Dette er en gæsteartikel af forfatteren Edoardo Binda. Vi starter med 5 trin til, hvordan man sammensætter et forslagsbudget, og derefter deler Edoardo et arbejdet (fiktivt) eksempel for at vise dig, hvordan budgettet ville se ud, når det er afsluttet.

et forslagsbudget ligner et projektbudget, men med et meget andet mål.

et projektbudget er beregnet til at guide dig trin for trin gennem projektfaserne og er beregnet til at blive ændret og tilpasset (inden for grænser, selvfølgelig) til hvad der sker under selve projektet.

et forslag Budget i stedet har til formål at overbevise evaluator, der læser dit forslag, at du har en solid forståelse af din plan, og at du er værdig til at blive betroet med finansiering.

indrømmet, hvis det budget, du bygger i forslagsfasen, er omhyggeligt sammensat, og alt går efter planen, vil du ende med at bruge det direkte som dit projektbudget, men med henblik på denne artikel, lad os bare holde os til forslagsfasen.

(For mere om, hvordan du opretter et projektbudget, indeholder denne artikel alle de oplysninger, du har brug for.)

så hvordan overbeviser du en evaluator om, at din ide vil fungere?

først skal du forklare dit projekt og behandle godt i fortællingen om dit forslag. Dette er nøglen til at gøre en præsentation til ledelsen.

for det andet skal du give en solid begrundelse for de omkostninger, du vil pådrage dig i hver fase. Ikke kun en solid begrundelse, faktisk, men også en syntetisk.

i en nøddeskal: evaluatoren skal være i stand til at læse et dokument på en til to sider og føle sig beroliget nok til at give dig den kr600k, du har brug for. I denne artikel vil jeg vise dig nøjagtigt, hvordan du gør det.

Trin 1: Byg et Gantt-diagram

Gantt-diagrammer er elsket og hadet. Det er dog ubestrideligt, at de er det klareste overblik, du kan få af et projekt i sin helhed.

Hvis du prøver at overbevise evaluatoren, skal du plotte hver arbejdspakke og opgave på et Gantt-diagram og give ham eller hende et klart billede af, hvad der vil ske, hvornår. Dette vil også fortælle dem, at du har tænkt den del omhyggeligt ud.

Gantt — diagrammet er et af de dokumenter, som hvert projekt har brug for-men for nu, på dette tidspunkt i arbejdet, behøver du ikke at udfylde hver eneste af dem i detaljer.

Trin 2: Tilføj Persondage pr.virksomhed

dette er et kernepunkt. For at estimere omkostningerne godt skal du først estimere mængden af arbejde, du skal lægge i hver aktivitet, du har planlagt.

ikke kun det: du skal estimere, hvem der skal gøre arbejdet. Jeg mener ikke, hvem personligt (navn og efternavn), jeg mener, hvilken type person eller rolle der vil arbejde på hver opgave.

er det udviklere? Er det marketingfolk? Er det forskere? Hver enkelt har en anden timepris og et andet tempo i arbejdet.

Planlæg din person-dage i overensstemmelse hermed. Hvis du er en del af et konsortium, skal du huske at adskille disse estimater pr. I eksemplet nedenfor har Almira fået tildelt 656 persondage til arbejdspakke 1.

Trin 3: skøn arbejdsomkostninger

når du har varigheden og person-dage eller timer for hver projektopgave, er det tid til at skrive ned, hvor meget deres arbejde ville koste.

for at gøre dette skal du blot multiplicere timeprisen eller den daglige sats for hver kategori af personale i hvert firma med det antal dage/timer, de vil arbejde.

Hvis du vil, kan du også arbejde med et vægtet gennemsnit, dit opkald. Hvad angår den daglige sats, hvis du ikke er bekendt med, hvordan du beregner den, skal du kigge i slutningen af artiklen, da jeg har inkluderet en kort vejledning til dig.

i eksemplet nedenfor er Almiras 656 persondage opdelt i fire personalekategorier med fire daglige satser.

multiplikation af daglige satser efter persondage pr. kategori og opsummering af de fire totaler giver budgettildelingen til Almira for ARBEJD1 (540,25*122 + 489*255 + 262*255 + 125*24 = 260.415,50).

Trin 4: Tilføj underleverancer og rejseomkostninger

underleverancer og rejseomkostninger er de to andre kategorier af omkostninger, du skal tage sig af. Du kan tilføje en tredje kategori” andet ” til brug for de omkostninger, der stadig er udeladt (f.eks.

for rejseomkostninger multipliceres antallet af rejsende med prisen for en returbillet til deres destination. Lidt overvurdering af omkostningerne er en god ide. Når du har det, skal du tilføje en dagpenge for hver rejsende.

Hvis du ikke har skøn over dagpenge, kan du henvise til de officielle, der bruges til OECD-personale (tilgængelig her). Husk at bemærke, hvilken arbejdspakke hver rejse er grupperet under.

for underleverancer skal du blot angive, hvem du vil ansætte, i hvilken arbejdspakke og for hvad.

