E-mail kan få os til at føle, at vi kæmper for at holde hovedet over vandet. Er dine indbakkesider lange? Begynder du hver dag at læse e-mail, tænker du vil svare på de vigtigste meddelelser, kun for at se op og indse, at en time er gået forbi, og du har ikke gjort noget hidtil? Løber du tør for plads til din e-mail hvert par dage? Føles e-mail som en produktivitetsmultiplikator eller en produktivitetsmorder?

det tager kun et par enkle tricks at blive mere effektiv til at håndtere e-mail, så du ikke føler dig tynget af det. Nogle af disse tip er afhængige af funktioner, der findes i de fleste e-mail-programmer, men andre er måder at ændre dine egne vaner på, så de små daglige interaktioner, du har med e-mail, hjælper dig med at holde styr på styringen af det.

tænk på det som at rense dine tænder. Der er forskel på daglig tandhygiejne og at gå til tandlæge, men du skal gøre begge dele. Du bør børste to gange om dagen og tandtråd en gang om dagen, og disse vaner er ekstremt vigtige for at have sunde tænder. Hvert halve år bør du også besøge en tandlæge for en mere grundig rengøring, røntgenstråler og anden forebyggende pleje. Daglig hygiejne forhindrer større problemer i at opbygge sig. Besøg hos tandlægen hjælper dig med at fange og rette spirende problemer, før de kommer ud af kontrol.

selvfølgelig, selv med tænder, kan ting gå galt. En ulykke kan slå dem ud, eller dine gener kan ende med at påvirke dem, ligesom et nyt projekt eller ændring i jobposition pludselig kan forårsage en eksplosion af e-mail. Uanset hvad det er, betyder det ikke, at du skal stoppe tandtråd eller se en tandlæge regelmæssigt—eller rydde op i din e-mail hver dag. Hvis du har et uventet problem, skal du stadig følge gode vaner for at holde alt i skak.

Når du ændrer, hvordan du interagerer med e—mail på kort sigt—hvornår og hvordan du tjekker det, hvor ofte du sletter meddelelser osv. – gør det dit liv lettere i det lange løb.

Her er et par top tips til at gøre e-mail mindre af en byrde. Lad mig advare dig om, at disse tip er rodfæstet i sund fornuft og ikke giver en magisk kugle, hvilket betyder, at de ikke sprænger dit sind eller bliver en sensation natten over. Men heller ikke tandtråd.

Slet først

den første ting, du skal gøre, når du åbner din indbakke, er scan for at se, hvad du kan slette. Kig på emnelinjen og afsenderen. Er det junk? Er det en salgsfremmende e-mail, som du aldrig vil læse? Er det en meddelelse fra din kollega, der siger i emnelinjen, at de vil være ude i dag, og der er næsten ingen chance for, at yderligere oplysninger i e-mailens krop vil være relevante for dig? I så fald skal du smide det ud.

alle meddelelser, du identificerer som uvæsentlige, skal vælges og flyttes til papirkurven i bulk. Hvis du ikke har travlt en bestemt morgen, kan du endda prøve at identificere en eller to almindelige e-mailere, du kan afmelde dig.

hvorfor betyder det noget at gøre dette trin først? Når du sletter irrelevante meddelelser med det samme, gør du det lettere at se de resterende meddelelser. Når du kan se de resterende meddelelser, kan du triage de vigtige hurtigere. Hvis du kan identificere selv fem eller ti procent af din daglige indgående mail som “meget sandsynligt ikke kræver handling”, så du kan slette den straks, vil du være i meget bedre form for at starte din dag produktivt.

brug mere end en e-mail-adresse

jeg kan ikke tåle marketing-e-mails eller forsendelsesbekræftelser, meget mindre påmindelser fra min bank om at betale min kreditkortregning, når den allerede er konfigureret til automatisk betaling. (Grr .) Alle disse meddelelser ville forstyrre min indbakke og gøre det sværere at få øje på vigtige e-mails, bortset fra at jeg har en strategi til at håndtere dem.

