La maggior parte delle persone lavorano duramente nelle loro organizzazioni e vogliono che il loro lavoro sia significativo — vogliono essere coinvolti e lavorare verso un ideale. Anche di fronte a richieste contrastanti e pressioni crescenti, hanno bisogno di vedere che ciò che fanno ogni giorno muove la loro organizzazione o squadra nella direzione desiderata.

I dipendenti sono più produttivi e motivati quando sentono un maggiore senso di coinvolgimento nello stabilire gli obiettivi e gli ideali della loro organizzazione. Un ritiro attentamente pianificato motiva i dipendenti perché arruola la loro partecipazione creativa nel fissare obiettivi e contribuire alle decisioni. Altrettanto importanti, ritiri efficaci producono approcci concreti per affrontare i problemi organizzativi di lunga data e difficili.

Mentre c’è un senso generale che i ritiri possono essere utili, le persone hanno avuto esperienze molto diverse con loro. Una ragione per le recensioni contrastanti è chiaro: I leader spesso sottovalutano la complessità della preparazione e della conduzione di un ritiro.

Questo documento affronterà i vari problemi e le azioni che tu come leader devi affrontare nella pianificazione e nello svolgimento di un ritiro. Che tu sia il leader di un’organizzazione molto grande e complessa che include centinaia di dipendenti o un team leader con 12 membri del team, speriamo che possa aiutarti a raggiungere la visione sopra descritta e assicurarti di avere un ritiro di successo e orientato ai risultati.

Pianificazione di un ritiro: Passaggi chiave

Identificazione e comunicazione degli scopi del ritiro

Un ritiro può avere uno, due o più scopi. È importante riflettere attentamente e chiaramente sugli scopi del ritiro poiché diventano la base per il design del ritiro. Nel considerare i possibili scopi di ritiro, puoi come leader consultare un team di leadership o altri leader chiave – formali o informali – all’interno della tua organizzazione o team.

Ritiri possono essere utilizzati per:

• impegnarsi in un processo di pianificazione che coinvolge tutti i principali unità o collaboratori
• costruire una squadra più efficace in un ufficio o organizzazione
• fare un bilancio dei progressi di un progetto o di cambiamento organizzativo iniziative
• generare creatività e sinergia con problemi o direzioni future
• creare un grado di proprietà condivisa in chiave di problemi di pianificazione, o in soluzioni a problemi organizzativi
• discutere di questioni molto più profonde e più riflessivo livello che possono nel “caos controllato” dell’ufficio ambiente
• consente persone che telelavoro o che si trovano in diverse regioni geografiche o che viaggiano molto l’opportunità di ri-connettersi.

Non importa quale sia lo scopo del ritiro, tutti devono capire che il ritiro non è fine a se stesso. È semplicemente un passo tra i tanti in un processo continuo per stabilire o sostenere un’organizzazione o un team efficace. I processi di ritiro e i risultati devono essere attentamente pianificati per adattarsi alle attività in corso e al normale carico di lavoro.

E tu come leader devi essere molto persistente nel comunicare gli obiettivi di ritiro, gestire le aspettative e garantire il follow-up con qualsiasi elemento chiave di azione di ritiro. La ragione più convincente per i fallimenti di ritiro è la mancanza di chiarezza sullo scopo e ciò che l’organizzazione o il team sta davvero cercando di realizzare avendo un ritiro. Come tale, è fondamentale condividere gli scopi con i partecipanti e aiutare a impostare le aspettative su ciò che il ritiro intende realizzare.

Decidere su un facilitatore ritiro

Si può scegliere di guidare il ritiro da soli, nominare un comitato di ritiro, o di portare in un facilitatore esterno. Se decidi su un facilitatore esterno, quella persona dovrebbe essere coinvolta nelle prime fasi di pianificazione.