Trin 5: Bring det hele sammen

som nævnt i starten er det første krav om et godt budget at præsentere alt på en klar og enkel måde.

du kombinerer ressourcestyring, planlægningsstyring og projektøkonomisk styring (vigtige Projektledelsesvidensområder) for at forberede en pakke til dit forslag, som ingen vil være i stand til at modstå!

eksempel på forslag Budget

Her er et eksempel på et forslag budget.

vores konsortium foreslår en samlet pris på 2.223.471,26 kr. (19% ekskl. moms) for dette projekt fordelt på følgende måde:

• personaleomkostninger: 897.231, 26
• underleverancer: 260,00 kr.
• rejseomkostninger: 980,00 kr.
• andre omkostninger: 000,00 kr.

ul tabellerne nedenfor indeholder en yderligere opdeling af budgettet. (VP står for ‘arbejdspakke’ i tabellerne nedenfor.)

oversigt

nedenstående tabel viser oversigten. Dette er, hvad du vil lægge i begyndelsen af dit projektforslagsdokument for at vise de samlede omkostninger med et øjeblik.



personaleomkostninger

Her er den arbejdede eksempeltabel over personaleomkostningerne. For hver arbejdspakke (som vil blive beskrevet andetsteds i forslagsdokumentationen) har vi sagt, hvilken person og virksomhed der ville pådrage sig hvilke omkostninger.

derefter er personaleomkostningerne pr.arbejdspakke samlet på tværs af linjen, og derefter summeres den samlede pr. arbejdspakke i bunden.

husk, denne tabel er kun personaleomkostninger, ikke de samlede omkostninger ved arbejdspakken.



underleverance

Vi skal også medtage detaljer om underleverandøromkostninger, hvis dit forslag er afhængig af andre parter for at fuldføre arbejdet. I eksemplet nedenfor viser tabellen partneren, den arbejdspakke, de vil være involveret i, de samlede omkostninger for dette element og derefter, hvad omkostningerne er til.

Underleverandøromkostninger inkluderer ting som eksterne konsulentgebyrer, betalinger til undersøgelsesbureauer, eventuelle gebyrer relateret til entreprenører, der bruger specielle materialer, et kreativt team og så videre.



rejsebudget

alle partnere undtagen Lerei sender 2 personer til hvert møde. Der er planlagt 9 møder, i alt 18 rejsende pr.partner (9 for Lerei).

Vi kan vise rejsebudgettet i en anden tabel. Eksemplet rejsebudget for dette projekt er vist i nedenstående tabel. Det beskriver partneren, arbejdspakken, hvor rejseomkostningerne vil blive afholdt, omkostningerne pr.rejsende og antallet af personer, der skal rejse på det tidspunkt. Der er også de samlede omkostninger og beskrivelsen.

rejseomkostninger er generelt folk, der går til møder. Jo mere du kan demonstrere din ekspertise i at drive et virtuelt team, jo lavere kan du foretage disse omkostninger (selvom de muligvis opvejes af nogle ekstra teknologier eller licenser, der kræves til fjernarbejdsprogrammer).



andre omkostninger

de anførte omkostninger på 25.000 kr.er til køb af en specifik regnskabsprogrampakke til AP1.

sørg for at registrere andre omkostninger, der ikke passer pænt ind i kategorierne ovenfor. Alle disse tabeller vil være på bagsiden af din forslagsdokumentation som et bilag, så der skal være masser af plads til, at du kan medtage alt hvad du har brug for. Dette er også vigtigt for gennemsigtighed.

Timing

billedet nedenfor skitserer tidspunktet for projektet i løbet af de 41 planlagte uger samt leverancerne i hele projektet.



Dette er et bearbejdet eksempel på et Gantt-diagram til dette eksempelprojekt. Dine tider vil naturligvis være forskellige, men du kan se, at opgaverne er angivet pr.arbejdspakke med et antal ugers varighed tydeligt markeret.

Gantt-diagrammet er relativt højt niveau og med henblik på kommunikation snarere end til projektsporing og overvågning.

arbejdet eksempel: beregning af timepris

din timepris skal være relateret til den faktiske arbejdstid, du har i et år (dette er baseret på Europa-Kommissionens Horisont 2020-metode). Følg trinene i billedet nedenfor for at komme i gang.



i Sammendrag udarbejder du arbejdsdagene om året og tager derefter årlige helligdage, helligdage og et skøn for sygefravær og andre dage ud af kontoret, f.eks. træning.

det giver dig antallet af arbejdsdage om året, din ressource vil være tilgængelig. Arbejd derefter arbejdstiden pr. Dette er typisk 8 timer om dagen.

med antallet af timer om dagen (8) og antallet af arbejdsdage (omkring 210) kan du beregne de arbejdede timer om året.

beregning af timeprisen

når det er taget hånd om, er det tid til at estimere timeprisen. For at gøre dette skal du have følgende oplysninger for hver person:

• medarbejderens løn
• arbejdsgiverens sociale sikringsgebyrer pr.år pr. medarbejder
• andre direkte omkostninger pr. medarbejder (Frokostbilletter, bil, telefon…)
• Overhead (hvis nogen)

summen af ovenstående omkostninger og divider det samlede antal arbejdstimer pr. år for at opnå timeprisen.

om forfatteren: Edoardo Binda er en innovationstræner og kreativitetskonsulent. Han er forfatter til effektiv beslutningstagning og skrivning af forslag: En Håndbog om, hvad der gør dit projekt rigtigt til finansiering.

Pin til senere læsning:



iv lær hvordan du opretter et forslag Budget i 5 nemme trin sammen med alle eksemplerne.

Du kan læse min privatlivspolitik her.