som pr-fagfolk har vi mestret kunsten at skrive en pressemeddelelse. Catchy overskrift? Intet problem. Sikring af det perfekte citat fra administrerende direktør? Let. Når det kommer til at skabe den ideelle, nyhedsværdige pressemeddelelse, har vi det nede. Så der er ikke noget som følelsen af at sende det ud til din liste over mediekontakter og få det til at falde fladt.

sandheden er, en pressemeddelelse er kun så god som din tonehøjde. Og med journalister, der får snesevis (hvis ikke flere) pladser i deres e-mail-indbakke hver dag, skal du sørge for, at din skiller sig ud.

i dette blogindlæg har vi samlet nogle bedste fremgangsmåder til, hvordan du pitcher din pressemeddelelse til journalister. Følgende trin sørger for, at din tonehøjde er mere end bare en masse-e-mail-eksplosion og hjælper dit team med at sikre den synlighed, du søger.

Forbered din pressemeddelelse til Distribution

dette synes indlysende, ikke? Vi ved, at du ved, hvordan man skriver en pressemeddelelse. Når det er sagt, er der et par enkle måder at optimere din pressemeddelelse for at gøre den endnu mere tiltalende for en journalist. Som altid skal du være sikker på, at den har en overbevisende Titel. Det skal være beskrivende nok til, at det får dit punkt på tværs, men stadig gnister nysgerrighed. At inkludere et tilbud er en enkel måde at vise dit brands menneskelige side på, og en visuel vil fange deres øje som noget, de kunne medtage i deres historie.

Sådan finder du ud af, om din pressemeddelelse er nyhedsværdig

• aktualitet:
  er historien Ny/aktuel? Ingen kan lide at læse om eller skrive om gamle nyheder.
• nærhed:
  påvirker det mig? Historier i vores egen baghave er mere interessante end historier, der sker 10.000 miles væk.
• Prominence:
  Hvem er involveret? Berømtheder, politikere og virksomhedsledere er interessante for læserne. Hvis de er involveret i historien, har du sandsynligvis en slam-dunk-sejr.
• konflikt / inkompetence/skandale / chokværdi:
  er der noget chokerende eller skandaløst i din historie? Hvis du har læst en tabloid for nylig, kender du denne regel godt; kan lide det eller ej, konflikt er næsten altid nyhedsværdig. Det gamle ordsprog” hvis det bløder, fører det ” skete ikke ved et uheld.
• Future Impact:
  vil denne nyhed forme fremtiden på nogen måde? Ofte fejler en historie aktualitetstesten, men får stadig et pas, hvis det har fremtidig betydning for en virksomhed, person eller andet emne, som folk bryr sig om.
• menneskelig interesse:
  historier om menneskelig interesse er det nyhedsværdige vilde kort. En historie kan mislykkes alt det ovenstående, men vinde baseret på menneskelig interesse. Trods alt, alle elsker en hjertevarmende historie!

Byg din Målmedieliste

når det kommer til at opbygge listen over medier og journalister, du vil målrette mod, er der en balance, du skal sigte mod at opnå. Det er vigtigt at undersøge og sørge for, at du målretter mod medier og journalister, der typisk skriver om det emne, du kaster. Bruge tid til at opbygge en god størrelse liste over velrenommerede, relevante forretninger vil være værd at din indsats.

Top Tip: ved, hvem du taler til

Forskning. Forskning. Forskning. Hvem taler du til og hvorfor? Grundigt lære alt hvad du kan om deres interesser, deres behov, og deres publikum. Læs tidligere historier, de har skrevet, og følg deres sociale konti. Dette giver dig mulighed for at lave en effektiv tonehøjde, der vil resonere med den person, du taler med.

kun smeltevand tilbyder en mediekontaktdatabase, der giver dig mulighed for at søge efter journalister efter nylig dækning. Dette hjælper dig med at skræddersy en mediehøjde til deres seneste interesser. Sammen med telefon og sociale medier kontaktoplysninger, vil du også være i stand til at sende e-mail direkte fra værktøjet og holde styr på dine åbne satser.

to vigtige spørgsmål at stille dig selv

Du kan stille dig selv disse to spørgsmål for at sikre, at du sender din pressemeddelelse til din målmedieliste:

1. Kaster du dig til de rigtige mennesker?

før du begynder pitchprocessen, er det nyttigt at kende det publikum, du pitcher til. Traditionelle medier og influencere, såsom bloggere, kan have lidt forskellige motiver til at dække visse emner.

den moderne bekvemmelighed ved mediedatabaser betyder, at e-mail-pladser gør det nemt at spam hundreder (eller endda tusinder) af journalister og influencere med et klik på en knap. Hvis du er fristet til at gøre dette, tag en dyb indånding og genoverveje. Du kan nu oprette en liste over journalister, der skriver om emner som din og i de byer eller regioner, hvor de er relevante.

