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Alle Führungskräfte führen irgendwann schwierige Gespräche, egal ob sie einem Mitarbeiter mitteilen, dass er keine Gehaltserhöhung oder Beförderung erhält, schlechte Leistungen diszipliniert oder sogar jemanden feuert. Schwierige Gespräche zu führen ist vielleicht nie einfach, aber es gibt Möglichkeiten, diese Gespräche sowohl produktiv als auch so schmerzlos wie möglich zu gestalten.

Seien Sie direkt.

Wenn Sie ein schwieriges Gespräch führen, seien Sie direkt und kommen Sie schnell auf den Punkt. Dies ist nicht die Zeit für Feedback-Sandwiches oder ein Übermaß an Komplimenten. Beide Feedback-Techniken maskieren den Punkt des Gesprächs und verringern dessen Auswirkungen. Schwierige Gespräche werden noch schwieriger, wenn die Lieferung durcheinander ist. Während es so aussieht, als wären Sie zu hart, um direkt in die Kritik einzutauchen, tun Sie der anderen Person tatsächlich einen Gefallen. Meistens weiß die Person, mit der Sie sprechen, dass eine Kritik kommt, also anstatt um das Thema herumzutanzen, kommen Sie einfach dazu.

Seien Sie konkret.

Seien Sie ehrlich und gründlich mit Ihrem Feedback und klären Sie vollständig, warum Sie das Gespräch führen. Bieten Sie so viele konkrete Beispiele wie möglich an, damit die Person versteht, dass Sie nicht nur Dinge aus dem Nichts ziehen. Je mehr Klarheit Sie schaffen können, desto besser wird die Kritik aufgenommen.

Planen Sie das Gespräch.

Dies ist kein Gespräch, das Sie spontan führen möchten. Sie möchten darüber nachdenken, was Sie sagen werden, und antizipieren, wie die andere Person reagieren könnte. Denken Sie an die Fragen, die sie stellen könnten, und haben Sie Antworten vorbereitet. Je besser Sie vorbereitet sind, desto einfacher wird es sein, ausgeglichen zu bleiben und nicht nervös zu werden und daher eine solidere Kritik abzugeben.

Achten Sie auf Ihre Sprache.

Die tatsächlichen Wörter, die Sie während der Konversation verwenden, sind wichtig. Sie müssen die Kritik und den Grund, warum Sie das Gespräch führen, skizzieren, aber hören Sie hier nicht auf. Sie möchten auch über das Ergebnis sprechen, das Sie sehen möchten. Wenn Sie einen Mitarbeiter wegen schlechter Teamleistung disziplinieren, erklären Sie ihm dies und sprechen Sie darüber, wie es aussehen würde, wenn die Teambeziehungen stark sind. Zu veranschaulichen, wie ein positives Ergebnis aussieht, gibt dem Mitarbeiter etwas Solides, auf das er hinarbeiten kann, und hilft ihm zu verstehen, warum er diszipliniert ist.

Eine Lösung anbieten.

Nichts ist schlimmer, als eine Kritik abzugeben und sie dabei zu belassen. Sie möchten den Grund für das Gespräch und die spezifische Kritik klar erläutern und dann Verbesserungsvorschläge unterbreiten. Wenn Sie einem Mitarbeiter sagen, dass er keine Gehaltserhöhung erhält, erklären Sie, warum und lassen Sie ihn wissen, woran er arbeiten muss, um diese Gehaltserhöhung möglich zu machen. Selbst wenn das Gespräch darin besteht, einen Mitarbeiter zu entlassen, sollten Sie dennoch einen Vorschlag machen, der ihm hilft, sich in seinem nächsten Job zu verbessern.

Verwalten Sie Ihre Emotionen.

Sie möchten das Gespräch in einem gleichmäßigen Ton führen und es professionell halten. Lassen Sie nicht zu, dass Ihre Emotionen Ihre Lieferung diktieren. Wenn Sie emotional werden, wird es auch die andere Person tun. Dies ist besonders wichtig, wenn das Gespräch mit einem Mitarbeiter geführt wird, den Sie sehr interessieren oder mit dem Sie eng zusammenarbeiten. Machen Sie in dieser Situation einen Schritt zurück und entfernen Sie die Beziehung aus der Gleichung. Es kann helfen, wenn Sie die Dinge einfach von einem faktenbasierten Standpunkt aus betrachten und sich ausschließlich darauf konzentrieren. Wenn Emotionen anfangen zu übernehmen, erinnere dich daran, dass je mehr Kontrolle du über deine Emotionen hast, desto besser wirst du in der Lage sein, die Botschaft zu überbringen.

Sei einfühlsam.

Während Ihre Übermittlung der Nachricht stoisch sein sollte, bedeutet dies nicht, dass Sie sich nicht einfühlen sollten. Überlegen Sie, wie sich die andere Person während des Gesprächs fühlen wird, und erlauben Sie ihnen, ihre Emotionen zu verarbeiten. Wenn Sie sehen, dass sie wirklich mit dem kämpfen, was Sie gesagt haben, halten Sie eine Minute inne, während sie sich sammeln. Erklären Sie klar, warum Sie das Gespräch führen, damit sie vollständig verstehen, woher Sie kommen. Wenn sie die Nachrichten wirklich schlecht nehmen, erinnern Sie sie daran, dass Sie diese Kritik abgeben, um sie besser zu machen, und Sie möchten, dass sie Erfolg haben.

Erlaube der anderen Person, Fragen zu stellen.

Fragen dienen einem doppelten Zweck. Das Stellen von Fragen hilft der anderen Person, das Geschehene zu verarbeiten, und ermöglicht es Ihnen, Details des Gesprächs zu klären und zu festigen. Wenn Sie nicht sicher sind, ob die andere Person das Gespräch vollständig verstanden hat, stellen Sie klärende Fragen, um ihr Verständnis zu überprüfen.

Wenn Sie das nächste Mal ein schwieriges Gespräch führen müssen, denken Sie an diese Punkte, um sicherzustellen, dass es produktiv ist und gut ankommt.Holen Sie sich das Beste von Forbes in Ihren Posteingang mit den neuesten Erkenntnissen von Experten auf der ganzen Welt. Folgen Sie mir auf Twitter oder LinkedIn. Schauen Sie sich meine Website oder einige meiner anderen Arbeiten hier an.