een ding dat heel duidelijk is is dat…

…weinig mensen in staat zijn om het verschil tussen beleid, processen en procedures duidelijk te verwoorden.

vaak voorkomende misvattingen:

• beleid, processen & Procedures maken organisaties minder efficiënt
• alleen gebruikt door grote organisaties
• ze verminderen de autonomie en zijn moeilijk te creëren

Als u uw organisatie wilt helpen groeien en bloeien zonder dat u over iedereen heen staat…

…u moet andere mensen helpen met de kennis en operationele richtlijnen die zij nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen job.

de Voordelen van goed gedefinieerde parameters

Ondanks dat het een aparte, ze zijn afhankelijk van elkaar en werken samen in harmonie te vormen van de hechte basis voor een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering binnen een organisatie

• Medewerkers werken met meer autonomie
• vermindert de beslissing knelpunt van het senior management
• Medewerkers zijn gelukkiger als het duidelijk is wat ze moeten doen

Definitie

Business process management architect Sandy Kemsley heeft aangeboden deze definitie van beleid en procedures:

” Ik zie beleid als de regels, of wetten, van een organisatie, terwijl de procedures de processen zijn die worden gebruikt om het beleid uit te voeren…beleid gaat over regels, en procedures gaan over processen.”

Michelle Farabough, communicatiespecialist aan de University of Oklahoma ‘ s School of Community Medicine Center for Health Outcomes & Improvement Research, legde het verschil tussen proces en procedure op deze manier uit:

“een proces is een manier om iets te doen. Een procedure is een bijzondere manier om iets te doen.”

Real-world voorbeeld van een beleid, proces en procedure

echter, beleid, processen en procedures zijn duidelijk verschillend en het begrijpen ervan is essentieel om op weg te gaan naar een efficiënte werking van uw organisatie.

Voorbeeld 1: onlineshop

uitsplitsing
Een bedrijf belooft dat een product aan een klant kan worden geleverd binnen 24 uur nadat de klant een bestelling plaatst.

• het beleid is dat het product moet worden geleverd aan de klant binnen 24 uur vanaf het moment dat hij of zij de bestelling plaatst.
• het proces is dat het personeel de bestelling voor de levering zal voorbereiden, terwijl managers het proces volgen.
• de procedure wordt specifieker over hoe dit proces zal worden uitgevoerd.

Voorbeeldprocedure:

• Jim vult orders in de categorieën A, B en C.
• Jen vult orders in de categorieën X, Y en Z.
• John houdt toezicht op tijdige levering.
• als een werknemer ziek is, moet de manager van dienst Sarah bellen om haar te vragen die persoon te vervangen.

Voorbeeld 2: schoolbrandoefening

uitsplitsing
Brandweerafdelingen vereisen dat scholen elke maand brandoefeningen houden.

• het beleid is dat elke school elke maand een brandoefening moet houden.
• het proces is dat leraren in de klas de leerlingen naar buiten leiden naar het schoolplein, terwijl schooldirecteuren toezicht houden op het proces en ervoor zorgen dat elke klas verantwoord wordt.
• de procedure wordt specifieker over hoe dit proces zal worden uitgevoerd.

Voorbeeldprocedure

• leraren in hal a leiden de leerlingen het gebouw uit door deur A.
• leraren in Hal B leiden de leerlingen het gebouw uit door Deur B.
• personeelsleden die op dat moment geen les geven, verlaten het gebouw via de dichtstbijzijnde deur en helpen de leerlingen buiten te begeleiden.
• de laatste persoon die een kamer verlaat, moet het licht uitdoen en de deur achter hem of haar sluiten.

beleid vs. proces vs. Procedure Cheatsheet

• een beleid is een regel, verordening of reeks richtlijnen
• een proces is een set van dingen op hoog niveau die moeten gebeuren waarin wordt aangegeven wat er moet gebeuren om naleving van een beleid te garanderen.
• een procedure is een specifieke, gedetailleerde reeks acties die personeelsleden moeten ondernemen om een proces uit te voeren en een beleid na te leven.

u kunt ervoor zorgen dat uw organisatie zo efficiënt mogelijk werkt en dat alle medewerkers alle relevante beleidsregels, processen en procedures volledig begrijpen en hiervoor verantwoordelijk zijn.