Breve politica&scopo

La nostra politica auto aziendale descrive le nostre linee guida per l’utilizzo di auto aziendali. Una “macchina aziendale” è qualsiasi tipo di veicolo che la nostra azienda assegna ai dipendenti per supportare le loro esigenze di trasporto per il loro lavoro. Le auto aziendali appartengono alla nostra azienda e vogliamo assicurarci che i nostri dipendenti le utilizzino correttamente.

Ambito di applicazione

Questa politica si riferisce a tutti i nostri dipendenti che hanno diritto a ricevere un’auto aziendale e a coloro che ne guidano una come parte delle loro mansioni lavorative quotidiane.

Elementi politici

Dipendenti a cui può essere assegnata un’auto aziendale

I dipendenti a cui può essere assegnata un’auto aziendale rientrano in tre categorie:

• Dipendenti che devono viaggiare più di ogni anno per incontrare clienti, partner o fornitori.
• Dipendenti che utilizzano i veicoli aziendali come parte indispensabile del loro lavoro (ad esempio camionisti e conducenti di consegna).
• Dipendenti che ricevono un’auto aziendale come beneficio collegato al loro lavoro.

Nella maggior parte dei casi, la nostra azienda determinerà a quali dipendenti verranno assegnate auto aziendali. I dipendenti a cui non sono assegnate auto aziendali ma ritengono di averne bisogno possono discuterne con il loro supervisore o consultare i nostri dipendenti

Sono autorizzati a guidare le loro auto aziendali assegnate al di fuori dell’orario di lavoro, ma devono sempre rispettare questa politica.

Ci riserviamo il diritto di revocare o assegnare veicoli aziendali a nostra discrezione.

Prerequisiti per guidare un’auto aziendale

I nostri dipendenti sono autorizzati a guidare un’auto aziendale solo se:

• Hanno una patente di guida valida.
• Avere un record di guida pulito per almeno . Ciò significa che non devono essere stati ritenuti colpevoli di un incidente d’auto o arrestati con l’accusa di aver violato le leggi del veicolo e del traffico (ad esempio guidare sotto l’effetto di droghe o alcol).

I dipendenti dovranno compilare un modulo e inviare una copia della patente di guida per poter beneficiare di un’auto aziendale.

Dipendenti con disabilità

I dipendenti con disabilità possono anche beneficiare di auto aziendali e posti auto. Siamo anche disposti a fare sistemazioni ragionevoli per facilitare l’uso del veicolo aziendale. I dipendenti che assumono farmaci che influenzano gravemente il loro senso di orientamento, visione o riflessi potrebbero non essere autorizzati a guidare un’auto aziendale.

Obblighi del conducente

Ci aspettiamo che i dipendenti che guidano i veicoli aziendali seguano le regole. Dovrebbero:

• Guidare in modo sicuro e sobrio.
• Rispettare le leggi del traffico e compagni di guida.
• Se applicabile, indossare occhiali o contatti durante la guida.
• Documentare eventuali spese relative alla guida, come carburanti e pedaggi.
• Controllare la loro auto regolarmente per garantire gas, pressione dei pneumatici e tutti i fluidi auto sono a livelli appropriati.
• Segnalare eventuali danni o problemi con le loro auto assegnate a HR il più presto possibile.
• Evita il doppio parcheggio, bloccando gli ingressi e impegnandoti in altre violazioni del traffico che potrebbero comportare multe.

Se i dipendenti hanno la patente di guida sospesa o revocata, devono informare la nostra Riassegneremo la loro auto aziendale fino a quando non diventeranno idonei a guidare in conformità con la nostra politica (mantenendo un record di guida pulito per almeno ).

I dipendenti affaticati e / o malati dovrebbero evitare di guidare se ritengono che la loro capacità di guida sia compromessa. Se la malattia si verifica durante un viaggio d’affari che richiede l’uso di un’auto aziendale, i dipendenti dovrebbero fare pause regolari durante la guida o chiedere HR per pernottamenti, se necessario.

I dipendenti non sono autorizzati a:

• Fumo all’interno di un’auto aziendale.
• Affittare, vendere o prestare un’auto aziendale.
• Violare distratto leggi di guida utilizzando un telefono o sms durante la guida.
• Usa un’auto aziendale per insegnare a qualcuno come guidare.
• Lasciare l’auto aziendale sbloccata, incustodita o parcheggiata in aree pericolose.
• Consentire a persone non autorizzate di guidare un’auto aziendale, a meno che un’emergenza non lo richieda.

Incidenti

Se i dipendenti sono coinvolti in un incidente con un’auto aziendale, devono contattare immediatamente il nostro reparto risorse umane, in modo da poter entrare in contatto con il nostro fornitore di assicurazioni. I dipendenti non devono accettare la responsabilità o garantire il pagamento a un’altra parte in un incidente senza l’autorizzazione dell’azienda.

I dipendenti devono seguire le linee guida legali per lo scambio di informazioni con altri conducenti e chiamare la polizia locale se gli incidenti sono gravi.

Obblighi della nostra azienda

Vogliamo garantire che tutti i nostri dipendenti siano al sicuro sul posto di lavoro e preservare la legalità della nostra azienda. Per questi motivi, faremo:

• Assicurarsi che le auto siano sicure da guidare prima di assegnarle ai dipendenti.
• Pianificare la manutenzione periodica per garantire che le auto rimangano in buone condizioni.
• Fornire una copia di questa politica a tutti i dipendenti che sono assegnati auto aziendali.
• Assicurare i veicoli con un fornitore di assicurazione affidabile.

I conducenti sono responsabili di portare nelle loro auto aziendali per qualsiasi manutenzione i nostri orari aziendali.

Teniamo un registro della nostra flotta con data di produzione e chilometraggio. Ritireremo qualsiasi auto ritenuta troppo vecchia o troppo alta in chilometraggio.

Non siamo responsabili per:

• Pagare le multe i dipendenti si accumulano durante la guida di auto aziendali di cui sono responsabili (ad esempio per guidare troppo velocemente.)
• Salvataggio dei dipendenti arrestati durante la guida di auto aziendali.

Proteggere l’ambiente e risparmiare sui costi

Le auto sono dannose per l’ambiente e costose da usare. Cercheremo di fornire ai dipendenti auto ecologiche quando possibile. Ci aspettiamo anche che i nostri dipendenti utilizzino le auto aziendali assegnate in modo sensato, considerando gli impatti ambientali. Esempi di casi in cui l’utilizzo di auto aziendali non è necessario:

• Quando il trasporto pubblico è facilmente accessibile e più veloce.
• Quando i viaggi di lavoro sono abbastanza lontani da giustificare l’uso del treno o dell’aereo.
• Quando i dipendenti possono completare un’attività senza guidare.

Conseguenze disciplinari

I dipendenti dovranno affrontare conseguenze disciplinari se non seguono le regole di questa politica. Per reati minori, come permettere a persone non autorizzate di guidare un’auto aziendale o ricevere più di multe, possiamo emettere rimproveri e, infine, revocare l’auto aziendale.

Potremmo licenziare un dipendente e / o intraprendere azioni legali in caso di reati più gravi. Ciò può includere il leasing di un’auto aziendale per un guadagno finanziario personale o causare un incidente durante la guida in stato di ebbrezza.