Ci sono diverse occasioni in cui è meglio per te considerare un aiuto esterno. Ad esempio:

• È difficile raggiungere un alto livello di partecipazione con grandi gruppi. Ottenere decisioni prese o problemi risolti è più difficile di quanto possa apparire inizialmente. Un facilitatore esterno è utile se ci sono 20 o più persone coinvolte, se i membri del ritiro includono più di personale, o se è insolito per gli individui del gruppo di incontrarsi insieme.
• Un facilitatore è utile quando tu come team o leader organizzativo vuoi partecipare pienamente a questioni programmatiche o gestionali sostanziali e non preoccuparti di gestire la riunione. Questo è particolarmente vero se avete intenzione di assumere un ruolo di advocacy in vari momenti della riunione.
• Arruolare l’aiuto di un estraneo è appropriato quando ci sono fazioni in guerra nel gruppo, e almeno una parte del motivo del ritiro è ridurre o gestire questi conflitti in modo più efficace. L’aiuto esterno promuove un senso di neutralità che può aiutare a chiarire e ridurre il conflitto. Potresti, infatti, essere neutrale in una situazione particolare, ma le persone coinvolte potrebbero non condividere questa percezione.
• Puoi decidere che creare partecipazione non è uno dei tuoi punti di forza, e un facilitatore è necessario per coinvolgere pienamente le persone. Una volta che il livello di partecipazione è aumentato durante il ritiro, si può essere in grado di continuare ad un livello appropriato di nuovo in ufficio.
• I facilitatori possono aiutare a sviluppare l’agenda, facilitare la riunione e fungere da catalizzatore per stimolare e valutare i progressi con le attività di follow-up.
• Se decidi di coinvolgere un facilitatore, quali caratteristiche dovresti cercare? In primo luogo, un facilitatore può essere un consulente esterno o qualcuno all’interno della tua organizzazione se è abbastanza grande da non avere molti contatti con la tua area, o proviene da un’unità che ha questo come mandato di ruolo (alcune unità HR hanno questo). Un buon facilitatore dovrebbe essere esperto nell’aiutare i team ad affrontare problemi complicati in modo da ottimizzare la partecipazione. La persona non ha bisogno di un alto livello di esperienza sostanziale o conoscenza della tua tecnica, a volte tale conoscenza può effettivamente ostacolare un facilitatore (che può, se non attento, essere troppo coinvolto nell’argomento della discussione).

Il facilitatore deve avere esperienza sufficiente per dire quali problemi sono significativi e appropriati per la discussione al ritiro. Il facilitatore deve anche percepire quando un problema è stato discusso a sufficienza, e spingere per la chiusura su di esso. La persona deve essere un ascoltatore estremamente buono e un leader di discussione efficace-chiedendo domande aperte, e ottenere una varietà di persone che partecipano e coinvolti con le risposte.

Facilitatori esperti ed efficaci sono decisi ad aiutare l’organizzazione a raggiungere risultati concreti e vedono il ritiro come solo una parte di un processo organizzativo più ampio. Se un candidato – sia dall’esterno che all’interno dell’organizzazione – non mostra questo approccio quando viene intervistato, è forse meglio cercare altri facilitatori.

Una volta deciso il facilitatore, i prossimi passi sono: sviluppare l’agenda, decidere chi deve partecipare, creare aspettative sul ritiro per il team o l’organizzazione e trovare un sito adatto.

Sviluppare l’agenda

Ci sono una varietà di modi per cercare input che possono aiutare a informare lo sviluppo dell’agenda:

• Puoi identificare quelli che pensi siano i problemi salienti per il ritiro e organizzarli in un ordine adatto al tempo assegnato.
• Le persone chiave o un campione casuale di personale possono essere intervistati utilizzando un sondaggio elettronico semplice e pratico Questo strumento può avere una serie di domande a risposta aperta (ad esempio, “quali sono i problemi con…”), o una serie di domande in scala (“classificare i seguenti problemi su una scala 1-5”). L’agenda può essere basata, o almeno influenzata, dai dati prodotti attraverso questo processo.
• È possibile chiamare un comitato di pianificazione, o una serie di comitati di pianificazione, che includono una sezione trasversale del personale. Tale comitato dovrebbe avere non più di 5-8 persone su di esso, e dovrebbe avere il suo ruolo e timeline chiaramente definito (è per pianificare il ritiro, dare consigli su questioni chiave, o reagire ai vostri piani). Come un tale comitato viene effettivamente utilizzato è in gran parte una questione di leadership
• Una sezione trasversale di persone può essere intervistata dal facilitatore esterno, o se non ce n’è, dai membri del comitato di pianificazione (o da qualche combinazione).

