un lucru foarte clar este că…

…puțini oameni sunt capabili să articuleze clar diferența dintre politici, procese și proceduri.

concepții greșite comune:

• politici, procese & procedurile fac organizațiile mai puțin eficiente
• utilizate numai de organizațiile mari
• acestea reduc autonomia și sunt dificil de creat

Dacă doriți să vă ajutați organizația să crească și să înflorească fără să stați peste toată lumea…

…trebuie să ajutați alte persoane să aibă cunoștințele și orientările de operare de care au nevoie pentru a putea slujba lor.

beneficiile parametrilor bine definiți

În ciuda faptului că sunt separați, sunt dependenți unul de celălalt și lucrează împreună în armonie pentru a forma baza coezivă pentru operațiuni eficiente și eficiente în cadrul unei organizații

• personalul poate funcționa cu mai multă autonomie
• reduce blocajul decizional al conducerii superioare
• personalul este mai fericit, deoarece este clar ce trebuie să facă

arhitectul de management Sandy Kemsley a oferit această definiție a politicilor și procedurilor:”văd politicile ca reguli sau legi ale unei organizații, în timp ce procedurile sunt procesele folosite pentru a adopta politicile…politicile sunt despre reguli, iar procedurile sunt despre procese.”

Michelle Farabough, specialist în comunicare la Universitatea din Oklahoma School of Community Medicine Center for health Outcomes& îmbunătățirea cercetării, a explicat diferența dintre proces și procedură în acest fel:

” un proces este un mod de a face ceva. O procedură este un mod special de a face ceva.”

exemplu din lumea reală de politică, proces și procedură

cu toate acestea, politicile, procesele și procedurile sunt distinct diferite și înțelegerea lor este vitală pentru a merge pe drumul către funcționarea eficientă a organizației dvs.

Exemplul 1: magazin Online



defalcare
O companie promite că un produs poate fi livrat unui client în termen de 24 de ore de la momentul în care Clientul plasează o comandă.

• politica este că produsul trebuie livrat clientului în termen de 24 de ore de la punctul în care plasează comanda.
• procesul este că personalul va pregăti comanda pentru livrare, în timp ce managerii monitorizează procesul.
• procedura devine mai specifică cu privire la modul în care acest proces va fi realizat.

exemplu de procedură:

• Jim va completa comenzile din categoriile A, B și C.
• Jen va completa comenzile din categoriile X, Y și Z.
• John va supraveghea pentru a asigura livrarea la timp.
• dacă un angajat este bolnav, managerul de serviciu ar trebui să o sune pe Sarah pentru a-i cere să înlocuiască acea persoană.

Exemplul 2: Scoala de foc drill



defalcare
pompieri cere școli să dețină exerciții de foc în fiecare lună.

• politica este că fiecare școală trebuie să dețină un exercițiu de incendiu în fiecare lună.
• procesul este că profesorii din clasă îi vor conduce pe elevi în afara curții școlii, în timp ce directorii școlii supraveghează procesul și se asigură că fiecare clasă este contabilizată.
• procedura devine mai specifică cu privire la modul în care acest proces va fi realizat.

exemplu de procedură

• profesorii din sala a vor conduce elevii din clădire prin ușa A.
• profesorii din Sala B vor conduce elevii din clădire prin ușa B.
• membrii personalului care nu predau o clasă la acel moment vor ieși din clădire prin cea mai apropiată ușă și vor ajuta la supravegherea elevilor din exterior.
• ultima persoană care părăsește o cameră trebuie să stingă lumina și să închidă ușa după el sau ea.

Politică vs. Proces vs. Procedura Cheatsheet

• o politică este o regulă, regulament, sau un set de linii directoare
• un proces este un set de nivel înalt de lucruri care trebuie să se întâmple subliniind ceea ce trebuie să se întâmple pentru a asigura conformitatea cu o politică.
• o procedură este o serie specifică și detaliată de acțiuni pe care membrii personalului trebuie să le întreprindă pentru a implementa un proces și a respecta o politică.

vă puteți asigura că organizația dvs. funcționează cât mai eficient posibil și că toți membrii personalului înțeleg pe deplin și sunt responsabili pentru toate politicile, procesele și procedurile relevante.

	Policy	Process	Procedure
What is it?	Rule Regulation Set of guidelines	Set of things (Procedures) that must be executed	Specific and detailed step of actions
Why does it exist?	legislație cerințele industriei definiți poziția organizațiilor	definește pașii necesari pentru a asigura aplicarea/respectarea Politicii	astfel încât atunci când un proces trebuie să se întâmple că nu există nicio îndoială ce acțiuni trebuie să se întâmple
nivelul de detaliu	nivelul foarte ridicat include: responsabilități și consecințe	definește: cine când cât de des	definește: Exact pas cu pas cine ce ordine cum să se ocupe cu evenimente nedefinite
frecvența de revizuire	De obicei 6-12 luni	după cum este necesar	la încheierea fiecărui ciclu
mandatat de	proprietari CEO VPS	persoane definite în politică	persoane definite în politică
exemplu it	Materialul indecent nu trebuie vizualizat pe companie Echipamente IT. directorul IT va fi responsabil pentru a se asigura că acest lucru este monitorizat Personalul va fi mustrat dacă este prins prin HR.	directorul IT va utiliza software-ul adecvat pentru a detecta încălcarea o procedură va exista dacă încălcarea este detectată. directorul IT va revizui cu HR ce constituie Material indecent și HR trebuie să decidă acțiuni	În fiecare săptămână managerul IT trebuie să revizuiască jurnalele de filtrare pe internet dacă găsesc intrări care nu sunt acceptabile, informează directorul IT directorul IT va contacta directorul HR directorul HR va convoca o întâlnire cu membrul personalului pentru a discuta