engang blev indkøbsordrer (POs) manuelt skrevet eller skrevet på carbonpapir, hvilket skabte tre kopier – en til sælgeren, en til den betalte afdeling og en til at holde på afdelingsfilen. Når indkøbsordren var blevet opfyldt af sælgeren, ville de sende deres faktura til betaling. Denne faktura skal derefter giftes med den tilknyttede PO og godkendes til betaling.

det var ikke usædvanligt, at indkøbsordren til fakturaprocessen tog uger, og det er kun, hvis processen fungerede som den skulle. Mistede eller ulæselige po-kopier kan forårsage enorme forsinkelser i leverandører, der får betalte og problematiske papirstier, der ville medføre problemer for både økonomiteams og revisorer.

disse var mørke tider for finansielle afdelinger.

i dagens hurtige forbundne verden kan en langsom eller arkaisk indkøbsordreproces være ødelæggende for din virksomhed, skade eksterne forretningsforbindelser og hæmme dine fremskridt. I denne artikel ser vi på den komplette ende-til-ende-proces fra indkøbsordre til faktura og viser dig, hvordan du gør processen så glat og effektiv som muligt.

Hvorfor er indkøbsordrer vigtige?

uanset om du bestiller varer fra en leverandør eller køber deres tjenester, vil indkøbsordreprocessen sikre, at køber og leverandør forstår, hvad der er aftalt. For både køber og leverandør beskriver indkøbsordren nøjagtigt, hvad der er bestilt, omkostningerne, leveringsforventningerne og betalingsbetingelserne. PO ‘ ens rejse fra det øjeblik, den oprettes, involverer godkendelse, forsendelse, levering af varer eller tjenester, fakturering, matchning og lukning.

når PO er godkendt af virksomheden og accepteret af sælgeren, bliver PO et juridisk bindende dokument. POs giver klare instruktioner til sælgeren og hjælper købere med at opretholde kontrol over budgetter og et nøjagtigt papirspor. Uden POs på plads kan aftalen mellem køber og leverandør blive genstand for tvist og åben for fejlagtig fortolkning.

oprettelse af Indkøbsordre

oprettelsen af en indkøbsordre skal bestå af flere godkendelses-og overholdelseskontrolpunkter undervejs. De fleste POs ‘ er vil være underlagt følgende trin:

oprettelse af PO

en indkøbsordre hæves med detaljer om arten af de bestilte varer eller tjenester. Indkøbsordren kan indeholde oplysninger leveret af sælgeren, såsom et tilbudsnummer.

Indkøbsordreanmeldelse

efter budgetjustering og godkendelse godkendes eller afvises indkøbsordren. Der kan kræves yderligere dokumentation eller oplysninger, inden godkendelsen meddeles.

PO Dispatch

når den er godkendt, sendes PO til sælgeren via e-mail, pr.post eller via et tredjeparts PO-system, der bruges af sælger og køber.

PO accept

sælgeren anerkender og accepterer PO og PO bliver en juridisk bindende kontrakt.

levering af varer eller tjenesteydelser

den næste fase i processen er levering af varer eller tjenesteydelser af sælgeren. Afhængigt af de mekanismer, der er på plads, skal du muligvis bevise, at varer eller tjenester er leveret tilfredsstillende og i overensstemmelse med PO. For eksempel skal varer muligvis underskrives, eller du skal muligvis underskrive et kundetilfredshedsdokument ved afslutningen af værkerne. Når bevis for underskrift eller kvittering er modtaget af sælgeren, vil de indsende deres faktura. Dette kan indsendes elektronisk eller via postsystemet.

fakturerings-og trevejs matchningsprocessen

når fakturaen er modtaget af sælgeren, skal den gennemgå det, der er kendt som trevejs matchningsprocessen.

denne procedure sikrer, at betalingen er nøjagtig og fuldstændig og sikrer, at eventuelle uoverensstemmelser opdages før betaling. Dette kan hjælpe med at undgå overforbrug eller betaling for varer, der ikke blev modtaget, eller for tjenester, der ikke blev leveret tilfredsstillende.

tre dokumenter er nøglen til trevejs matchningsprocessen. Disse omfatter:

• indkøbsordrer
• ordrekvitteringer og/eller følgesedler
• fakturaer

ordrekvitteringer og følgesedler er bevis for betaling og levering. En ordrekvittering vil blive leveret af sælgeren under levering og bevise, at varerne er blevet leveret til køberen.

før en faktura kan betales, skal den gennemgå en række checks med den betalte afdeling. Dette vil omfatte en gennemgang af mængder, priser og vilkår for at sikre, at sælgeren har opfyldt deres kontraktlige forpligtelse i henhold til detaljerne i indkøbsordren. For små og tilbagevendende køb er denne proces muligvis ikke påkrævet.

Hvis der opdages uoverensstemmelser, såsom forkert prisfastsættelse, unøjagtige mængder eller beskadigede varer, behandles betalingen ikke, før disse problemer er rettet. Når fakturaen har bestået trevejs matchningsprocessen, sendes betalingen i henhold til sælgerens betalingsbetingelser.

trevejs matchningsprocessen sparer virksomheder penge ved at verificere data og fremhæve problemer før betaling, optimerer leverandørrelationer og kan hjælpe dig med at få godkendelsesmærket på revisionstidspunktet.

men Hvad sker der, hvis jeg har brug for varer eller tjenester hurtigst muligt?

selvfølgelig kan der være tidspunkter, hvor du ikke har råd til at vente på godkendelse fra flere parter og har brug for at omgå PO-processen. I disse tilfælde vil du bruge en ikke-indkøbsordreproces i stedet. En ordre, der ikke er købt, er en ordre på varer eller tjenester, der ikke har været igennem standardkøbsordrebekræftelses-og godkendelsesprocessen. For eksempel, hvis du har brug for tjenester fra en IT-entreprenør hurtigst muligt, kan du hurtigt få skriftlig eller mundtlig godkendelse fra højere oppe i kæden og bruge denne aftale til at rejse en ikke-indkøbsordre.

selvfølgelig kan der opstå problemer med ikke-indkøbsordrer, ikke mindst på grund af manglende synlighed og verifikation, når det kommer til fakturabetaling. En ikke-PO-faktura kan være sværere at administrere, da der ikke er noget revisionsspor.

hvordan en manuel indkøbsordre og faktureringsproces kan skade din virksomhed

behandling af indkøbsordrer og fakturaer manuelt kan introducere nogle store smertepunkter for din virksomhed, herunder højere omkostninger, ineffektivitet og dårlig budgetkontrol.

(du er usandsynligt at finde en invitation til Hogvarts midt i en flurry af finansielle poster.)

ulemperne ved manuelle indkøbsordreprocesser inkluderer:

• Spikes i udgifter
• mangel på synlighed
• årsag forsinkelser i PO-behandlingscyklussen
• stole på menneskelig indgriben og behandling af kan være sårbar over for fejl
• kan skabe overholdelsesproblemer og flaskehalse
• kan involvere en endeløs løkke af mennesker og kommunikation, der går frem og tilbage

endelige tanker

når det kommer til indkøb af varer og tjenester fra eksterne leverandører, du skal have de rigtige processer og procedurer på plads. Standardisering, vedligeholdelse og gennemgang af disse processer kan gøres uendeligt bedre ved at bruge indkøbsordrestyringsprogrammer, der automatiserer mange processer og giver dig fuld gennemsigtighed og synlighed.

postliste

Abonner for at få nyt indhold leveret direkte til din indbakke.