Se si dispone di un’organizzazione o di un team più piccoli – ad esempio 10-15 persone – non è necessario utilizzare tutti e quattro i metodi. Piuttosto, potresti fare un sondaggio del team e utilizzare quei dati per aiutare a informare le tue scelte sugli obiettivi finali e sull’agenda. Oppure, se hai ingaggiato un facilitatore, potresti far intervistare quella persona tutto o la maggior parte del personale e utilizzare i dati per aiutare a progettare il ritiro.

D’altra parte, se si dispone di un’organizzazione più grande, l’approccio più efficace è quello di combinare modestamente tutti e quattro i metodi di sviluppo dell’agenda enunciati sopra.

Questi metodi possono fornire input molto utili e tuttavia essere economici, specialmente se vengono forniti limiti di risorse realistici. Ad esempio, facendo un e-survey può dare nel complesso un buon ampio input che può essere molto utile. Data una buona sezione trasversale di partecipanti, è probabile che solo un campione rappresentativo debba essere intervistato prima che le questioni importanti diventino chiare. Un comitato di pianificazione deve solo incontrarsi un paio di volte per informare lo sviluppo dell’agenda.

Una nota sulla progettazione e metodologia dell’agenda: I migliori ritiri spesso includono una combinazione accuratamente progettata di diversi tipi di attività, integrando piccole o grandi discussioni di gruppo con leadership interattiva o giochi di squadra o simulazioni o componenti di formazione brevi. Una buona agenda di solito presenta una miscela di questi tipi di attività per aiutare a mantenere le cose attive per tutti i partecipanti e, se progettato bene, l’apprendimento e le discussioni da un tipo di attività possono contribuire notevolmente ad un’altra attività. Ad esempio, se il conflitto è stato identificato come un problema durante il lavoro di raccolta dei dati, una parte del ritiro potrebbe essere dedicata a migliorare le capacità di gestione dei conflitti delle persone, tramite una breve sessione di formazione o utilizzando una simulazione di gestione dei conflitti. Un facilitatore esperto può aiutare nel processo di progettazione dell’agenda a offrire indicazioni su come mescolare al meglio diverse metodologie, come allocare il tempo durante il periodo di ritiro e come assicurarsi che diverse attività si sviluppino l’una sull’altra e spostino il gruppo verso il raggiungimento degli obiettivi.

Qualunque processo tu come leader finisca per scegliere di aiutare a informare la progettazione del ritiro, una bozza di obiettivi e un’agenda possono essere finalizzati e condivisi all’interno del team o dell’organizzazione quattro settimane prima del ritiro. Questo processo sarà anche molto utile per determinare chi deve partecipare per tutto o parte del ritiro.

Decidere chi frequenta

La decisione su chi invitare al ritiro dipende in gran parte dagli scopi e dall’agenda del ritiro. Come parte del processo di raccolta dei dati e di sviluppo dell’agenda, possono essere prese decisioni sulla partecipazione. In generale, i partecipanti al ritiro possono variare dal CEO e dallo staff senior a tutto lo staff tecnico, o a tutti nell’organizzazione o nell’ufficio, o a un team leader e a un team di lavoro intatto. Se l’obiettivo è quello di assicurarsi che il team di leadership raggiunga un accordo sulla direzione per il prossimo anno, allora potrebbe avere senso limitare la partecipazione a solo quel gruppo. Se l’obiettivo è aumentare l’input e la partecipazione del personale, allora è logico estendere un invito a un numero maggiore di persone.

Decidere chi dovrebbe venire è spesso difficile. Alcuni reparti o funzioni sono abbastanza grandi-quante persone possono essere al ritiro e hanno ancora essere produttivi? Idealmente, tra otto e venti persone lavorano meglio. Tuttavia, organizzazioni o gruppi sono spesso più grandi di quello. Se si desidera una partecipazione più ampia, i ritiri possono essere tenuti con 40 o 50 persone, ma devono essere progettati con molta attenzione per avere successo. Una certa miscela di attività di piccolo gruppo e report-out per il grande gruppo è necessario qui per un output efficace. Quando i numeri di ritiro superano i 25, è una buona idea ottenere un aiuto professionale per il facilitatore per la fase di progettazione o consegna, o entrambi.

