Getty Royalty Free

alle leiders hebben moeilijke gesprekken op een bepaald moment, of het nu gaat om het vertellen van een werknemer dat ze geen verhoging of promotie krijgen, het disciplineren van slechte prestaties, of zelfs het ontslaan van iemand. Het hebben van moeilijke gesprekken kan nooit gemakkelijk zijn, maar er zijn manieren om die gesprekken zowel productief en zo pijnloos mogelijk te maken.

direct zijn.

wanneer u een moeilijk gesprek hebt, wees direct en kom snel ter zake. Dit is niet het moment voor feedback sandwiches of een overmaat aan complimenten. Beide feedbacktechnieken maskeren het punt van het gesprek en verminderen de impact ervan. Moeilijke gesprekken worden nog moeilijker wanneer de levering wordt verward. Hoewel het misschien lijkt alsof je te hard in de kritiek duikt, doe je eigenlijk de andere persoon een plezier. Meestal weet de persoon met wie je praat dat er kritiek komt, dus in plaats van rond het onderwerp te dansen, begin er gewoon aan.

specifiek zijn.

Wees eerlijk en grondig met je feedback, en leg volledig uit waarom je het gesprek hebt. Geef zoveel mogelijk concrete voorbeelden zodat de persoon begrijpt dat je niet alleen dingen uit het niets trekt. Hoe meer duidelijkheid je kunt bieden, hoe beter de kritiek zal worden ontvangen.

Plan het gesprek.

Dit is geen gesprek dat u in een opwelling wilt voeren. Je wilt denken aan wat je gaat zeggen, en anticiperen op hoe de andere persoon zou kunnen reageren. Denk aan de vragen die ze zouden kunnen stellen en hebben antwoorden voorbereid. Hoe meer voorbereid je bent, hoe makkelijker het zal zijn om zelfs tempered te blijven en niet zenuwachtig te worden, en daarom een meer solide kritiek te leveren.

Let op uw taal.

de werkelijke woorden die u gebruikt tijdens het gesprek zijn belangrijk. Je moet de kritiek schetsen en de reden waarom je het gesprek hebt, maar hou daar niet op. U zult ook willen praten over de uitkomst die u wilt zien. Als je een werknemer disciplineert voor slechte teamprestaties, leg dat dan uit aan hen en praat ook over hoe het eruit zou zien als teamrelaties sterk zijn. Illustreren hoe een positief resultaat eruit ziet geeft de werknemer iets solide om naar toe te werken, en helpt hen te begrijpen waarom ze worden gedisciplineerd.

biedt een oplossing.

niets is erger dan kritiek leveren en het daarbij laten. Je wilt duidelijk de reden voor het gesprek, de specifieke kritiek, en dan bieden suggesties om te verbeteren. Als je een werknemer vertelt dat ze geen verhoging krijgen, leg dan uit waarom en laat ze weten waar ze aan moeten werken om die verhoging mogelijk te maken. Zelfs als het gesprek is om een werknemer te ontslaan, moet je nog steeds bieden een suggestie die hen zal helpen verbeteren in hun volgende baan.

Beheer uw emoties.

u wilt het gesprek op een gelijkmatige toon voeren en professioneel houden. Laat je emoties je levering niet bepalen. Als je emotioneel wordt, zal de andere persoon dat ook doen. Dit is vooral belangrijk wanneer het gesprek is met een werknemer die je veel om geeft of nauw samenwerken met. Neem in deze situatie een stap terug en verwijder de relatie uit de vergelijking. Het kan helpen als je gewoon naar dingen kijkt vanuit een op feiten gebaseerd standpunt, en je alleen daarop richt. Wanneer emoties beginnen over te nemen, herinner jezelf eraan dat hoe meer je controle hebt over je emoties, hoe beter je in staat zult zijn om de boodschap over te brengen.

wees empathisch.

hoewel uw bezorging van het bericht stoïcijns moet zijn, betekent dit niet dat u niet meevoelt. Denk aan hoe de andere persoon zich zal voelen tijdens het gesprek, en hen in staat stellen om hun emoties te verwerken. Als je ziet dat ze echt worstelen met wat je hebt gezegd, pauzeer dan even terwijl ze zich herpakken. Leg duidelijk uit waarom je het gesprek hebt om hen te helpen volledig te begrijpen waar je vandaan komt. Als ze het nieuws echt slecht opvatten, herinner ze eraan dat je deze kritiek levert om ze beter te maken, en je wilt dat ze slagen.

laat de andere persoon vragen stellen.

vragen hebben een dubbel doel. Vragen stellen helpt de andere persoon verwerken wat er gebeurd is, en het stelt u in staat om te verduidelijken en stollen details van het gesprek. Als u niet zeker bent dat de andere persoon volledig begrepen het gesprek, vragen verhelderende vragen om hun begrip te controleren.

de volgende keer dat u een moeilijk gesprek moet voeren, houd deze punten in gedachten om ervoor te zorgen dat het productief en goed ontvangen is.

Volg mij op Twitter of LinkedIn. Bekijk mijn website of een aantal van mijn andere werk hier.