Getty Royalty Free

alla ledare har svåra samtal vid någon tidpunkt, oavsett om det säger till en anställd att de inte får en höjning eller en kampanj, disciplinerar dålig prestanda eller till och med skjuter någon. Att ha svåra samtal kan aldrig vara lätt, men det finns sätt att göra dessa samtal både produktiva och så smärtfritt som möjligt.

var direkt.

När du har en svår konversation, var direkt och kom snabbt till saken. Det här är inte dags för feedback smörgåsar eller ett överskott av komplimanger. Båda dessa återkopplingstekniker kommer att maskera konversationspunkten och minska dess inverkan. Svåra samtal blir ännu svårare när leveransen är förvirrad. Även om det kan tyckas att du är för hård dykning direkt in i kritiken, gör du faktiskt den andra personen en tjänst. För det mesta vet personen du pratar med att en kritik kommer, så snarare än att dansa runt ämnet, kom bara till det.

Var specifik.

Var ärlig och grundlig med din feedback och klargör helt varför du har konversationen. Erbjud så många konkreta exempel som möjligt så att personen förstår att du inte bara drar saker ur luften. Ju mer tydlighet du kan ge, desto bättre kritik kommer att tas emot.

planera samtalet.

det här är inte en konversation du vill ha i ögonblicket. Du vill tänka på vad du ska säga, samt förutse hur den andra personen kan reagera. Tänk på de frågor de kan ställa och ha svar förberedda. Ju mer förberedd du är, desto lättare blir det att hålla dig jämn och inte bli förvirrad och därför leverera en mer solid kritik.

titta på ditt språk.

de faktiska orden du använder under konversationen spelar roll. Du måste beskriva kritiken och anledningen till att du har konversationen, men sluta inte där. Du vill också prata om resultatet du vill se. Om du disciplinerar en anställd för dålig lagprestanda, förklara det för dem och prata också om hur det skulle se ut när lagrelationerna är starka. Att illustrera hur ett positivt resultat ser ut ger medarbetaren något solidt att arbeta mot och hjälper dem att förstå varför de är disciplinerade.

erbjuda en lösning.

ingenting är värre än att leverera en kritik och lämna den bara vid det. Du vill tydligt förklara orsaken till konversationen, den specifika kritiken och sedan erbjuda förslag att förbättra. Om du berättar för en anställd att de inte får en höjning, förklara varför och låt dem veta vad de behöver arbeta med för att göra det möjligt. Även om konversationen är att avfyra en anställd, bör du fortfarande erbjuda ett förslag som hjälper dem att förbättra sig i sitt nästa jobb.

hantera dina känslor.

du vill ha konversationen i en jämn ton och hålla den professionell. Låt inte dina känslor diktera din leverans. Om du blir känslomässig, så kommer den andra personen. Detta är särskilt viktigt när konversationen är med en anställd som du bryr dig mycket om eller arbetar nära. I denna situation, ta ett steg tillbaka och ta bort förhållandet från ekvationen. Det kan hjälpa om du bara tittar på saker från en faktabaserad synvinkel och fokuserar enbart på det. När känslor börjar ta över, påminn dig själv om att ju mer kontroll du har över dina känslor, desto bättre kommer du att kunna leverera meddelandet.

var empatisk.

medan din leverans av meddelandet ska vara stoiskt betyder det inte att du inte ska empati. Tänk på hur den andra personen kommer att känna sig under samtalet och låta dem bearbeta sina känslor. Om du ser att de verkligen kämpar med det du har sagt, pausa en minut medan de samlar sig själva. Förklara tydligt varför du har konversationen för att hjälpa dem att förstå var du kommer ifrån. Om de verkligen tar nyheterna dåligt, påminna dem om att du levererar denna kritik för att göra dem bättre, och du vill se dem lyckas.

låt den andra personen ställa frågor.

frågor tjänar ett dubbelt syfte. Att ställa frågor hjälper den andra personen att bearbeta vad som hände, och det låter dig klargöra och stelna detaljer i konversationen. Om du inte är säker på att den andra personen helt förstod konversationen, fråga klargörande frågor för att kontrollera deras förståelse.

nästa gång du måste ha en svår konversation, håll dessa punkter i åtanke för att säkerställa att den är produktiv och väl mottagen.

Följ mig på Twitter eller LinkedIn. Kolla in min hemsida eller några av mina andra verk här.