Un altro aspetto difficile della decisione “chi viene” dovrebbe essere intitolato “chi non viene.”Una volta presa la decisione di avere un ritiro che includa persone al di là del personale senior, a volte diventa difficile tracciare le linee — solo i leader tecnici senior? Coloro che sono definiti personale ‘professionale’? E il personale di supporto? Non ci sono risposte giuste qui, ma la decisione su chi non viene, cosa implica, quale messaggio invia, deve essere attentamente considerata. Se ci sono già tensioni tra i raggruppamenti all’interno dell’organizzazione, invitare – o non invitare – renderà quelle divisioni migliori o peggiori? Un’altra possibilità è quella di inserire nell’agenda momenti in cui tutto il personale può partecipare e altri momenti in cui determinati gruppi possono partecipare date le questioni in questione. In generale, è meglio sbagliare dalla parte di troppi che omettere qualcuno o qualche gruppo che potrebbe essere fondamentale per l’efficacia futura della squadra.

Un’ultima nota qui — le decisioni di partecipazione sono spesso prese sulla base di saggezza convenzionale o suggerimenti parrocchiali. Ad esempio, la seguente logica suggeriva di eliminare un ufficio: “Non abbiamo bisogno di invitare nessuno da quella divisione perché non sono interessati alle discussioni di marketing e non hanno molto da contribuire in quell’area.”Forse vero, forse no. Ma il manager in quel caso deve considerare se quel tipo di visione è coerente con la propria agenda per l’organizzazione. Il ritiro può essere utilizzato per aumentare la consapevolezza, per creare nuovi e diversi ruoli per gli individui e le divisioni, e per aiutare le persone a ripensare i legami e le interrelazioni.

Finalizzare e comunicare le aspettative di ritiro

Dopo aver impostato l’agenda, è importante finalizzare e comunicare le aspettative per l’organizzazione o il team, e ci sono due fattori chiave da considerare qui. In primo luogo, è importante essere chiari alle persone che è meglio concentrarsi su alcuni punti all’ordine del giorno e farli bene, piuttosto che concentrarsi su molti elementi e affrontarli superficialmente, o non finire affatto.

In secondo luogo, è importante decidere e comunicare ciò che si vede come l’equilibrio durante questo ritiro tra consentire ampie discussioni, tempo per riconnettersi (specialmente se lo staff non è co-localizzato) e discutere questioni operative specifiche. Mentre le sessioni di ritiro che producono risultati concreti possono fare una vera differenza per l’organizzazione a livello operativo, il tipo di discussioni sostanziali attraverso le linee e riconnettersi tra loro può generare relazioni che influenzano positivamente la capacità di lavorare insieme per mesi nel futuro. Ciò è particolarmente importante in quanto le persone lavorano più virtualmente nelle organizzazioni e devono fare affidamento sulla fiducia per interpretare ciò che si intende in una conversazione e-mail o telefonica o Skype. Quindi è importante sottolineare che deve esserci un equilibrio tra contenuti (ad esempio, piani futuri, un’iniziativa di cambiamento, problemi di leadership per la squadra o l’ufficio) e processi (ad esempio, costruire una squadra, aumentare la partecipazione, divertirsi).

La scelta di un sito

In generale, le squadre ad alte prestazioni sono in grado di lavorare sodo e giocare duro. Divertirsi in un ritiro contribuisce a produrre risultati importanti. La scelta ponderata di un ambiente appropriato contribuirà a garantire che l’etica del “lavoro duro – gioco duro” si materializzi effettivamente.

Tuttavia, trovare un posto adatto è spesso lasciato all’ultimo minuto, quasi come un ripensamento. Idealmente, un luogo di ritiro dovrebbe essere proprio questo-un ritiro lontano dal posto di lavoro’ normale ‘ in un luogo dove le persone sono veramente liberi da pressioni di lavoro di routine. La quantità di lavoro che viene fatto in un ambiente ritiro off-site è significativamente più che viene fatto in uno tenuto in ufficio.

Se le restrizioni di bilancio precludono un sito fuori città, trova una sala conferenze fuori dall’ufficio. Nella maggior parte delle città, ci sono ampie scelte conferenza disponibili, se sono in alberghi, una struttura per conferenze, una struttura di ritiro insolito (università locali o chiese a volte li hanno). Se necessario, si possono incontrare nel vostro ufficio, ma forse utilizzare una sala conferenze che normalmente non si utilizza.