2. Har du etableret tidligere relationer med journalister og indflydelsesrige du pitching til?

er det eneste tidspunkt, du har kontakt med medier eller influencere, når du vil have dem til at dække dit brand eller firma? I så fald kan du genoverveje denne strategi.

Når du ved, hvor og af hvem du vil have mediedækning; prøv at etablere et løbende forhold. At starte en dialog så hurtigt som muligt (især når du ikke straks beder om dækning) vil kun arbejde til din fordel.

dette kan være så simpelt som at følge dem på Instagram og kommentere deres fotos eller engagere sig med dem om relevante emner på kvidre. Eller du kan investere lidt mere tid og prøve at spørge dem, der er placeret i nærheden af dig, til frokost eller kaffe.

skriv den perfekte tonehøjde

når du har identificeret et interessant emne, skal du sørge for, hvordan du træner banen for maksimal effekt. Kan du forklare det enkelt og hurtigt? Eller med andre ord, vil dit publikum “få det” med det samme. Find nogen uden for din virksomhed og give dem en 60-sekunders elevator pitch. Har du gjort alle dine vigtigste punkter? Fandt de dem interessante? Hvis svaret er nej, skal du fokusere på det, der er vigtigt, kondensere om nødvendigt og prøve at nærme dig emnet fra forskellige vinkler. Er der en menneskelig interesse vinkel? Ny leje? Hvordan påvirker dette samfundet som helhed? Spørg dig selv, hvorfor nogen skal pleje. Spørg en outsider igen, hvis de synes, hvordan du siger, hvad du siger, er interessant. Hvis svaret stadig er nej, skal du skylle og gentage, indtil svaret er ja.

din tonehøjde skal være informativ, men kortfattet – et sødt sted er alt fra fire til seks sætninger.

dette giver masser af plads til at forklare din historie uden at gå overbord – hvis det bliver meget længere, er reporteren mere tilbøjelig til at skumme over det. Bare vær sikker på at medtage din Hvem, Hvad, Hvor og hvornår, samt placering og tid (hvis det er en begivenhed, du håber, de vil dække) og andre kritiske og nyhedsværdige detaljer. Dette bør omfatte din vigtigste messaging, så hvis du har et salgsargument (en eksklusiv højttaler / en særlig gæst), nu er det tid til at bryde det ud!

hvor det er muligt sørg for, at din tonehøjde er både rettidig og vedrører noget, som journalisten har skrevet om tidligere eller for nylig.

Skriv en overbevisende emnelinje

du kunne skrive en stjernehøjde, men hvis e-mailen aldrig bliver åbnet, vil den ikke gøre dig noget godt. Journalister modtager hundredvis af pladser hver eneste dag. For at øge chancerne for, at din er den e-mail, de åbner, handler det om at skrive en overbevisende emnelinje.

vær forsigtig, hvis du begynder din emnelinje med “pressemeddelelse”, “tonehøjde” eller “historieide.”Alle gør dette! Nævnte vi, at journalister modtager hundreder af pladser om dagen? Din skal skille sig ud; ikke blande sig med masserne.

derudover har du muligvis hørt at starte din emnelinje med “FVD:” eller “re:” for at antyde, at du allerede har været i en samtale med denne reporter (når du ikke har gjort det). Gør det ikke. Journalister vil se lige igennem dette og ignorere det. Og hvis de ikke gør det? Godt, så snart de åbner e – mailen og indser, at de ikke har været i kommunikation med dig, din e-mail går i papirkurven-og det samme vil dit professionelle forhold.

men rolig – der er nogle emnelinjens bedste praksis, der øger sandsynligheden for, at din e-mail åbnes uden den beskidte taktik.

din emnelinje skal være kort (fem til syv ord er en god tommelfingerregel), overbevisende og føre med den vigtigste del af din historie. Lad os være ærlige – medmindre du er et husstandsnavn, vil journalisten sandsynligvis ikke bekymre sig for meget om virksomheden selv. I stedet skal du fokusere på det mest gribende aspekt af historien og opbygge din emnelinje omkring det.

Top Tip: ignorer ikke Emnelinjens lille søskende – teksten før overskriften

i de fleste tilfælde fokuserer folk på emnelinjen i en e-mail, men teksten før overskriften-Den lille tekst, der vises til højre for emnelinjen i modtagerens e—mail—klient-betyder også meget.

målet med pre-header-teksten er at fungere som et eksempel på, hvad din e-mail har at sige. Du ønsker at fange modtagerens opmærksomhed i pre-header samt emnelinjen. En af vores kunder oplevede en 30% stigning i deres pitch open satser takket være optimering af deres pre-header tekst.

