2: Koulupaloharjoitus

jaottelu
palokunnat vaativat kouluja pitämään paloharjoituksia joka kuukausi.

• käytäntö on, että jokaisen koulun on pidettävä paloharjoitus joka kuukausi.
• prosessi on se, että Luokanopettajat johdattavat oppilaat ulos koulun pihalle, kun taas koulun rehtorit valvovat prosessia ja varmistavat, että jokainen luokka on otettu huomioon.
• menettely tarkentuu siitä, miten tämä prosessi toteutetaan.

esimerkkimenettely

• salissa a olevat opettajat johdattavat oppilaat ulos rakennuksesta a-oven kautta.
• salissa B olevat opettajat johdattavat oppilaat ulos rakennuksesta B-oven kautta.
• henkilökunnan jäsenet, jotka eivät tuolloin opeta luokkaa, poistuvat rakennuksesta lähimmän oven kautta ja auttavat valvomaan ulkona olevia oppilaita.
• viimeisenä huoneesta poistuvan on sammutettava valot ja suljettava ovi perässään.

politiikka vs. prosessi vs. Procedure Cheatsheet

• a policy is a rule, regulation, or set of guidelines
• a procedure is a high level set of things that must happen, jossa hahmotellaan, mitä on tapahduttava, jotta varmistetaan politiikan noudattaminen.
• menettely on erityinen, yksityiskohtainen sarja toimia, jotka toimihenkilön on toteutettava prosessin toteuttamiseksi ja politiikan noudattamiseksi.

voit varmistaa, että organisaatiosi toimii mahdollisimman tehokkaasti ja että kaikki työntekijät ymmärtävät ja ovat vastuussa kaikista asiaankuuluvista toimintatavoista, prosesseista ja menettelyistä.

teollisuuden vaatimukset

määrittelee toimenpiteet, joilla varmistetaan, että politiikka pannaan täytäntöön/noudatetaan

hyvin korkea tasosisältää: vastuut ja seuraukset

yleensä 6-12 kuukautta

omistajattoimitusjohtajaPS henkilö(t) määritelty politiikassa