Se possibile, la sala conferenze dovrebbe avere finestre, sedie comode e spazio sufficiente per i gruppi più piccoli per lavorare. Un altro suggerimento è quello di terminare il primo giorno con una sorta di evento sociale (un ricevimento come la raccolta, una sessione di caffè o tè, o qualsiasi altra cosa). Tutti questi accordi aiutano a indicare che non è solo business as usual.

Perché il sito e l’ambiente sono così importanti? È fondamentale tenere a mente che gli aspetti informali del ritiro contribuiscono in modo misurabile alla produzione lavorativa. I problemi seri sono spesso discussi durante le pause, a pranzo, a cena o dopo cena. Il clima-più informale e partecipativo — incoraggia le persone ad essere aperte e chiare l’una con l’altra in modi che l’ambiente dell’ufficio scoraggia. Anche il tempo sociale apparentemente privo di significato contribuisce — per esempio, una persona troverà che discutere qualcosa di socialmente durante il pranzo con un’altra persona aiuterà a spianare la strada per una successiva discussione in sessione su un argomento controverso.

Implementazione del ritiro: sei elementi essenziali

Come parte del processo di preparazione, tu e / o i pianificatori del ritiro dovreste aver identificato obiettivi chiari, un’agenda e un senso approssimativo del tempo per ogni punto dell’agenda. (Ritiri possono durare da una mezza giornata a tre giorni.) Oltre al lavoro di preparazione sopra descritto, ci sono sei elementi essenziali per un’efficace implementazione del ritiro.

1. Dopo le attività introduttive introduttive, tu come leader devi iniziare con una presentazione di apertura ben pianificata. In questa sessione di apertura, è necessario articolare una chiara logica per il ritiro, incluso il modo in cui il ritiro può contribuire all’agenda dell’unità o della squadra per il prossimo anno o giù di lì. Devi sottolineare l’importanza del ritiro e che è solo una parte del tuo approccio di leadership nel rinnovare e sostenere un’organizzazione e una squadra efficaci.Puoi quindi indicare le tue aspettative di comportamento di ritiro (”piena partecipazione “o” esplorazione aperta di queste idee “o” consigli per me in modo da poter prendere queste particolari decisioni strategiche” o qualsiasi altra cosa); deve anche essere sottolineato che le interruzioni saranno ridotte al minimo.
2. Dopo la presentazione di apertura, il leader del ritiro (tu, il facilitatore esterno o membro del comitato di pianificazione) deve condividere gli obiettivi e l’agenda per il ritiro. Questo dovrebbe includere un po ‘ di tempo per le domande e qualsiasi contributo dei partecipanti all’ordine del giorno finale. Supponendo che ci sia stato un lavoro di raccolta dei dati svolto prima del ritiro, i risultati dovrebbero essere condivisi in questo momento. Idealmente, questo è il momento di comunicare in che modo i problemi identificati durante la raccolta dei dati pre-ritiro hanno contribuito a informare gli obiettivi e l’agenda del ritiro finale.
3. Una volta stabilito il quadro e la direzione per il ritiro, l’agenda di solito includerà una serie di discussioni sostanziali o attività interattive su argomenti o problemi chiari. Se il gruppo di ritiro è piccolo (sotto 10 o 12), queste discussioni possono essere fatte quasi interamente come un gruppo.Se il gruppo è più grande, è importante combinare il lavoro di gruppo piccolo e di gruppo grande. In situazioni come questa, il lavoro in piccoli gruppi ottimizza la partecipazione e ottiene un pensiero migliore e più sostanziale. A volte, alcuni partecipanti possono chiedere, ” Perché non solo discutere le cose nel grande gruppo, ci sono solo 25 di noi?” A questo punto, è estremamente importante andare avanti con l’approccio dei piccoli gruppi. Nei grandi gruppi di solito partecipano solo i più verbali-le persone normalmente più tranquille che potrebbero aver bisogno di tempo per pensare o un invito a parlare o che non amano interrompere sono generalmente silenziose, e questo è spesso una perdita sostanziale della qualità e dell’input della discussione.Inoltre, le discussioni di gruppo molto ampie tendono a saltellare in modi che quasi precludono un pensiero rigoroso, un ascolto efficace e accordi chiari. Per rendere fruttuose queste discussioni, è importante che il leader del ritiro sottolinei la partecipazione entro i limiti di tempo e fornisca compiti chiari per piccoli gruppi se viene utilizzato un tale metodo. Inoltre, è importante assegnare leader e giornalisti o chiedere ai piccoli gruppi di sceglierli.
4. Il facilitatore del ritiro deve guidare le attività interattive o moderare le discussioni e segnalare le uscite. Il facilitatore ha bisogno di controllare periodicamente con il gruppo per vedere che le cose non diventano “over-discusso” – lui o lei deve essere chiaro su come aiutare il gruppo a realizzare quando la discussione su un elemento è completato. Il facilitatore deve anche assicurarsi che nessuna persona sta dominando la discussione, e aiutare tutti coloro che vogliono partecipare avere la possibilità di farlo.Nella misura in cui l’input nelle decisioni è una parte importante del ritiro, tu come leader (indipendentemente dal fatto che tu stia anche servendo come facilitatore) devi essere chiaro quando le decisioni devono essere prese e come stai usando il gruppo nell’arena decisionale-per consigliare, votare, raggiungere il consenso o fornire input a te, che poi prenderà le decisioni in un secondo momento.
5. Il facilitatore del ritiro deve registrare gli accordi chiave man mano che il ritiro procede. La registrazione delle decisioni aiuta a determinare (a) se gli accordi sono reali e (b) che le persone siano chiare sugli accordi. Aiuta a registrare pubblicamente questi elementi utilizzando un laptop o una lavagna a fogli mobili o qualche altro dispositivo elettronico appropriato. Tenerli in vista ricorda alla gente il progresso.
6. Verso la fine del ritiro, il facilitatore del ritiro deve rivedere gli accordi e — con il leader o l’input del gruppo (o entrambi) – dare priorità alle azioni che potrebbero risultare. Come parte di questo processo, è consigliabile aiutare il gruppo a limitare il numero di azioni solo a quelle più importanti poiché tutti tornano a un carico di lavoro “normale” e il lavoro extra che non è della massima priorità spesso semplicemente non viene fatto. Che a sua volta porta il gruppo a sentirsi o hanno fallito o il processo di ritiro fallito quando in realtà potrebbe essere stato inavvisabilmente irrealistico fin dall’inizio.

