du læser Entrepreneur India, en international franchise af Entrepreneur Media.

E-Mail er det mest anvendte værktøj til forretningskommunikation på arbejdspladsen. Vi læser og komponerer mindst 50-60 e-mails om dagen i gennemsnit. Dårligt skrevne, uklare, vildledende eller ineffektive e-mails forårsager ikke kun tab af tid og produktivitet, men kan også skade ens omdømme ved at efterlade et dårligt indtryk på læseren.

det bliver derfor bydende nødvendigt, at vi gør den bedst mulige brug af e-mails til at kommunikere effektivt på arbejdspladsen. For at gøre det, skal du huske nogle grundlæggende e-mail-etiketter for at udarbejde den perfekte officielle e-mail.

relevans

E-mail som kommunikationsmiddel kan kun være effektiv, når det er relevant. E-mail kan være praktisk, men betyder ikke nødvendigvis, at det er det bedste kommunikationsmiddel i enhver situation på arbejdspladsen. Før du begynder at skrive, spørg dig selv, om det virkelig er nødvendigt, og du skal overhovedet e-maile; vil et telefonopkald eller en ansigt til ansigt diskussion ikke være tilstrækkelig.

emnelinje

tilføj altid en emnelinje til dine e-mails. E-mails uden en emnelinje overses som spam, oftere end ikke. Emnelinjen, som navnet antyder, skal være specifik for indholdet af din e-mail. Behandl en e – mail-emnelinje, som du ville have en avisoverskrift-brug den til at fange læserens opmærksomhed, mens du opsummerer hovedideen med e-mailen i en kortfattet sætning.

eksempel: “Månedlig planlægningsrapport-januar 2015 “i stedet for en tvetydig” rapport ” i emnelinjen angiver, hvilken rapport e-mailen henviser til.

indhold

det er altid en god ide at tænke over, hvad du vil skrive, før du rent faktisk gør det. Det hjælper med at tilføje klarhed til dit budskab. Organiser dine tanker i en logisk rækkefølge, før du skriver dem ned. Afstå fra at sende upassende beskeder.

Hold dine meddelelser klare og korte. Dine sætninger skal være korte og til det punkt. Lange og dårligt strukturerede sætninger forvirrer læseren. Længden af din e-mail er også vigtig for at bestemme, hvor effektiv din besked vil være. Forskning har vist, at folk ikke har tid eller tilbøjelighed til at gennemgå lange, kedelige e-mails. Det er ideelt at holde dine e-mails så korte som muligt uden at fjerne nødvendige oplysninger.

undgå fejlkommunikation ved at holde indholdet klart, organiseret og kontekstuelt. Begynd din e-mail med en formel hilsen, Angiv formålet med at skrive og give en kontekst til, hvorfor du skriver. Brug afsnit-form et afsnit med relaterede punkter, og skift afsnit for at præsentere separate ideer.

Luk e-mailen ved at angive det resultat, du forventer af din besked, og log af med en høflig hilsen og dit navn.

Tone

de e-mails, du sender, afspejler din professionalisme. E-mails på arbejdspladsen skal have en formel tone til dem. Der er altid en større chance for fejlkommunikation via e-mails, fordi dine ord ikke ledsages af bevægelser, kropssprog og ansigtsudtryk, og din læser kan let misforstå dine ord. Vær høflig, vælg dine ord klogt, brug korrekt tegnsætning og undgå at kapitalisere alle dine ord.

for eksempel er der flere chancer for, at du modtager den nævnte rapport med en “send mig rapporten” over “Send mig rapporten!”eller” SEND mig rapporten”. En høflig besked fremkalder altid et mere gunstigt Svar i forhold til en hårdt formuleret. Udråbstegn ses ikke som formelle og bør undgås i officielle e-mails. Hele ord (ikke akronymer) og sætninger, når de er skrevet med store bogstaver, betragtes som ekstremt uhøflige og uprofessionelle.

sprog

en e-mail kan kun være effektiv, når det anvendte sprog er grammatisk lyd og er stavet korrekt. Hvis læseren ikke kan forstå, hvad du har skrevet, er der næppe nogen chance for, at de tager nogen handling på det og derved gør din besked ineffektiv. En e-mail fyldt med stavefejl får dig også til at se inkompetent ud. Gennemgå dine meddelelser, før du sender dem. Gør det til en vane at korrekturlæse dine e-mails to gange og bruge stavekontrol. Dine e-mails skal altid give et indtryk af at være gennemtænkt.

responstid

god e-mail-etikette fastholder, at du gør dit bedste for at svare på forretningskommunikation så hurtigt som muligt. Når du ikke reagerer hurtigt, du kommer på tværs som uorganiseret og ubekymret. Selvom du ikke er i stand til at deltage i en e-mail med det samme, at skrive en linje tilbage i anerkendelse af, at du har modtaget den og vil tage dig af den inden for kort tid, viser professionalisme.

skriv ikke en e – mail, som du ikke ønsker at være modtager af-husk denne gyldne regel, mens du sender e-mails på arbejdspladsen.