Tilpas din e-mail

“når det overhovedet er muligt, skal du sende en unik og personlig e-mail til hver reporter på din liste.”

nu hvor du har skrevet din grundlæggende tonehøjde og emnelinje, kan du tilpasse indholdet af e-mailen, så den passer til behovene hos den journalist, du sender den til. Og ja, det betyder ingen CCs eller endda BCC ‘ er. Når det overhovedet er muligt, du skal sende en unik og personlig e-mail til hver eneste reporter på din liste.

det betyder at adressere dem ved navn. At begynde din e-mail-tonehøjde med “til hvem det kan vedrøre” svarer online til at sige “Hej, du!”når du ikke kan huske, at nye kolleger navn – ikke frygtelig venlige og tilbøjelige til at efterlade en dårlig smag i munden.

når du har en forståelse af reporterens medieudtag, fokus og skrivestil, kan du forklare, hvorfor din pressemeddelelse kan være til nytte for dem og tilbyde værdifulde historieideer.

som en generel tommelfingerregel skal du aldrig vedhæfte din pressemeddelelse eller mediesæt til e-mailen. Inkluder i stedet et link i den e-mail-tekst, de kan klikke på for at se og hente materialerne. Enhver mulighed, du har for at gøre deres liv lettere, er værdifuldt. Dette er en simpel foranstaltning, du kan tage, der vil forbedre dine chancer for succes. Du kan også bare kopiere og indsætte din pressemeddelelse direkte i dokumentet (under din tonehøjde).

endelig skal du sørge for at medtage relevante kontaktoplysninger. Overvej at tilbyde ikke kun din e-mail-adresse, men også dit telefonnummer, så du er let tilgængelig til at besvare eventuelle yderligere spørgsmål, de måtte have.

Hit Send (på det rigtige tidspunkt)

det sidste trin kan virke simpelt, men der er lidt mere ved det end blot at klikke på “send.”Dette sidste trin handler om timing. Noget er kun” nyhedsværdigt ” i en ekstremt begrænset periode. Og da de fleste journalister har brug for mellem en dag og en uge for at vende en historie, skal du sende din tonehøjde godt, før du forventer, at artiklen kører. E-mail marketing program kan hjælpe med at få administrere e-mail-kampagner og få mere synlighed til enhver form for indhold, du pitching.

ikke hver tonehøjde, du sender, vil resultere i en historie, men hvis du følger disse trin, vil du helt sikkert bedre dine chancer for at fange noget dækning.

Top Tip: Spik opfølgningen efter at have ramt Send

altid opfølgning efter din tonehøjde. Nu skal du vide, at journalister har masser af pladser at filtrere igennem.

Bliv vedholdende og overbevisende og forklar fordelene ved at hente din historie. Giv dem konkrete grunde til, at din historie er bedre end nogen andens. der er også en fin linje mellem at være vedholdende og at være irriterende.

Giv journalisten et par dage til at behandle din tonehøjde. Hvis de lyder travlt, skal du ikke tage for meget af deres tid, og hvis journalisten siger nej, så spørg dem hvorfor. Afvisning er par for kurset i PR-gør det til en læringsoplevelse ved at benytte lejligheden til at spørge, hvilke fremtidige emner de ville være interesseret i.

Pitching din pressemeddelelse til journalister kan være skræmmende, men det behøver ikke at være! Følg disse trin for en enkel måde at øge synligheden og opbygge værdifulde relationer med dine mediekontakter.

vigtigst er Metrics!

se ud over åbne priser

når du sender e-mail-pladser, er det vigtigt at analysere resultaterne for at spore ydeevnen. En af de første og mest anvendte målinger er den åbne sats, da den måler, hvor mange mennesker der synes interesserede i at modtage din e-mail.

mens denne måling betyder noget, tager den ikke hensyn til, hvad modtageren—journalisten i vores tilfælde—gør med det. Hvis en journalist åbner en e-mail og sletter den, er de sandsynligvis ikke en kandidat til en endnu mere personlig opfølgning.

sammen med at se på, hvem der åbnede din e-mail, vil du se på, hvor længe de brugte på at læse den, og om de klikkede på nogen links. Disse handlinger viser engagement og hjælper dig med at bestemme, hvilken delmængde af den oprindelige afsendelse du skal fortsætte med at forfølge, tilbyde dem yderligere oplysninger. At gøre en ekstra indsats for at følge op, baseret på alt hvad du ved om deres interesser og publikum, signalerer, at der er en stærk historie for dem at skrive.

tænk på din første e-mail som en måde at teste farvande og opfølgningen som en måde at nul-in på dine mest lovende udsigter. Når en journalist engagerer sig og signalerer, at de er klar til yderligere detaljer, skal du give den klinker, der vil føre til dækning af dit brand.

afslutningsvis:

brug af din e-mail som et værktøj til at slå til journalister og influencere er en af de mest effektive måder at øge bevidstheden og øge din rækkevidde. Hvis du bruger disse indsigter, baseret på de tusinder af e-mail-pladser, vi analyserede, du øger chancerne for at få dine e-mail-pladser åbnet, Læs, og handlet efter.

Du sælger i sidste ende en historie. Din pitch er dit produkt. Journalisterne er dine udsigter. Vær vedholdende, overbevisende og vær selvsikker.

Tag et kig på vores Journalistkontaktdatabase, hvis du er seriøs med at få dine pressemeddelelser udgivet af nogle af de bedste journalister og publikationer i din branche.