Dove ci sono elementi di azione ad alta priorità, il facilitatore può aiutare il leader e il gruppo assegnare responsabilità con scadenze temporali, se del caso. Più specifici e rintracciabili sono questi incarichi, più è probabile che queste cose saranno effettivamente realizzate dopo la fine del ritiro. Come un controllo finale, questo elenco deve essere rivisto e testato per la realtà. In questo processo di revisione finale, è bene porre domande come le seguenti: “Pensa al nostro carico di lavoro regolare-possiamo fare tutte queste cose e ancora ottenere il lavoro? Ci sono cose qui che dovrebbero avere la priorità su alcuni dei lavori regolari? Dopo ulteriori riflessioni, dovremmo eliminare o accantonare temporaneamente uno di questi elementi?

Il ruolo del leader

C’è un ultimo elemento che richiede un’enfasi speciale: il tuo ruolo di leader. Devi essere un modello di ruolo e qualsiasi azione che intraprendi deve essere coerente con il tuo normale stile di leadership. Oppure, al contrario, potresti usare il tuo comportamento al ritiro per segnalare un leggero (o meno leggero) cambiamento nello stile di leadership. Questo ovviamente ha bisogno di un’attenta riflessione.

Potresti pensare che il tuo ruolo al ritiro sia quello di tacere e ascoltare. Questo è davvero parte di esso, ma è anche necessario registrare le vostre opinioni e guidare il processo decisionale. È necessario partecipare pienamente, offrendo opinioni senza dominare, e talvolta in attesa fino alla fine della discussione per contribuire. Anche se è opportuno mettere l “accento sulla ascolto, se il vostro comportamento ritiro è completamente fuori di carattere, il personale penserà che qualcosa non va, e può vedere il procedimento come non essere” reale.”La cosa difficile per te, ovviamente, è mantenere un equilibrio e condividere opinioni incoraggiando la partecipazione degli altri.