Jeg bruger en separat e-mail-adresse til alle disse meddelelser af lav betydning.

der er et par måder at gøre det på. Du kan oprette en ny e-mail-konto helt til dette formål, hvilket er, hvordan jeg gør det, eller du kan oprette en alias-adresse ved hjælp af din nuværende konto. De fleste e-mail-udbydere lader dig gøre det. Derefter opretter du en regel eller filtrerer i din e-mail-konto, så alle meddelelser, der sendes til aliaset, springer indbakken over og går ind i en anden mappe. Kald det indbakke 2 eller lav betydning eller hvad du vil.

en fordel ved at bruge en separat e-mail-adresse til dette formål er, at du holder denne ikke-helt uønskede mail, undertiden kaldet grå mail, adskilt fra din vigtige mail. Derudover, hvis et firma sælger din e-mail-adresse til en anden distributionsliste, ender eventuelle nye og uønskede marketingmeddelelser heller ikke i din primære indbakke. En tredje fordel er, at du ikke distraheres af disse meddelelser, da du skal logge ind på et andet e-mail-program eller navigere til en anden indbakke for at få adgang til dem.

skriv kort

når du skriver e-mails, skal du sige, hvad du mener, være klar og være kortfattet. Hvorfor? At skrive kort hjælper de mennesker, der læser din besked, med at komme til det punkt og behandle deres e-mail mere effektivt. De kan hente din tone og svare naturligt, hvilket vil gøre livet lettere for dig.

nogle situationer kræver komplette sætninger og formelt sprog, men fragmenter kan være ekstremt effektive i e-mail. Brug dem, når det giver mening. Grammatikpolitiet kommer ikke efter dig. Sikkert, nogle gange skal du være meget detaljeret og drage fordel af papirsporet aspekt af e-mail—der er en oversigt over alt. Generelt sagt, imidlertid, standard til kortfattet, klar, og ligetil sprog.

ikke alle er dygtige til kortfattethed, og det kan komme ud som curt. For at undgå at lyde uvenlig kan du tilføje en emoji eller udråbstegn. Eller bare lade folk vide, at du forsøger at være kortfattet i e-mail, og de bør ikke tage det personligt.

brug grupper eller distributionslister

Hvis du sender en meddelelse til den samme gruppe af personer gentagne gange, skal du konfigurere et gruppe-eller e-mailalias. I Outlook kaldes det en distributionsliste. I Gmail skal du gå til kontakter (contacts.google.com), vælg de personer, du vil føje til en gruppe, og klik på etiketikonet. Giv din gruppe et navn. Når det er gemt, kan du skrive det navn for automatisk at komponere en besked til alle i gruppen.

brug af grupper sparer ikke kun tid ved at eliminere behovet for at skrive hver persons navn, når du sender gruppen, men indstiller dig også til nem sletning af taktik, som jeg forklarer lidt senere.

Opret skabeloner eller dåse svar

Hvis der er en besked, du sender igen og igen, skal du ikke skrive den fra bunden hver gang. Genbrug det, du allerede har skrevet, ved at lave en skabelon eller et dåse svar, som Gmail kalder det.

et par eksempler på meddelelser, som folk ofte sender, er i retning af:

• tak for at nå ud, men jeg er ikke interesseret,
• bekræfter modtagelse. Tak og lad mig vide, hvis du har brug for noget andet fra min ende, og
• det lyder som et job for vores juridiske afdeling. Det bedste kontaktpunkt er …

Når du har oprettet et par skabeloner, kan du svare på meddelelser, der normalt tager unødvendig tid uden at tænke meget over det, så du kan komme videre med vigtigere arbejde.

genbrug emnelinjer

genbrug af sendte meddelelser via skabeloner og dåse svar øger din effektivitet ved at minimere skrivning. Genbrug af emnelinjer giver dig lettere og hurtigere mulighed for at slette eller arkivere gamle meddelelser. Jeg forklarer hvordan næste.

sorter for at slette

datagrænser kan snige sig ind på nogen, selv højt organiserede mennesker. Måden at frigøre noget plads på er at slette meddelelser, du ikke har brug for i bulk. Dette er den slags opgave, du kan tænke på som ligner at gå til tandlægen. Du behøver ikke gøre det hver dag, men at gøre det regelmæssigt og regelmæssigt hjælper med at forhindre større problemer. Jeg finder tre metoder til sletning at være særligt nyttige.

først skal du sortere din sendte mail efter Filstørrelse eller vedhæftet fil og smide de største, du ikke har brug for. Årsagen til, at jeg fokuserer på sendte meddelelser, er, at hvis jeg sendte en vedhæftet fil, er der en god chance for, at jeg ejer filen, og derfor har jeg en anden kopi gemt et andet sted.

den anden metode er at sortere sendt mail efter emnelinje og kigge efter meddelelser, du sender regelmæssigt. Hvis du sender en ugentlig besked med emnelinjen “køleskab rengøring på 4 pm i dag”, kan du hurtigt se, vælge og slette dem alle på en gang.

for det tredje, Sorter dine meddelelser efter modtager. Du har sandsynligvis et par kolleger, venner eller grupper af mennesker, som du ofte e-mailer. Det er sandsynligt, at mange af de meddelelser, der sendes mellem dig og dem, ikke er meget vigtige. Hvis du aldrig har brug for dem igen, skal du vælge flere meddelelser på en gang og slette dem en masse.

Sluk for underretninger, Luk e-mail for at fokusere

at få en advarsel på skærmen om hver indgående besked er utroligt afbrydende og distraherende. Jeg vil gætte, at det overvældende flertal af arbejdstagere ville have det bedre med e-mail-advarsler helt deaktiveret. Det er kun nyttigt i de sjældneste tilfælde. Så sluk for dine meddelelser.

på samme måde skal du lukke din e-mail-applikation eller dens fane, når du skal udføre meget fokuseret arbejde i mindst 30 minutter. Det gør mig ondt at skrive det tip, vel vidende at næsten ingen vil følge det. Meget få mennesker gør det faktisk, men jeg ville ønske, at jeg kunne overbevise flere mennesker om at prøve. Forestil dig, hvor meget lettere det vil være at finde din strøm, når du ikke distraheres via e-mail.

Tænk tilbage til sidste gang du arbejdede offline, uanset om det var på et fly uden trådløs internetadgang, eller når dit internet var nede. Eller måske har du arbejdet fra et tidsområde, hvor du ikke har mange andre kolleger og derfor ikke har haft e-mail-afbrydelser i en lang periode af din dag. Ved at lukke e-mail kommer du tæt på at replikere den oplevelse af ikke at blive afbrudt, mens du stadig kan få adgang til andre onlineoplysninger efter behov.

Co-opt Auto Svar

relateret til det forrige tip, lad os sige, at du ikke lukker dit e-mail-vindue, fordi du er bekymret for, at nogen vil prøve at kontakte dig med en presserende sag, og du vil gå glip af det. Løsningen? Opret en meddelelse uden for kontoret eller automatisk svar, der siger: “Hvis dette er en meget presserende sag, bedes du sende en sms/ringe/sende mig en besked…”og giv dit telefonnummer, Slack håndtag eller foretrukne kommunikationslinje.

Slet! Eller fil Mail i mapper

en ikke-slettet e-mail er ofte en god hensigt, der er gået uopfyldt. Ved hvornår du skal give slip. Hæng ikke på beskeder, hvis du sandsynligvis aldrig vil gøre noget med dem. At forlade uvæsentlige meddelelser i din indbakke er meget uproduktivt, distraherende og minder dig kun om, hvad du gerne vil gøre i en perfekt verden, men kan ikke.

de gør dig ikke nogen tjeneste ved at være i din indbakke.

Hvis sletning af meddelelser synes alvorlig, skal du flytte dem til en ny mappe i stedet. Ring til den mappe, der afventer eller gode intentioner. Det vigtige er at få dem ud af din indbakke. Vent et par måneder. Se hvor mange du nogensinde har gravet op eller reageret på. Hvis svaret er nul, måske genoverveje at slette dem i første omgang.

Tøm papirkurven med jævne mellemrum

Tøm papirkurven med jævne mellemrum. Sletning af papirkurven rydder plads. De fleste e-mail-programmer, inklusive Outlook, har en indstilling til automatisk dumping af papirkurven, når du afslutter appen. Hvis du aldrig husker at dumpe papirkurven, anbefaler jeg at tænde for denne funktion.

de fleste mennesker behøver sandsynligvis ikke at tømme papirkurven mere end en gang om måneden eller en gang om kvartalet. Der er fare for at slette dit affald for ofte, da papirkurven er, hvor du går for at redde e-mails, som du troede, du ikke havde brug for, men det viser sig, at du gør det. Jeg har reddet mange en besked fra skraldespanden, normalt samme dag jeg lagde den der.

Sådan trækker du Nødledningen

nu, hvis du er desperat efter en ren skifer med din indbakke, her er et sidste trick, du kan prøve:

1. Opret en ny mappe. Navngiv den gamle indbakke eller Mail inden juli 2019 (eller den aktuelle måned og år).

2. Vælg alt i din indbakke. Flyt det hele til den nye mappe.

Voil Larsen. Du er ved indbakke nul, og du behøvede ikke engang at smide en enkelt besked ud.

ingen forventer, at du gennemgår en kaotisk indbakke natten over. Tilpas et par positive vaner lidt efter lidt. Udfør et par af de periodiske handlinger, såsom tømning af papirkurven eller bulk sletning af sendt mail, for at hjælpe dig med at føle, at du gør fremskridt.