È anche estremamente importante per te evitare di cercare di guidare indirettamente il gruppo in modo da ottenere “la risposta giusta” o prendere la decisione “corretta”. Se sai che c’è solo una risposta accettabile su un particolare argomento, è molto meglio affermarlo fin dall’inizio, e non sprecare il tempo di tutti creando l’illusione della partecipazione. Le persone rispettano l’agenda di un leader o le “vacche sacre”, ma non se sentono di essere manipolate per essere d’accordo. Questo ovviamente significa che è necessario riflettere attentamente su ciò che è veramente aperto alla discussione e ciò che non lo è, e che tipo di input è necessario per quali problemi.

Garantire un follow-up adeguato

Nella misura in cui ci sono elementi di azione che emergono dal ritiro, il follow-up è molto importante. I ritiri sono un duro lavoro e rappresentano un investimento importante. Spesso, le aspettative vengono quindi sollevate sui progressi e sul cambiamento organizzativo in meglio. Se questo progresso – o almeno una parte di esso-non si materializza, la gente sarà spesso ottenere più scoraggiati che se il ritiro non era accaduto a tutti.

Un passo chiave nel processo di follow-up è quello di finalizzare la responsabilità e le scadenze temporali per ciascuno degli elementi prioritari (assumendo alcuni accordi iniziali durante le ultime sessioni di ritiro). Un modo per farlo è quello di incontrare le persone che si sono offerte volontarie (o sono state suggerite) per portare avanti oggetti particolari. In questa riunione, si può decidere di mettere alcuni degli elementi in attesa, concordando è meglio scegliere un minor numero di elementi e realizzarli che scegliere molti e fallire.

Il tuo ruolo continuo comporta il rafforzamento della necessità di realizzare gli elementi di azione.

Quando uno degli elementi di azione è compiuto, quell’atto dovrebbe essere notato e celebrato. Questo è un esempio in cui “cheerleading” è molto appropriato. Si può cercare realizzazioni positive su base continuativa, e sottolineare queste realizzazioni nei forum pubblici.

C’è una conclusione quasi scontata sul follow-up del ritiro: se non si assume un ruolo attivo nel monitoraggio dei progressi e nel rafforzamento del lavoro sugli elementi chiave dell’azione, non si verificheranno molti progressi. La fretta e le priorità del business di tutti i giorni saranno sviare le intenzioni di quasi tutti. Pertanto, il tuo ruolo di follow-up è essenziale.

Sommario — Una revisione dei passaggi critici

Se sei un leader organizzativo o di squadra e stai pensando di intraprendere una sorta di attività di ritiro, questa sezione è pensata per essere una revisione e una lista di controllo che dovrebbe aiutarti a gestire il processo di ritiro.

1. in anticipo (2 mesi o più) del rifugio di date, a decidere il seguente:
   • Identificare e comunicare iniziale ritiro scopo
   • Decidere sul ritiro facilitatore
   • Migliora ritiro scopo e sviluppare l’ordine del giorno; include la raccolta di dati per informare lo sviluppo dell’agenda — decidere chi lo fa, i tipi di dati raccolti, che il personale contribuisce; considerare l’utilizzo di comitato di pianificazione; verificare come i dati raccolti ha influenzato gli obiettivi e l’agenda; esamina i piani per il realismo-è meglio fare meno cose bene di molte superficialmente, o lasciare le cose incompiute
   • Decidere chi partecipa (che è più facile se sei il leader di una squadra relativamente piccola) – in caso contrario, controlla attentamente le tue ipotesi qui in modo che gruppi importanti non vengano lasciati fuori senza pensieri.
   • Identificare siteyou utilizzerà per il ritiro; verificare la disponibilità.
   • Gestire le aspettative di tutta l’organizzazione circa il ritiro.
2. Inizia il ritiro con una dichiarazione di apertura convincente che include il tuo senso di come il ritiro e l’uscita del ritiro si adattano alla tua agenda generale.
3. Guida (se non sei il facilitatore) e partecipa al ritiro; sii un modello di ruolo; crea o aiuta a cristallizzare gli accordi man mano che si evolvono.
4. Rivedere le decisioni, gli elementi di azione e le responsabilità alla fine; precisare i piani per il follow-up.Follow-up su elementi di azione ad alta priorità; essere una cheerleader, riconoscere realizzazioni, spingere quando l’azione non è imminente.